Ви коли-небудь відчували, що завдань надто багато, а часу – замало? Чи хотіли б навчитися ефективно розставляти пріоритети, щоб виконувати найважливіше вчасно?
Пріоритезація завдань – це процес визначення порядку виконання справ за їхньою важливістю та терміновістю.
У цій статті ми поговоримо про пріоритети завдань: як взагалі їх визначати, за якими принципами працювати, які інструменти допомагають у цьому процесі.
Правильна пріоритизація – це ключ до ефективної роботи, особливо коли ресурсів обмежено, а задач – багато. Тому важливо знати, які існують методики, щоб розставити акценти правильно.
У цій статті ми зупинимося на таких популярних інструментах, як матриця Ейзенгауера, а також моделі RISE та ICE.
Пріоретизація задач
Як і більшість людей, ви, напевно, починаєте робочий день, маючи намір провести його якомога продуктивніше. Але час минає, і кількість термінових запитів і нових завдань у вашому списку тільки збільшується. Майже завжди це призводить до того, що ви відкладаєте те, що збиралися робити.
Якщо це звучить знайомо, ви не самотні. Багато хто не займається розстановкою пріоритетів завдань, і робота перетворюється на гру в наздоганялки. Ми ризикуємо зірвати важливі терміни і постійно турбуємося про те, як би залишитися в потоці і не розгубити концентрацію. Але всьому є межа.
За допомогою цих простих методів розставлення пріоритетів ви зможете чітко керувати завантаженням, щоб завжди бути на крок попереду і вкладатися в терміни.
Створення списку справ
Неможливо вирішити, у яких завдань вищий пріоритет, якщо у вас немає єдиного списку всього, що потрібно зробити. Цей етап може здатися зайвим, і ним часто нехтують, поспішаючи розпочати реалізацію проєктів. Це неправильно. Витратьте трохи часу, щоб скласти список необхідних завдань для всіх ваших проєктів. Обов’язково розбийте великі завдання на підзадачі, щоб вони не здавалися такими складними.
Щойно ваші завдання будуть зібрані та перераховані в одному місці, додайте додаткову інформацію, наприклад кількість часу, який знадобиться для їх виконання, рівень важливості або терміновості, а також дату виконання. Зібравши всі завдання в одному місці, ви зможете побачити загальну картину того, що має бути зроблено, зрозуміти загальний обсяг роботи для цілей тайм-менеджменту, і визначити, що, найімовірніше, потребує вашої уваги просто зараз.
Не варто поки що турбуватися про впорядкування своїх завдань. Для початку просто зберіть їх усі в одному місці. Зібрати все разом – найважливіший перший крок, тому що якщо ви зможете організувати себе на початку проєкту або кварталу, вам буде набагато легше залишатися організованим протягом більш тривалого періоду часу.
Визначення пріоритету завдань
Як саме ви будете розставляти пріоритети в завданнях, залежить від вашого роду занять і стилю роботи. Однак є кілька поширених методів визначення пріоритетів завдань, які можуть вам підійти. Давайте розглянемо їх докладніше:
З’їжте жабу
Метод «З’їжте жабу» в дії. Доробіть важливу презентацію, яку ви показуватимете керівництву наприкінці тижня, перш ніж відповідати на листи, працювати над формою оцінки, телефонувати клієнтам або доводити до ідеалу правки в договорі.
Якщо взятися за великий проєкт першочергово, ви не втратите концентрацію і не відволікатиметеся на сторонні завдання та питання. Так вам буде простіше виконати великий обсяг роботи.
Метод ABCDE
ABCDE (АБВГД) – проста техніка розстановки пріоритетів. Щодня потрібно виписувати на аркуш паперу список завдань на завтра. Потім поставити навпроти кожної справи літеру, що позначає пріоритет. Завдання, які потрібно виконати насамперед, від них багато що залежить.
Згідно з методом АБВГД вам потрібно взяти створений список завдань і призначити кожному завданню літеру відповідно до його важливості, а потім почати працювати над ними в цьому порядку. Це спосіб швидко оцінити важливість завдань, щоб визначити їхній пріоритет і керувати своїм часом. Ви ніби даєте своїм завданням оцінки від А (дуже важливо) до Д (можна не брати до уваги). Починати роботу потрібно завжди із завдань А і Б, тому що саме від них залежить її успіх.
Метод АБВГД також добре застосовувати в поєднанні з методом «З’їжте жабу». Якщо почати день із завдань А і Б, то його залишок можна витратити на менш важливі завдання – В, Г і Д.
Метод ABCDE у дії. Сьогодні ви маєте вісім годин робочого часу і список завдань, виконання яких займе п’ятнадцять годин. Однак коли ви присвоїте кожному завданню літеру, виявиться, що тільки два з них належать до категорії А; більшість же є завданнями під літерою Г, які можна делегувати або виконати пізніше.
Тепер ви можете всю увагу приділити завданням А і залишити завдання Д на потім або передати колезі. Ви щойно були перевантажені, а тепер у вас є список завдань із пріоритетами, з якого одразу зрозуміло, що на сьогодні найважливіше.
Розподіл на шматки
У методі розподілу на шматки під шматком мається на увазі відрізок часу, протягом якого ви концентруєтеся на певному завданні. Це може бути окрема робота (наприклад, перегляд вхідних повідомлень), частина більшого проєкту (написання першої чорнової версії документа) або добірка дрібних непов’язаних між собою завдань. Найголовніше тут, що це відрізки часу, протягом яких ви не робитимете нічого іншого.
Вимкніть зовнішні перешкоди та дайте іншим зрозуміти, що ви зараз недоступні, скориставшись такою функцією платформи для спільної роботи, як «Не турбувати». Також можна використовувати власний календар, щоб виділяти час, протягом якого ви можете сфокусуватися на завданнях, щоб ніхто не призначав вам зустрічі в ці проміжки.
Якщо вам подобається цей метод, можливо, вам варто впровадити політику «Середовища без зустрічей» для себе і своєї команди, якщо це можливо. У будь-якому разі важливо робити перерви між періодами сконцентрованої роботи, щоб розслабитися й освіжитися.
Поділ на шматки в дії. Ви можете почати свій день з однієї години роботи над дизайном, а потім зробити перерву на каву. Потім у вас дві години запланованих заздалегідь зустрічей, перерва на обід і тридцять хвилин, відведені відповідям на листи. Потім ви одну годину займаєтеся аналізом інформації про нового клієнта.
Ви позначаєте всі свої дії в календарі для самоконтролю, а також, щоб ніхто не призначав вам зустрічі на ці години. Наприкінці дня ви ненадовго перериваєтеся на соціальні мережі, йдете на збори команди зі статусів і закінчуєте день ще однією годиною роботи над дизайном.
Матриця Ейзенхауера
Матриця Ейзенхауера або матриця «Важливо/терміново» – це метод, за якого завдання розподіляють за чотирма секторами на основі того, чи є вони «терміновими», “важливими”, «терміновими та важливими» або «нетерміновими та неважливими». Дуайт Ейзенхауер, генерал армії США під час Другої світової війни, а пізніше – президент країни, умів швидко ухвалювати рішення, для чого він і створив цей метод.
Такий підхід дає змогу зрозуміти, що потрібно зробити зараз (важливо і терміново), що потрібно спланувати (важливо, але нетерміново), що можна делегувати (неважливо, але терміново), а що можна взагалі відкинути (неважливо і нетерміново). Це чудовий метод для визначення пріоритетів завдань, швидкого прийняття рішень і організації роботи.
Матриця Ейзенхауера в дії. Колега щойно надіслав вам листа з проханням допомогти з презентацією для клієнтів. Це терміновий запит, бо підготувати презентацію треба сьогодні, але чи достатньо він важливий (для вас), щоб відкласти іншу роботу?
Оцініть терміновість і важливість кожного завдання зі свого списку на сьогодні та визначте, чи зможете ви поставити їх на паузу, щоб допомогти колезі, чи доведеться все ж таки йому відмовити. Розуміння своїх зобов’язань також допоможе вам говорити «ні», коли це необхідно.
Модель RICE
RICE (Reach, Impact, Confidence, Effort)
Ця модель часто використовується в продуктових командах для пріоритизації фіч, проєктів або задач.
- Reach (Охоплення) скільки людей/клієнтів це зачепить?
- Impact (Вплив) наскільки сильно це покращить досвід або результат?
- Confidence (Упевненість) наскільки ви впевнені в оцінці?
- Effort (Зусилля) скільки часу/ресурсів це займе?
Модель ICE
ICE (Impact, Confidence, Ease)
Спрощена альтернатива RICE, теж добре підходить для продуктових задач:
- Impact (Вплив) очікувана користь.
- Confidence (Упевненість) рівень упевненості у прогнозах.
- Ease (Легкість впровадження) наскільки легко реалізувати.
Розклад через календар
Незалежно від того, витрачаєте ви на завдання кілька хвилин чи кілька днів, воно має початок і кінець. Тому після складання списку завдань вкажіть дату початку і дату завершення кожного з них. Так ви будете впевнені в тому, що нічого не загубиться під час додавання нових завдань і зміни пріоритетів.
Якщо вам призначили завдання без чітких дат початку і завершення, запитайте цю інформацію, щоб запланувати час на його виконання і сформувати очікування. Маючи ці дати, ви зможете навіть встановити свій особистий термін виконання раніше за необхідний, щоб залишити час на можливі проблеми або закінчити роботу раніше. Дивіться на роботу як на пазл: вам потрібно знати, що зійдуться всі деталі, крайніми з яких є дати початку та завершення.
Продовжуючи метафору, якщо завдання – це елементи пазла, а дати початку і завершення – це його краї, то ваш календар – це дошка, на якій ви збираєте пазл із загальною картиною. Плануйте роботу, впорядковуйте завдання, які мають високий пріоритет і вимагають багато зусиль, так, щоб це не призводило до перевантаження, і ви встигали все вчасно.
Якщо ви обрали якийсь один або одразу кілька з перерахованих вище методів визначення пріоритетів, використовуйте їх, щоб більш ефективно створювати розклади та керувати часом.
Оновлення для команди
І нарешті, не забувайте тримати в курсі колег, які чекають на виконання вами завдань або хочуть отримати трохи вашого часу. Заздалегідь надаючи їм оновлення статусу по завданню, а також інформацію про те, коли ви плануєте його завершити, або про те, що виникли проблеми або затримки, можна скоротити кількість отриманих запитань про статус завдання. Замість того щоб постійно відповідати на ці запитання, можна продовжувати продуктивно працювати.
Робота з пріоритетами
Чітко розставлені пріоритети дають змогу підвищити продуктивність, краще керувати часом і завжди бути впевненим у тому, що терміни будуть дотримані. Щоб ще більше підвищити продуктивність, користуйтеся інструментом для управління роботою, наприклад Asana, за допомогою якого всі завдання незалежно від їхнього розміру можна контролювати в одному місці.
Висновок
Почавши визначати пріоритет робочих завдань, ви зможете діяти на випередження, що дасть вам змогу підвищити продуктивність своєї праці, дотримуватися термінів і краще управляти своїм часом.
Прочитайте наші поради та сформуйте процес, який допоможе вам розставляти пріоритети у своїй роботі. Головне – обрати той підхід, який найкраще відповідає вашому контексту, команді та цілям.
