Как использовать и создавать чек-листы?
При упоминании слова чек-лист мы представляем список с перечнем пунктов, которые после выполнения стоит вычеркнуть или отметить значком. Но такой список заданий не совсем чек-лист, это скорее to-do-лист. Они в основном создаются для разового использования: план на день, перечень вещей, которые нужно взять с собой и так далее. Стандартный чек-лист можно использовать несколько раз, например, для проверки действий, которые нужно выполнять каждый день или с какой-либо периодичностью.
Можно сделать вывод, что есть несколько видов чек-листов для разных целей.
Read-do: прочитай-сделай
В этом списке важно соблюдать порядок выполнения пунктов, то есть приступать к следующей части можно только после выполнения предыдущей. Используйте его для создания руководств, инструкций и для задач, в которых только начинаете разбираться.
Do-confirm: сделай-подтверди
Противоположность к read-do списку, так как последовательность действий не важна. Подойдет для фиксирования сделанных заданий, чтобы ни о чем не забыть.
Чек-лист – универсальный инструмент, который имеет несколько функций. Он может служить как:
- Руководство. Такой список можно оформить простым список или прикреплять изображения с детальным описанием действий. Примером может быть чек-лист по созданию бизнес-страницы в Facebook, где на каждом шагу описано по каким вкладкам нужно переходить. Многие компании создают инструкции в формате чек-листов для новых сотрудников или для выполнения конкретной задачи.
- Способ контроля. Часто для того, чтобы проконтролировать процесс не важна последовательность пунктов. Главное задание такого чек-листа – напомнить о том, что нужно сделать или какого результата нужно достичь. К примеру, таргетолог может создать чек-лист в котором укажет на какие площадки нужно запустить рекламу, сколько должно быть кампаний, групп объявлений и объявлений.
- Мотиватор. Когда нужно выполнить объемное задание, кажется что оно очень сложное и порой страшно приступать к его выполнению. С помощью чек-листа можно разбить задание на более мелкие задачи, которые легче решить. Благодаря поэтапному процессу мы мотивируем себя сделать больше менее пугающих пунктов и справиться с задачей.
- Трекер. Чек-листом пользуются когда, хотят выработать полезную привычку. Его можно составить в виде календаря или списка. Например, вы хотите читать книгу минимум 30 минут в день, создайте чек-лист и отмечайте каждый день выполнение этого пункта. К тому же, со временем у вас выработается те только привычка читать, но и использовать чек-листы в работе.
Почему чек-листы стоит внедрять в рабочий процесс:
- Структурированная информация. Сотрудник, прописав план работы на день, видит нужную последовательность задач и понимает приоритетность дел.
- Скорость усваивания информации. Новые сотрудники, получив чек-лист по выполнению заданий, намного быстрее усвоят требования и обязанности в работе.
- Экономия времени. Использую список действий сотрудники будут допускать меньше ошибок и не будут тратить время на переделывание заданий.
- Заменяемость сотрудников. Имея детальный поэтапный план выполнения работы, руководитель может поручить задачу любому сотруднику.
Выяснив вид и цели создания чек-листов, можно приступать к их созданию. Вот несколько советов, которые подойдут для создания любого вида чек-листа:
Четкость
Помните, что план действий должен быть детально расписан, чтобы задачу мог выполнить любой человек. При создании личного чек-листа описывайте каждый пункт, так как если во время работы забудете какой-то критерий, потеряете время на поиск или вспоминание нужной информации.
Один пункт – одно действие
Пункты в чек-листе должны быть лаконичными и описывать только одно действие.
Оптимально количество пунктов
Не пытайтесь составить чек-лист из больших дел. Лучше создайте отдельные списки для задач или проектов, которые состоят из 10 и больше этапов. Так перед глазам будет систематизированный план действий, который будет легче для восприятия.
Гибкость
В процессе выполнения заданий появляется потребность что-то скорректировать информацию, поэтому создавайте такой чек-лист, в который будет удобно вносить изменения.
Создание чек-листа не займет много времени, к тому же есть несколько приложений и сервисов, которые помогут в этом. Подбирайте нужное приложение для ваших целей и систематизируйте свои задачи на день, контролируйте ряд процессов или отслеживайте регулярность действий.
Сделали небольшую подборку сервисов для создания разных типов чек-листов:
Canva
Если внешний вид чек-листа имеет для вас значение, Canva подойдет вам больше всего. Здесь вы сможете создать чек-лист всего за несколько минут, к тому же используя красивые шаблоны с разной тематикой и целями. Все что нужно сделать, это выбрать шаблон, добавить графику и текст и сохранить, поделиться или распечатать файл.
Microsoft to do
Приложение для создания простых списков дел на день. Сервис с удобным и красивым интерфейсом. Для каждого из заданий можно добавить дату выполнения задачи, прикрепить документы или поделиться списками с другими пользователями.
Google Таблицы
Можно создать таблицу, в которой удобно составлять для проверки повторяющихся задач. В любой момент можно отредактировать любую информацию в чек-боксах.
Чек-лист. Эксперт
Отличный вариант, если вам быстро нужно подготовить список дел и не задумываться над его оформлением. Интерфейс упрощенный и интуитивно понятен. Здесь можно создать приватные, публичные или списки для команды. При создании вы увидите широкий функционал платформы: прикреплять изображения, можно создавать брендированный список, добавить свое лого. Созданный список можно сохранить в облаке или скачать в PDF формате.
Notion
Приложение удобно множеством интеграций и функций, которые сможет объединить несколько сервисов:Evernote, Trello Google Докс и другие. Задача приложения – избавить пользователя от использования множества инструментов. На платформе вы можете вести заметки, работать с документами, составлять базу знаний, сохранять ссылки с браузера, управлять задачами и проектами. Notion очень гибкий инструмент и поможет организовать работу в одном месте.
