Ви коли-небудь відчували, що щось забули під час підготовки до подорожі чи важливої зустрічі?
Або втрачали контроль над численними дрібними завданнями в роботі?
Якщо так – настав час дізнатися, як чек-листи можуть стати вашим надійним помічником.
Що таке чек-лист?
Чек-лист – це структурований список завдань або кроків, який використовується для контролю виконання процесу або досягнення цілі.
Чек-листи допомагають не забувати важливі кроки у повсякденних процесах – від роботи над проєктом до підготовки до запуску реклами. Щоб вони працювали, важливо робити їх простими, конкретними і перевіряти на практиці.
При згадці слова чек-лист ми представляємо список з переліком пунктів, які після виконання варто викреслити або відзначити значком.
Але такий список завдань не зовсім чек-лист, це скоріше to-do-лист. Вони здебільшого створюються для разового використання: план на день, перелік речей, які треба взяти із собою тощо. Стандартний чек-лист можна використовувати кілька разів, наприклад, для перевірки дій, які потрібно виконувати щодня або з періодичністю.
Можна зробити висновок, що є кілька видів чек-листів для різних цілей.
Чим відрізняються to-do список, інструкція і чек-лист?
To-do – простий список справ і завдань. Найочевидніший приклад – план покупок, які потрібно зробити в супермаркеті. Саме перед цим списком у руках чоловіка безсилі всі маркетологи світу.
Є ще інструкція – це список дій, які потрібно виконати в певному порядку, щоб вирішити якесь завдання. Припустимо, зібрати меблі. Щоправда, зазвичай до таких інструкцій добираються, тільки коли щось пішло не так.
А чек-лист (checklist) – це теж список (завдань, критеріїв, параметрів, запитань або справ), але за ним, як правило, щось контролюють і перевіряють. Наприклад, стан здоров’я, якість тексту для email-розсилки або процес прибирання.
To-do – для разових справ, інструкції – щоб діяти, чек-листи – щоб перевіряти.
Виходить, чек-лист – щось середнє між двома іншими форматами. Тут поєднуються візуалізація і простота «побутового списку», структура і порядок інструкції.
Для чого потрібні чек-листи?
Оптимізація процесів. У будь-якій справі є етапи, що повторюються. Наприклад, під час підготовки кожної статті в блог потрібно узгодити план, скласти заголовок, написати анонс для соцмереж, додати ключові слова, перевірити факти тощо. Чек-лист допоможе нічого не пропустити (і з ним буде легше делегувати, контролювати інших учасників).
Відстеження прогресу. Чек-лист наочно показує, скільки вже зроблено, а скільки ще потрібно зробити. Якщо залишилося небагато, набагато легше буде продовжити – захочеться швидше проставити решту галочок. А оскільки чек-лист розділяє велике завдання (складний процес) на простіші етапи, має бути легше виконувати кожен наступний пункт.
Оцінка якості. За чек-листом зручно перевіряти, наскільки продукт (виконана робота) відповідає визначеним критеріям. Така оцінка допоможе поліпшити якість, дати зворотний зв’язок.
Як правильно скласти чек-лист?
- Визначити мету. Не потрібно намагатися вирішити всі проблеми відразу. Краще вибрати більш конкретне завдання і детально розписати його покрокове вирішення.
- Врахувати послідовність дій. У чек-листах, на відміну від інструкцій, це не так критично, але порядок і логіка допоможуть прискорити процес.
- Структурувати інформацію. Сто пунктів поспіль заплутають кого завгодно. Краще розділити кроки на тематичні блоки.
- Писати просто і зрозуміло. Одна дія – один пункт. Тільки важливе, без зайвої інформації. Якщо тексту багато, краще розбити на кілька підпунктів.
- Оформляти по-мінімуму. Не потрібно «гратися зі шрифтами» і використовувати багато яскравих кольорів. Оформлення не має відволікати від тексту, заважати роботі.
- Намагатися зробити чек-лист універсальним. Тобто врахувати, що ним можуть користуватися й інші люди. Тоді чек-лист допоможе вам делегувати роботу, а колегам і підлеглим – краще зрозуміти й оптимізувати процес.
Варіанти чек-листів
Чек-листи бувають різні – залежно від цілі, сфери та формату використання.
Прочитай і виконай
У цьому списку важливо дотримуватись порядку виконання пунктів, тобто приступати до наступної частини можна лише після виконання попередньої. Використовуйте його для створення посібників, інструкцій та завдань, в яких тільки починаєте розбиратися.
Зроби і перевір
Протилежність до read-do списку, оскільки послідовність дій не має значення. Підійде для фіксування завдань, щоб ні про що не забути.
Чек-лист – універсальний інструмент, який має кілька функцій. Він може служити як:
- Посібник. Такий список можна оформити простим список або прикріплювати зображення з детальним описом дій. Прикладом може бути чек-лист створення бізнес-сторінки в Facebook, де на кожному кроці описано по яких вкладках потрібно переходити. Багато компаній створюють інструкції у форматі чек-листів для нових співробітників або для виконання конкретного завдання.
- Спосіб контролю. Часто для того, щоб проконтролювати процес, не важлива послідовність пунктів. Головне завдання такого чек-листа – нагадати про те, що потрібно зробити або якого результату потрібно досягти. Наприклад, таргетолог може створити чек-лист у якому вкаже на які майданчики потрібно запустити рекламу, скільки має бути кампаній, груп оголошень та оголошень.
- Мотиватор. Коли потрібно виконати об’ємне завдання, здається, що воно дуже складне і часом страшно приступати до його виконання. За допомогою чек-листа можна розбити завдання на дрібніші завдання, які легко вирішити. Завдяки поетапному процесу ми мотивуємо себе зробити більш-менш лякаючих пунктів і впоратися із завданням.
- Трекер. Чек-листом користуються коли, хочуть виробити корисну звичку. Його можна скласти як календар чи список. Наприклад, ви хочете читати книгу щонайменше 30 хвилин на день, створіть чек-лист і відзначайте кожен день виконання цього пункту. До того ж, з часом у вас виробиться не тільки звичка читати, але й використовувати чек-листи в роботі.
Переваги чек-листів
- Структурована інформація. Співробітник, прописавши план роботи на день, бачить потрібну послідовність завдань та розуміє пріоритетність справ.
- Швидкість засвоєння інформації. Нові співробітники, отримавши чек-лист з виконання завдань, набагато швидше засвоять вимоги та обов’язки у роботі.
- Економія часу. Використовуючи список дій, співробітники будуть допускати менше помилок і не витрачатимуть час на переробку завдань.
- Замінюваність працівників. Маючи детальний поетапний план виконання роботи, керівник може доручити завдання будь-якого працівника.
З’ясувавши вигляд та цілі створення чек-листів, можна приступати до їх створення. Ось кілька порад, які підійдуть для створення будь-якого виду чек-листа:
Чіткість
Пам’ятайте, що план дій повинен бути детально розписаний, щоб завдання могло виконати будь-яка людина. При створенні особистого чек-листа описуйте кожен пункт, тому що якщо під час роботи забудете якийсь критерій, втратите час на пошук або згадування потрібної інформації.
Один пункт – одна дія
Пункти в чек-листі повинні бути лаконічними та описувати лише одну дію.
Оптимальна кількість пунктів
Не намагайтеся скласти чек-лист із великих справ. Краще створити окремі списки для завдань або проектів, які складаються з 10 та більше етапів. Так перед очима буде систематизований план дій, який буде легшим для сприйняття.
Гнучкість
У процесі виконання завдань з’являється потреба скоригувати інформацію, тому створюйте такий чек-лист, в який зручно вносити зміни.
Створення чек-листа не займе багато часу, до того ж є кілька програм та сервісів, які допоможуть у цьому. Підбирайте потрібну програму для ваших цілей і систематизуйте свої завдання на день, контролюйте ряд процесів або відстежуйте регулярність дій.
Програми та сервіси для створення чек-листів?
Де можна зробити чек-лист? Чек-лист можна створити практично будь-де – від паперового блокнота до спеціальних додатків.
Canva
Якщо зовнішній вигляд чек-листа має вам значення, Canva підійде вам найбільше.
Тут ви зможете створити чек-лист всього за кілька хвилин, до того ж використовуючи гарні шаблони з різною тематикою та цілями. Все, що потрібно зробити, це вибрати шаблон, додати графіку та текст і зберегти, поділитися або роздрукувати файл.
Microsoft to do
Програма для створення простих списків справ на день. Сервіс із зручним і красивим інтерфейсом. До кожного пункту можна додати дату виконання завдання, прикріпити документи або поділитися списками з іншими користувачами.
Google Таблиці
Можна створити таблицю, в якій зручно складати для перевірки завдань, що повторюються. Будь-коли можна відредагувати будь-яку інформацію в чекбоксах.
Чек-лист. Експерт
Відмінний варіант, якщо вам потрібно швидко підготувати список справ і не замислюватися над його оформленням. Інтерфейс спрощений та інтуїтивно зрозумілий.
Тут можна створити приватні, публічні списки для команди. При створенні ви побачите широкий функціонал платформи: прикріплювати зображення, можна створювати список, додати своє лого. Створений список можна зберегти у хмарі або завантажити у форматі PDF.
Notion
Програма зручна безліччю інтеграцій та функцій, які можуть об’єднати кілька сервісів: Evernote, Trello Google Докс та інші. Завдання програми – позбавити користувача використання безлічі інструментів.
На платформі ви можете вести нотатки, працювати з документами, складати базу знань, зберігати посилання з браузера, керувати завданнями та проектами. Notion дуже гнучкий інструмент та допоможе організувати роботу в одному місці.
Висновок
Чек-листи – це простий і зручний спосіб навести лад у справах. Вони допомагають тримати все під контролем, нічого не забути і не витрачати зайвий час на те, щоб згадати, що ще потрібно зробити. Завдяки їм можна спокійно планувати день, розподіляти завдання і менше хвилюватися через дрібниці.
Коли чек-листи стають частиною робочого процесу, ви працюєте впевненіше, швидше і результативніше. Це хороша звичка, яка підходить і для щоденних справ, і для великих проєктів.
