Skip to main content

Предприниматели, которые горят идеей улучшить свой бизнес, стараются выполнять все задачи самостоятельно. Некоторые не поручают задачи сотрудникам из-за того, что боятся потерять контроль над процессом или в результате получить не качественно выполненную работу. Передавать и распределять обязанности между сотрудниками важный навык, который принесет пользу всей команде.

Человек не может концентрировать свое внимание на большом количестве задач или самостоятельно создать продукт или сложную систему. Для этого нужно собрать команду специалистов, которые будут иметь свою зону ответственности и выполнять определенные задачи.

Но есть задачи, которые действительно нужно делать самому, а не передавать другим:

  • Подбор персонала: здесь весь выбор ложиться на руководителя, хотя иногда стоит прислушаться к советам сотрудников или специалистов.
  • Разработка генерального плана: коллективно вы можете обсудить нюансы, найти решение проблемы, но последнее слово за вами.
  • Секретные или дела с повышенным риском: здесь и так все ясно.

Если вы руководитель, вероятнее всего вы думали о том, что вам проще сделать все самостоятельно и не тратить время на объяснение. Есть еще несколько страхов, которые мешают начать делегировать:

Классный руководитель должен уметь делать всё.

Рано или поздно вам надоест выполнять все задачи и вы потеряете интерес к работе, поэтому каждый должен заниматься тем, что у него лучше всего получается.

Сотрудник не справится и всё нужно будет переделать.

Такая вероятность присутствует, но ее можно минимизировать: выберите подходящего человека для конкретного задания, убедитесь, что порученное задание поняли правильно.

Делегировать это сложно.

Передача задач проходит в несколько этапов, так как сотрудника нужно подготовить, научить делать работу, а потом проконтролировать.

Остаться без работы.

Такого точно не случится, так как вам нужно будет налаживать связи, продумывать стратегию развития компании и к тому же контролировать выполнение задач.

После того как узнаете какой эффект можно получите от распределения задач, все вышеперечисленные страхи больше не будут возникать в мыслях даже при одном упоминании о делегировании.

Какой профит вы получите от передачи задач:

  1. Свобода от рутины. Освободив себя от регулярных задач, руководитель сможет сосредоточиться на стратегических задачах и масштабировать свой бизнес.
  2. Выстроить систему и отделы и задать темп. Наладить бесперебойную работу для сотрудников. Нужно позаботиться о том, чтобы каждый из процессов был отлажен начиная с первого взаимодействия с клиентом до оформления и получения заказа.
  3. Понять потенциал штата сотрудников. Есть вероятность того, что среди ваших сотрудников прячуться неответственные или некомпетентные работники. Сделав выводы об эффективность каждого вы можете принять правильное решение о замене работников или внести коррективы в распределении поручений.
  4. Рост сотрудников. С каждым получением более важных и сложных задач работник будет развиваться как специалист в своей области и прокачает личностные навыки.

Одного желания начать делегировать дела недостаточно, для этого нужно проделать не очень близкий поэтапный путь.

1. Подготовка к передаче работ

Основные составляющие для реализации делегирования: задача и человек, который будет выполнять работу. Поэтому, сначала ответьте на вопрос какой план нужно выполнить и после приступайте к поиску специалиста.

Первым делом составьте список задач или проектов, которые будут переданы сотрудникам в ближайшие 6 месяцев:

  • определите уровень сложности каждой из задач
  • сколько и какие ресурсы необходимы для работы
  • насколько опытным должен быть исполнитель
  • сколько времени уйдет на выполнение.

Учитывайте важность и срочность всех пунктов по 5-ти или 10-ти балльной шкале.

Теперь отсортируйте важные и простые задачи, продумайте кто лучше всего справиться с работой: ваши сотрудники или лучше передать дело на аутсорс. Чтобы в дальнейшем сэкономить время в процессе распределения задач между штатом сотрудников, составьте таблицу оценивания каждого работника по сложности и качеству выполнения заданий.

Это не означает, что сотрудникам, которые выполняют работу медленнее или не совсем качественно, не стоит передавать дела. Руководитель должен выявить слабые, сильные стороны каждого и заранее выяснить, кто заинтересован прокачивать свои скилы, которые повлияют на делегирование. Если сотрудник не готов работать над слабыми сторонами убедите его в необходимости или найдите другого кандидата.

Когда нашли заинтересованного сотрудника в проекте или задаче подготовьте его:

  • продемонстрируйте как бы вы выполнили задание и объясняйте почему вы принимаете именно такое решение. Если работа связана с компьютером, можете записать видео или сделать запись экрана, чтобы детально разобрать процесс работ.
  • проведите несколько тренировок: составьте тестовые задания, например, для улучшения навыков по ведению переговоров обыграйте конкретную ситуацию по ролям или найдите “наставника” для обучения специалиста.

Проанализируйте вместе и зафиксируйте что получилось улучшить, а что нужно проработать более детально.

2. Зафиксируйте цели и ожидания

Опишите ожидаемый результат:

  • какие параметры улучшить,
  • какого плана будете придерживаться
  • какие требования будут во время выполнения задач.

Обозначьте цели

Проведите анализ показателей, которые связаны с делегированным проектом на данный момент. Определите чего вы хотите достичь по завершению работ. Так вы добавите больше конкретики и поймете реально ли улучшить ситуацию за определенный промежуток временными или что понадобиться для реализации плана. После того как внесли для себя ясность относительно целей поделитесь идеей с человеком, который будет выполнять работу и поинтересуйтесь его мнением: что возможно стоит поменять, какие варианты решения задачи может предложить.

Сценарий использования результата

Прописав сценарий, вы сможете гармонично соединить процесс и результат работы. Можно сказать, что составление сценария это детальное описание целей и шагов к достижению целей.

Алгоритм действий будет отличаться для руководителя и для сотрудника. В основном работнику стоит выполнить задачи, которые прописаны в техническом задании или поручены руководителем. Со своей стороны руководитель должен оценить работу сотрудника, дать обратную связь по работе, мониторить процесс выполнения и фиксировать итоги.

Требования

Вносить ясность в то, как будет проводиться работа стоит, так как вероятнее всего вы получите результат более приближенный к ожиданиям. Для фиксирования требований часто составляют технические задания, в котором описаны все критерии работы, которых стоит придерживаться.

3. Делегируйте

Поставьте задачи исполнителю в отдельном документе или в приложении по управлению проектами, которым пользуется ваша команда. Это нужно сделать для избежания неприятной ситуации, когда о задаче забыли или не запомнили что именно нужно сделать. После того, как исполнитель ознакомился с планом и вы подробно рассказали обо всех критериях, убедитесь, что вас правильно поняли. Можете задать сотруднику открытые вопросы или попросить рассказать как он понял свои обязанности.

4. Подводите промежуточные итоги и принимайте результат

Контролируйте сотрудника в процессе выполнения, чтобы понять всё ли идет по плану или заранее решить проблемные моменты. Анализировать работу можно периодически или в ключевые моменты.
Можете задать такие вопросы:

  1. Покажите, пожалуйста, что было сделано в этот промежуток времени?
  2. С чем возникли трудности и как вы уладили ситуацию?
  3. Могут ли вскоре появиться какие-либо трудности, если да, то какие меры предлагаете предпринять?

Подведите итог после полученных ответов и сделайте выводы. Если результат будет отличаться от поставленной цели ранее, то придется вернуться к первым пунктам и сделать работу над ошибками.

Во время подведения итогов вам могут помочь такие вопросы:

  1. Сходиться ли результат с целью? Если нет, то на сколько это критично и какую работу нужно сделать для достижения цели?
  2. Кем, какие и почему были допущены ошибки?
  3. На каком этапе возникли проблемы?
  4. Как повлияло делегирование на сотрудника и руководителя?

После анализа похвалите или укажите на недостатки каждому, кто принимал участие в проекте.

Мы подготовили для вас несколько советов и ключевые моменты, которые стоит применять во время делегирования:

  • Проработайте цели. Рассказали какие задания должен выполнить сотрудник и после попросите его объяснить какого результата нужно достичь. Так вы убедитесь, что вас поняли правильно.
  • Оцените состояние дел. Дайте сотруднику возможность самостоятельно разобраться и проанализировать проблему. Спросите что можем сделать сейчас, а что нужно будет внедрять со временем и, что может препятствовать решению.
  • Ищите решения. Просмотрите несколько способов достижения цели. Для этого поинтересуйтесь какие способы может предложить сотрудник, если опыт в решении таких проблем. В момент мозгового штурма не отвергайте ни одну идею.
  • Разработайте план действий. Детально проработайте этапы выполнения задачи и передайте составление плана сотруднику и при необходимости направляйте его.
  • Не сомневайтесь. Если вы правильно распределили работу в коллективе, вы должны доверять работникам и не демонстрировать своих сомнений.
  • Не ограничивайте. Дайте возможность кандидату самостоятельно разобраться в теме и проработать вопросы касаемо методов достижения задач.
Валерия Каменева

Валерия Каменева

Интернет маркетолог и SEO специалист компании Onpage. В Интернет маркетинге с 2017 года, основное направление работы - клиентское SEO. Люблю анализировать конкурентов, составлять стратегии и помогать сайтам залетать в ТОП =)