Чи бувало так, що команда працює інтенсивно, але результат не збігається з очікуваннями?

OKR – це метод управління, який допомагає формулювати амбітні цілі та вимірювати прогрес за допомогою конкретних ключових результатів.

У цій статті ми пояснимо, як працює підхід OKR, з чого почати його впровадження і як налаштувати вимірювання так, щоб команда рухалася в одному напрямку. Ви побачите приклади, які допоможуть швидко адаптувати цю систему у власному бізнесі чи проєкті.

Що таке цілі та ключові результати (OKR)?

OKR, або «цілі та ключові результати», – це методика постановки завдань, що дає змогу командам формувати вимірні цілі. Ця концепція, вперше запропонована Джоном Дорром, полягає в об’єднанні цілей, яких ви хочете досягти, з ключовими результатами, які ви будете використовувати для вимірювання прогресу.

Таким чином цілі завжди будуть прив’язані до поточної роботи, яку виконує ваш колектив. У цій статті ми розповімо, як працює метод OKR, і розглянемо приклади, які допоможуть вам почати використовувати його у своїй компанії, колективі або навіть в особистому житті.

Якщо ви регулярно ставите цілі для команди або компанії, то напевно не раз бачили й чули скорочення OKR. OKR або «цілі та ключові результати» – це методика постановки завдань, яка дає змогу командам формувати вимірні цілі.

Так, більшість компаній ставлять цілі, але лише 16% працівників розумової праці вважають, що в їхній компанії процеси постановки цілей та інформування про них працюють ефективно. Щоб підвищити залученість співробітників до процесу формування цілей і допомогти їм ставити та досягати амібіціозних цілей, спробуйте OKR.

Компоненти OKR

Під час роботи з методом OKR використовується простий і дуже гнучкий шаблон, який можна підігнати під будь-яку мету:

Я досягну [мета] , що можна виміряти [ключовим результатом].

Мета – це те, чого ви хочете досягти: наприклад, підвищити впізнаваність бренду, знизити обсяг викиданих вами парникових газів до найменшого в галузі тощо.

Ключовий результат – це показник, за яким буде оцінюватися хід досягнення поставленої мети: наприклад, отримати мільйон переглядів на сайті, зробити так, щоб чверть матеріалів, які використовуються для виробництва, була біорозкладною, і так далі.

Часто запитують, у чому різниця між OKR і КПЕ? КПЕ, або ключові показники ефективності – це спосіб оцінювання продуктивності співробітників за окремими проєктами та ініціативами.

OKR же – це методика формування та досягнення цілей. Оскільки цілі та ключові результати нерозривно пов’язані, OKR – це більш комплексний підхід до постановки цілей, що дає змогу зрозуміти, як вони співвідносяться з роботою.

Це не означає, що ви не повинні використовувати КПЕ. Навпаки, з деяких КПЕ виходять чудові ключові результати. Ось, чим вони відрізняються, і як використовувати і те, і інше собі на благо:

• Ключові результати – це показники, за якими оцінюється прогрес OKR. Ключові результати можуть бути кількісними (наприклад, підвищити веб-трафік до 2 мільйонів користувачів на місяць) або якісними (наприклад, оцінити і задокументувати больові точки користувачів). В останньому прикладі «оцінити і задокументувати» можна виміряти різними способами: за допомогою опитувань, досліджень індексу споживчої лояльності, прямого зворотного зв’язку тощо.
• КПЕ – це кількісний спосіб оцінки розвитку ініціатив за результатами. Якщо є суто кількісний ключовий результат (наприклад, збільшити кількість співробітників на 15 осіб у 3 кварталі), то можна використовувати КПЕ для цієї ініціативи за умови, що вона пов’язана з цілями компанії.

Якщо ви бачите обидва скорочення вперше, вибирайте OKR. Надавши команді можливість використовувати комплексний підхід до постановки завдань, можна пов’язати роботу окремих співробітників з глобальними цілями компанії, щоб підвищити їхню мотивацію і забезпечити поліпшення результатів.

Історія OKR

Коли Джон Дорр влаштувався на роботу в компанію Kleiner Perkins 1980 року, він приніс із собою абсолютно нову методологію управління, яка незабаром змінила Кремнієву долину.

Перед цим він п’ять років працював в Intel разом з Енді Гроувом, гуру менеджменту, і познайомився з його революційною системою постановки цілей і забезпечення підзвітності.

«Енді створив систему для постановки завдань, яка виглядала оманливо простою, і при цьому вона була повною протилежністю системам стандартного управління за цілями, які найчастіше є ієрархічними, використовуються для річного планування, і пов’язані з компенсацією», розповів Дорр в інтерв’ю Harvard Business Review.

Нова методологія Гроува була заснована на революційній ідеї про те, що співробітники працюють краще, якщо вони зосереджені на результатах, а не на процесі. Замість того щоб говорити співробітникам Intel, що саме вони мають робити, Гроув ставив їм мету і давав можливість вирішувати, як її досягти.

Він називав це «Управління за цілями Intel», але пізніше спростив назву до «Цілі та ключові результати» – сьогодні ми знаємо цей метод як OKR.

Як створювати хороші OKR

Через свою неймовірну гнучкість система цілей і ключових результатів дає змогу створювати й формулювати OKR різними способами. Як і будь-які цілі, OKR мають бути такими, що спростовуються і вимірюються. OKR це основа вашої стратегії на наступний період. При цьому якісні OKR незмінно мають бути пов’язані з роботою, якою ви займаєтеся щодня.

Незважаючи на те, що більшість компаній використовують цілі, дослідження показало, що тільки 26% співробітників добре розуміють, як їхня робота пов’язана з досягненням цілей компанії. Так відбувається тому, що в більшості колективів цілі ставляться на початку року або кварталу, після чого до них більше ніхто ніколи не повертається.

Але коли співробітники чітко бачать зв’язок між тим, що вони роблять, і завданнями компанії, їхня мотивація подвоюється. Коли робота кожного співробітника прив’язана до цілей організації, вони розуміють, що їхня діяльність важлива для всіх.

Скільки OKR потрібно використовувати?

Обмежень за кількістю створюваних OKR немає, але на практиці варто використовувати не більше десяти цілей. Залежно від вашої команди в кожної з них може бути кілька ключових результатів. Оскільки OKR є глобальними цілями, обмежтеся тією кількістю, яку реально досягти за певний період часу (квартал або рік).

Також варто попрактикуватися у створенні OKR на рівні компанії та на рівні команди. Наприклад, якщо мета компанії – стати найкращим рішенням у галузі, як OKR відділу маркетингу можна вибрати створення найкращої у своєму роді демонстрації продукту і продемонструвати її певній кількості людей.

Приклади OKR компанії

OKR ефективні для досягнення великих довгострокових цілей. Ось кілька прикладів цілей OKR на рівні компанії.

Allbirds

Мета – домогтися найнижчого обсягу викидів парникових газів у нашій галузі.

• Ключовий результат – повністю безвідходні ланцюжок поставок і перевезення.
• Ключовий результат – виплата 100% компенсації викидів парникових газів за підраховані викиди.
• Ключовий результат – 25% матеріалів біорозкладні.
• Ключовий результат – 75% матеріалів біорозкладні.

Zume Pizza

Мета – приносити радість клієнтам. Зробити так, щоб наші клієнти були настільки задоволені сервісом і продукцією, щоб їм нічого більше не залишалося, як замовляти більше піци і ділитися захопленими відгуками з друзями.

• Ключовий результат – індекс споживчої лояльності 42 або вище.
• Ключовий результат – оцінка замовлень у 4,6/5,0 або вище.
• Ключовий результат – 75% клієнтів виберуть Zume, а не піцу конкурента на дегустації із закритими очима.

Приклади OKR для команд

Якщо перейти на рівень нижче, з рівня вищого керівництва на рівень функціональних команд, OKR будуть настільки ж ефективні. Вони можуть спрямовувати і стратегічне мислення, і роботу за конкретними напрямами. Ось кілька прикладів командних OKR.

Маркетинг

• Мета – підвищити впізнаваність бренду
• Ключовий результат – залучити 1 мільйон відвідувачів на сайт
• Ключовий результат – збільшити кількість підписників у соціальних мережах у 10 разів
• Ключовий результат – залучити і навчити 1000 учасників спільноти

Продукти

• Мета – запустити велику ініціативу щодо продукції до кінця кварталу
• Ключовий результат – оцінка в рекомендаціях від 8 і вище
• Ключовий результат – 40% щомісяця активних користувачів використовують нову функцію
• Ключовий результат – підвищити конверсію реєстрацій з 15% до 25%

HR

• Мета – підвищити залученість співробітників
• Ключовий результат – підвищити задоволеність співробітників на 20%
• Ключовий результат – домогтися участі 90% співробітників у дослідженні залученості
• Ключовий результат – підвищити кількість позитивних відгуків удвічі

Продажі

• Мета – підвищити регулярний дохід
• Ключовий результат – досягти регулярної місячної виручки в розмірі 2 мільйонів доларів
• Ключовий результат – підвищити кількість щорічних продовжень на 25%
• Ключовий результат – знизити відтік клієнтів на 10%

Приклади особистих OKR

OKR можна використовувати не тільки на роботі. Коли Джона Дорра запитали, як йому вдалося поліпшити своє життя, він розповів, що використовував власну систему, щоб збільшити кількість часу, який він проводить із сім’єю.

Мета – проводити більше часу з близькими, що можна виміряти так:

• Ключовий результат – приходити додому до вечері о 6 вечора 20 разів на місяць.
• Ключовий результат – відключати доступ до інтернету, щоб бути з сім’єю і ні на що не відволікатися.

Переваги OKR

Отже: чи потрібні OKR вашій команді? Є безліч методик постановки цілей, які можуть бути вам корисні. За допомогою OKR можна формувати обмежені в часі цілі, які легко спростувати та виміряти. Однією з найважливіших переваг OKR є те, що кожна мета може мати кілька ключових результатів. Усе це дає такі можливості:

Швидко ставити здійсненні цілі

Формат OKR дає змогу з легкістю почати створювати й уточнювати OKR. Якщо ви створюєте OKR уперше, використовуйте перевірену методику Енді Гроува:

Я досягну [мета] , що можна виміряти [ключовим результатом].

Замість того щоб довго думати про те, як сформулювати цілі, можна одразу ж приступити до справи.

Постановка завищених цілей

Щоб кинути виклик собі та команді, спробуйте зробити щонайменше один із ключових результатів завищеною метою. Завищеними є цілі, коли ви усвідомлено ставите собі дуже складне завдання і не можете з упевненістю сказати, що зможете його виконати – і це нормально!

В Asana ми намагаємося досягати приблизно 70% своїх цілей. Це дає нам змогу ставити досить амбітні завдання, а також визначати більш точні цілі на наступний квартал.

Поліпшення взаємодії між командами

Найчастіше для досягнення цілей потрібна спільна робота кількох відділів. Подивіться наведений вище приклад компанії Allbirds. Їхня мета – домогтися найнижчого обсягу викидів парникових газів у галузі.

Для цього відділи розробки продукції, логістики, інженерний та операційний відділи повинні працювати разом. У цих команд, найімовірніше, будуть власні ключові результати, пов’язані зі спільною метою.

Підвищення залученості співробітників

Оскільки з однією метою може бути пов’язано кілька ключових результатів, багато компаній застосовують змішаний підхід до створення OKR: керівництво ставить цілі, а окремі команди або співробітники визначають ключові результати, які дають змогу їх досягати.

Такий підхід, що об’єднує принципи «згори донизу» і «знизу догори», дає змогу співробітникам включатися в процес постановки завдань. Вони розумітимуть, як саме їхні ключові результати впливають на глобальні цілі компанії, і постійно пам’ятатимуть про них протягом усього циклу OKR.

Зведення щоденної роботи з цілями команди та компанії

Однією з найважливіших переваг OKR є можливість пов’язувати щоденну роботу та стратегічні цілі команд. Створюючи OKR, ви вже робите це, коли зводите докупи мету і ключові результати, що впливають на неї. Щоб використовувати OKR на повну, зробіть ще один крок: скористайтеся для роботи з OKR інструментом, який з’єднує вашу щоденну роботу і регулярні проєкти з цілями компанії та бізнесу.

Саме для цього ми і створили Цілі в Asana. Замість того щоб ховати цілі в таблицях або презентаціях, ви можете з легкістю ставити цілі та заміряти прогрес у тому самому інструменті, в якому працюєте щодня.

Виконання – це найважливіше

Як одного разу зауважив Томас Едісон, «бачення без виконання просто галюцинація». Саме ця думка надихнула Дорра і методику OKR: хороші ідеї з поганим виконанням так і залишаються ідеями.

Дорр вважає, що найважливіший важіль для виконання – постановка цілей, і, відповідно, OKR. Ця методика дає нам змогу бути уважними, розвиває відповідальність і показує, яка робота дійсно впливає на результат.

«Якщо все робити правильно, постановка завдань дуже потужний інструмент», – розповів Дорр в інтерв’ю Betterworks. «Кожен співробітник компанії може пов’язати свої цілі з цілями компанії, розуміючи, що його робота безпосередньо впливає на загальний успіх».

Висновок

OKR дозволяє поєднати стратегічне бачення з щоденною роботою команди.

Використовуючи цей метод, можна чітко визначати пріоритети, відстежувати реальний прогрес і підтримувати фокус на головному. Це робить зусилля злагодженими, а результати – вимірюваними та досяжними