Skip to main content

При згадці слова чек-лист ми представляємо список з переліком пунктів, які після виконання варто викреслити або відзначити значком. Але такий список завдань не зовсім чек-лист, це скоріше to-do-лист. Вони здебільшого створюються для разового використання: план на день, перелік речей, які треба взяти із собою тощо. Стандартний чек-лист можна використовувати кілька разів, наприклад, для перевірки дій, які потрібно виконувати щодня або з періодичністю.

Можна зробити висновок, що є кілька видів чек-листів для різних цілей.

Read-do: прочитай-зроби

У цьому списку важливо дотримуватись порядку виконання пунктів, тобто приступати до наступної частини можна лише після виконання попередньої. Використовуйте його для створення посібників, інструкцій та завдань, в яких тільки починаєте розбиратися.

Do-confirm: зроби-підтверди

Протилежність до read-do списку, оскільки послідовність дій не має значення. Підійде для фіксування завдань, щоб ні про що не забути.

Чек-лист – універсальний інструмент, який має кілька функцій. Він може служити як:

  • Посібник. Такий список можна оформити простим список або прикріплювати зображення з детальним описом дій. Прикладом може бути чек-лист створення бізнес-сторінки в Facebook, де на кожному кроці описано по яких вкладках потрібно переходити. Багато компаній створюють інструкції у форматі чек-листів для нових співробітників або для виконання конкретного завдання.
  • Спосіб контролю. Часто для того, щоб проконтролювати процес, не важлива послідовність пунктів. Головне завдання такого чек-листа – нагадати про те, що потрібно зробити або якого результату потрібно досягти. Наприклад, таргетолог може створити чек-лист у якому вкаже на які майданчики потрібно запустити рекламу, скільки має бути кампаній, груп оголошень та оголошень.
  • Мотиватор. Коли потрібно виконати об’ємне завдання, здається, що воно дуже складне і часом страшно приступати до його виконання. За допомогою чек-листа можна розбити завдання на дрібніші завдання, які легко вирішити. Завдяки поетапному процесу ми мотивуємо себе зробити більш-менш лякаючих пунктів і впоратися із завданням.
  • Трекер. Чек-листом користуються коли, хочуть виробити корисну звичку. Його можна скласти як календар чи список. Наприклад, ви хочете читати книгу щонайменше 30 хвилин на день, створіть чек-лист і відзначайте кожен день виконання цього пункту. До того ж, з часом у вас виробиться не тільки звичка читати, але й використовувати чек-листи в роботі.

Чому чек-листи варто впроваджувати у робочий процес:

  • Структурована інформація. Співробітник, прописавши план роботи на день, бачить потрібну послідовність завдань та розуміє пріоритетність справ.
  • Швидкість засвоєння інформації. Нові співробітники, отримавши чек-лист з виконання завдань, набагато швидше засвоять вимоги та обов’язки у роботі.
  • Економія часу. Використовуючи список дій, співробітники будуть допускати менше помилок і не витрачатимуть час на переробку завдань.
  • Замінюваність працівників. Маючи детальний поетапний план виконання роботи, керівник може доручити завдання будь-якого працівника.

З’ясувавши вигляд та цілі створення чек-листів, можна приступати до їх створення. Ось кілька порад, які підійдуть для створення будь-якого виду чек-листа:

Чіткість

Пам’ятайте, що план дій повинен бути детально розписаний, щоб завдання могло виконати будь-яка людина. При створенні особистого чек-листа описуйте кожен пункт, тому що якщо під час роботи забудете якийсь критерій, втратите час на пошук або згадування потрібної інформації.

Один пункт – одна дія

Пункти в чек-листі повинні бути лаконічними та описувати лише одну дію.

Оптимальна кількість пунктів

Не намагайтеся скласти чек-лист із великих справ. Краще створити окремі списки для завдань або проектів, які складаються з 10 та більше етапів. Так перед очима буде систематизований план дій, який буде легшим для сприйняття.

Гнучкість

У процесі виконання завдань з’являється потреба скоригувати інформацію, тому створюйте такий чек-лист, в який зручно вносити зміни.

Створення чек-листа не займе багато часу, до того ж є кілька програм та сервісів, які допоможуть у цьому. Підбирайте потрібну програму для ваших цілей і систематизуйте свої завдання на день, контролюйте ряд процесів або відстежуйте регулярність дій.

Зробили невелику добірку сервісів для створення різних типів чек-листів:

Canva

Якщо зовнішній вигляд чек-листа має вам значення, Canva підійде вам найбільше. Тут ви зможете створити чек-лист всього за кілька хвилин, до того ж використовуючи гарні шаблони з різною тематикою та цілями. Все, що потрібно зробити, це вибрати шаблон, додати графіку та текст і зберегти, поділитися або роздрукувати файл.

Microsoft to do

Програма для створення простих списків справ на день. Сервіс із зручним і красивим інтерфейсом. До кожного пункту можна додати дату виконання завдання, прикріпити документи або поділитися списками з іншими користувачами.

Google Таблиці

Можна створити таблицю, в якій зручно складати для перевірки завдань, що повторюються. Будь-коли можна відредагувати будь-яку інформацію в чекбоксах.

Чек-лист. Експерт

Відмінний варіант, якщо вам потрібно швидко підготувати список справ і не замислюватися над його оформленням. Інтерфейс спрощений та інтуїтивно зрозумілий. Тут можна створити приватні, публічні списки для команди. При створенні ви побачите широкий функціонал платформи: прикріплювати зображення, можна створювати список, додати своє лого. Створений список можна зберегти у хмарі або завантажити у форматі PDF.

Notion

Програма зручна безліччю інтеграцій та функцій, які можуть об’єднати кілька сервісів: Evernote, Trello Google Докс та інші. Завдання програми – позбавити користувача використання безлічі інструментів. На платформі ви можете вести нотатки, працювати з документами, складати базу знань, зберігати посилання з браузера, керувати завданнями та проектами. Notion дуже гнучкий інструмент та допоможе організувати роботу в одному місці.

Валерия Каменева

Валерия Каменева

Интернет маркетолог и SEO специалист компании Onpage. В Интернет маркетинге с 2017 года, основное направление работы - клиентское SEO. Люблю анализировать конкурентов, составлять стратегии и помогать сайтам залетать в ТОП =)