Ви керівник і стикаєтеся з тим, що завдання не виконуються вчасно? Це трапляється часто і створює додатковий стрес для команди.
Дедлайн – це встановлений строк, до якого має бути завершене завдання або проєкт.
Буває, що керівник ставить завдання, а співробітники не вкладаються у строки й дедлайни зрештою зриваються. Це досить поширена ситуація, з якою стикаються майже всі команди. Що ж робити в таких випадках?
Давайте розберемось, чому так відбувається і як діяти керівнику, щоб не лише вирішити ситуацію, але й не допустити її в майбутньому.
Часті зриви дедлайнів
Це сигнал, що щось у процесах не працює. Варто зупинитися, проаналізувати ситуацію і внести зміни – інакше проблема лише накопичуватиметься.
По-перше, не потрібно звинувачувати співробітників, по-друге, не потрібно звинувачувати себе. По-третє, потрібно розібратися в причині та налагодити процеси.
Нещодавно ми отримали таке запитання: “У команді кілька людей постійно зриває дедлайни. Просто так розлучитися з ними я не можу: це ключові співробітники і загалом вони працюють добре. Але й миритися з таким підходом більше немає сил. Як виправити ситуацію?”
Ідеальних співробітників не буває. Помилки можливі у всіх, особливо на початку кар’єри, – це нормально. Не встигати до дедлайну теж нормально. Ненормально, якщо це стає для співробітника звичною справою.
Розповім, що робити, якщо зриви дедлайнів стали траплятися занадто часто. Здебільшого поради будуть корисні керівникам, але й рядові співробітники теж знайдуть що з них почерпнути.
Що робити при зриві дедлайнів
Якщо в процесах щось іде не так, насамперед потрібно розбиратися в контексті проблеми. Співробітник зробив, але не те, – чому, що на це вплинуло? Співробітник зробив, але пізніше, – чому, що на це вплинуло? Співробітник взагалі не зробив – чому? І так далі.
Я думаю, коли зриваються дедлайни, винні рівною мірою всі учасники процесу – і співробітник, і керівник. Але розбиратися з проблемою потрібно керівнику.
Звичайно, співробітник теж може в цьому допомогти – наприклад, вчасно попередити, що не встигає, чесно розповісти про причину. Якщо він приховує проблему, боїться або просто зникає – питання, скоріше, до керівника: чому в його команді такий співробітник, чому він так поводиться, чому не довіряє?
Ось що керівнику варто уточнити, якщо співробітник зірвав терміни:
- Дедлайн завдання відповідав його складності? А навантаження співробітника?
- Чи була у співробітника вся необхідна інформація, матеріали та засоби для виконання завдання? Якщо ні, то чому?
- Що саме завадило співробітнику зробити роботу вчасно? Можливо, з ним щось трапилося? Можливо, йому хтось завадив або, навпаки, не допоміг?
Після розбору польотів варто подумати, як у майбутньому не допустити цього, – наприклад, виправити щось у процесах або давати співробітнику інші завдання.
Якщо співробітник часто не встигає в терміни і не виправляє ситуацію – це сигнал переглянути його роль у команді.
Як допомогти співробітникам
Від зриву дедлайнів ніхто не застрахований. Ось що я рекомендую зробити, щоб мінімізувати ці ризики у своїй команді.
Зробіть процеси прозорими
На своєму досвіді я зрозумів, що менше проблем із дедлайнами виникає там, де процеси прозорі. Коли на кожному етапі робіт виконавець, його керівник і замовник у курсі того, що відбувається із завданням. Усі вони можуть у будь-який момент перевірити його поточний стан і зрозуміти, що вже зроблено, а що належить зробити.
У такому разі за необхідності можна оперативно допомогти співробітнику, щоб він встиг у строк, – наприклад, дати додаткову інформацію про завдання або трохи зрушити дедлайн.
Допомагають у цьому онлайн-дошки і таск-трекери. Крім того, ідеально, якщо у команди є внутрішні інструкції та описи різних кейсів – наприклад, у вигляді бази знань. За допомогою неї можна швидко знайти рішення типових проблем і заощадити час.
Обговорюйте ритм роботи
Ще на етапі найму здобувачеві потрібно пояснити, в якому темпі працює команда і якої швидкості чекатимуть від нього. Людина зможе визначити, підійде їй такий ритм чи ні.
Наприклад, у командах сервісів підтримки дедлайни горять постійно – фахівцям потрібно вміти реагувати швидко і без втрати якості. Такий формат підходить не всім, і це нормально.
Погоджуйте терміни
Розподіляти завдання співробітники можуть самостійно; також за них це може робити керівник. У будь-якому разі затверджувати кількість завдань на певний термін краще спільно – тобто не встановлювати співробітнику жорсткий дедлайн, очікуючи, що він беззастережно виконає все вчасно, а враховувати його реальні можливості.
Так, керівник може спиратися на свій досвід і прикидати, скільки справ подужає один співробітник, а скільки – інший. Але в будь-якому разі потрібно затверджувати терміни разом зі співробітником: “Пропоную тобі 10 завдань на цей місяць – подивися подробиці, встигнеш? Можемо обговорити, якщо будуть питання”.
Спілкуйтеся зі співробітниками
Щоб грамотно розподіляти завдання, важливо добре розуміти особливості своїх співробітників. Досвідчений керівник знає, хто добре вкладається в стислі терміни, а кому комфортніше працювати в більш спокійному темпі. Дізнаватися думку співробітників про дедлайни, навантаження, їхній ментальний стан і цілі можна на зустрічах один на один.
Висновок
Щоб уникати зривів дедлайнів, треба вчасно обговорювати проблеми і шукати рішення разом.
Використовуйте чітке планування і контроль завдань, а якщо проблеми повторюються – аналізуйте причини і коригуйте процеси. Так команда працюватиме злагоджено і без зайвих стресів.
