Проєкт – це цілеспрямована діяльність, яка має конкретну мету, строки та очікуваний результат. Усе починається з ідеї, яку потрібно реалізувати через послідовні кроки: планування, організацію, виконання та контроль.
Завдяки проєктному підходу легше впорядкувати роботу, раціонально використати ресурси й уникнути хаотичних дій. Це дає змогу досягати результатів швидше, з меншими ризиками та з чітким розумінням, що і навіщо робиться.
Проєкт – це тимчасова діяльність, спрямована на створення унікального продукту, послуги або результату.
У цій статті ми розглянемо, що саме робить діяльність проєктом, у чому полягають ключові етапи його реалізації та як краще організувати роботу.
Що таке проєкт
Проєкт це комплексна тимчасова діяльність спрямована на досягнення конкретної мети або створення унікального продукту послуги чи результату.
Він має чітко визначені початок і кінець обмежені ресурси та встановлені завдання які необхідно виконати для досягнення поставленої мети.
Проєкт відрізняється від рутинної роботи тим що передбачає новизну унікальність результату і поетапне управління процесом для досягнення запланованого результату.
Таке визначення дає PMBOK (Project Management Body of Knowledge)
У цьому визначенні важливо наступне:
- Проєкти створюють унікальні результати. Вони можуть бути і матеріальними, і нематеріальними. Такі результати відрізняються від того, що компанія робить щодня і вже перетворила на процес.
- Проєкти обмежені за часом. У них є чітко окреслені початок і кінець.
У PMboK зазначається, що люди реалізують проєкти тисячі років. Ось які приклади проєктів наведено в документі:
- зведення Великої Китайської стіни;
- запуск виробництва вакцини від поліомієліту;
- розробка комп’ютерної програми;
- злиття двох організацій;
- удосконалення бізнес-процесу;
- видання книги для дітей;
- будівництво будівлі.
Антонім проєкту – процес. Це регулярні дії, які здійснюють для отримання повторюваних результатів. Процеси часто регламентовані.
Обслуговування відвідувачів – процес, а відкриття нового кафе – проєкт. Підтримка користувачів – процес, випуск онлайн-сервісу на ринок – проєкт. Виробництво автомобілів – процес, але запуск нової автомобільної фабрики – це проєкт. Цікаво, що перегляд і зміна процесів у компанії може бути проєктом.
Буває, що компанія регулярно реалізує багато схожих проєктів. У PMBoK наводять приклад: одна й та сама бригада будує будинки з однакових матеріалів і за схожими технологіями. Однак будинки відрізняються один від одного, кожен з них – це унікальний результат. Кожним будівництвом має сенс керувати як проєктом.
Наведемо ще кілька схожих прикладів. Веб-студія розробляє сайти за ТЗ клієнтів, і кожен такий сайт буде проєктом. Event-агентство може керувати як проєктом кожним заходом, а видавничий дім – випуском кожної книжки. Важливо, щоб заходи, сайти і книги відрізнялися один від одного.
Розробка софту – майже завжди проєкт.
Про те, що відрізняє управління проєктами як дисципліну, можна почитати в нашому гайді для початківців.
Мета проєкту
Це завжди унікальний продукт, послуга або результат. У PMBoK перелічено визначення мети:
- кінцевий результат, на який мають бути спрямовані роботи;
- стратегічна позиція, яку слід зайняти;
- завдання, яке слід вирішити;
- результат, який слід отримати;
- продукт, який слід виробити;
- послуга, яку слід надати.
Крім того, у документі є приклади результатів:
- унікальний продукт;
- компонент продукту, поліпшення або виправлення дефекту;
- унікальна послуга;
- здатність надати нову послугу (приклад – створення підрозділу дистрибуції);
- програмний додаток;
- документ – наприклад, дослідницький проєкт або документація для додатка;
- унікальне поєднання одного або декількох продуктів, послуг або результатів.
Обов’язкова властивість результату – його можна перевірити, а критерії такої перевірки зрозумілі.
Цілі проєктів часто описують за допомогою підходу SMART.
Він означає, що цілі мають відповідати п’яти критеріям: конкретність (S – specific), вимірюваність (M – measurable), досяжність (A – achievable), релевантність цілям організації (R – relevant) та обмеженість у часі (T – time-bound). Детальніше про цей підхід читайте тут.
Особливості проектів
Проєкти обмежені в часі, але це не обов’язково короткий проміжок. Головне – чітко визначені початок і кінець. Проєкт може закінчитися не тільки успіхом, а й провалом. Зокрема якщо він вийшов за розумні часові або фінансові рамки.
Проєкти – це рушійна сила змін в організації. Якщо мета проєкту буде досягнута, компанія перейде з одного стану в інший. Новий стан – це бажане майбутнє. Наприклад: продукт компанії більше не має очевидних недоліків порівняно з конкурентами.
Проєкти спрямовані на створення бізнес-цінності. Як приклади такої цінності називають гроші на рахунках, виручку, акціонерний капітал, репутацію, основні засоби, впізнаваність продукту, навіть відповідність стратегії цілям організації або досвід.
Що таке проект?
Висновок
Проєкт – це основа змін і розвитку в будь-якій організації. Його головна особливість – унікальність результату та обмеженість у часі. Саме через проєкти компанії створюють нові продукти, послуги або досягають стратегічних цілей.
На відміну від процесів, які повторюються, кожен проєкт є одноразовим і потребує ретельного планування та управління. Розуміння сутності проєкту, його мети та критеріїв успіху – перший крок до ефективного управління та досягнення бізнес-цінності.
