Витрати

Чи замислювалися ви, куди зникають гроші, хоча, здається, витрат майже не було? Або, можливо, ви намагаєтесь зменшити витрати, але не бачите результату?

Витрати – це сукупність ресурсів, які суб’єкт господарювання або особа витрачає для досягнення певної мети, зокрема для виробництва товарів, надання послуг чи задоволення власних потреб.

У цій статті ми пояснимо, які бувають витрати, як їх правильно обліковувати та оптимізувати. Постійні, змінні, явні, неявні, релевантні… Якщо ви теж плутаєтеся, читайте статтю.

Витрати: що це і навіщо рахувати

Витрати – все, що бізнес витрачає при створенні товарів або послуг. До витрат можна віднести, наприклад, витрати на купівлю матеріалів, на їхнє зберігання, на виробництво продукції, а також на продаж і доставку товарів. Якщо простими словами, витрати – всі витрати бізнесу.

Будь-який бізнес створюють для того, щоб заробити – бажано побільше. Прибуток – це підсумковий заробіток компанії після покриття всіх витрат. Тому від розміру витрат залежить розмір прибутку. Це основна причина, через яку підприємцю важливо контролювати витрати свого бізнесу.

Ось ще три завдання, для вирішення яких потрібно відстежувати витрати.

Встановлювати відповідну ціну товару. Це дасть змогу не йти в мінус через високу вартість виробництва, нераціональні витрати на рекламу та інші витрати. Якщо ціна товару занадто низька, розмір витрат може не відбитися. Якщо, навпаки, ціна буде занадто високою, товар можуть не купувати зовсім.

Будувати плани розвитку бізнесу. Компанія може відмовлятися від збиткових рішень і збільшувати витрати на прибуткові.

Припустимо, власник автомайстерні з’ясував, що ремонт автомобілів однієї марки приносить більше грошей, ніж автомобілів іншої марки. При цьому на роботу з другими, як правило, йде більше часу: вони довше займають майстерню і не дають власникам перших в’їхати. У підсумку підприємець робить майстерню вузькопрофільною: займається тільки ремонтом машин однієї марки – тієї, що приносить більше грошей.

Знижувати розмір податків. Наприклад, на спрощеній системі оподаткування (3-я група, «доходи мінус витрати») база оподаткування залежить від суми підтверджених витрат. Чим більше таких витрат, тим менше єдиного податку підприємець сплачує.

Види витрат

Видів витрат багато. Їх поділяють за категоріями, щоб аналізувати різні аспекти бізнесу. Розповімо про найпоширеніші види витрат.

• Постійні та змінні
• Явні та неявні
• Прямі та непрямі
• Виробничі та невиробничі
• Релевантні та нерелевантні
• Контрольовані та неконтрольовані
• Поворотні та безповоротні

Постійні та змінні витрати

Постійні витрати – це витрати, які бізнес несе регулярно, незалежно від обсягу виробництва і продажів. До них відносять, наприклад, витрати:

• на оренду приміщення або техніки;
• амортизацію – тобто на обслуговування та оновлення техніки;
• комунальні послуги без урахування лічильників – наприклад, на вивезення сміття;
• зарплату адміністративно-управлінського персоналу;
• банківське обслуговування і відсотки за кредитами;
• послуги залучених фахівців – наприклад, бухгалтера або юриста.

Незважаючи на назву, постійні витрати все ж можуть змінюватися залежно від темпів зростання компанії.

Наприклад, якщо бізнес переживає період спаду, підприємець може переїхати до меншого приміщення і витрачати менше на оренду та комунальні послуги. Або, навпаки: справи йдуть у гору, і власник бізнесу вирішує купити нове обладнання, яке теж доведеться обслуговувати й оновлювати.

Змінні витрати – це витрати, які залежать від обсягу виробництва і продажів. Наприклад, до таких витрат відносять витрати:

• на матеріали, сировину та упаковку – тобто на все, що необхідно для виробництва товарів і послуг;
• перевезення і доставку готової продукції;
• комунальні послуги з урахуванням лічильників – наприклад, на водопостачання та електроенергію;
• оплату послуг підрядників на аутсорсингу;
• зарплату співробітників, які працюють відрядно.

Як правило, чим більше компанія виробляє продукції, тим більше змінних витрат.

Явні та неявні витрати

Явні витрати – це витрати, які зафіксовані у фінансовій звітності бізнесу. Цей вид витрат ще називають бухгалтерським, тому що такі витрати відображаються на бухгалтерських рахунках.

До явних витрат відносять, наприклад, витрати:

• на зарплату співробітників;
• купівлю матеріалів і техніки для виробництва продукції;
• перевезення і доставку продукції;
• комунальні послуги.

Неявні витрати – витрати, які ніде не зафіксовані. До них належать, наприклад, втрати виробництва або витрати, яких зазнали через управлінські помилки.

Припустимо, у підприємця є два приміщення: одне використовується під офіс, а друге простоює. У другому випадку підприємець втрачає можливість заробити – можна було б здавати вільне приміщення в оренду й отримувати додатковий дохід. Ці «втрачені» гроші можна віднести до категорії неявних витрат.

Прямі та непрямі витрати

Прямі витрати – це витрати, які безпосередньо пов’язані з виробництвом; від них залежить собівартість товарів і послуг.

Наприклад, до прямих витрат можна віднести витрати:

• на матеріали для виробництва продукції;
• зарплату співробітників, які задіяні у виробництві;
• обслуговування і ремонт обладнання;
• комунальні послуги.

Непрямі витрати – витрати на підтримку бізнесу. До них відносять, наприклад, витрати:

• на оренду приміщення або обладнання;
• банківське обслуговування;
• послуги бухгалтера та юриста;
• зарплати адміністративно-управлінського персоналу;
• витрати на маркетинг, піар.

Прямі витрати залежать від обсягу та характеристик продукції: що більше бізнес виробляє, то більші прямі витрати. А ось непрямі витрати можуть залишитися колишніми, навіть якщо бізнес вирішить змінити вид продукції, що випускається.

Виробничі та невиробничі витрати

Виробничі витрати – це витрати, від яких залежить процес виробництва. До них відносять, наприклад, витрати:

• на сировину і матеріали для виробництва продукції;
• комунальні платежі;
• зарплату співробітників виробництва;
• купівлю та амортизацію обладнання.

Невиробничі витрати не пов’язані з виробництвом продукції безпосередньо. Наприклад, до них відносять витрати:

• на оренду;
• зарплату адміністративно-управлінського персоналу;
• маркетинг і піар;
• навчання співробітників.

Поділ витрат на виробничі та невиробничі показує, які витрати пов’язані з випуском продукції, а які потрібні для підтримки бізнесу.

Релевантні та нерелевантні витрати

Релевантні витрати – це витрати, які залежать від управлінських рішень. Наприклад, якщо підприємець вирішить випускати нову продукцію, до релевантних витрат можна буде віднести витрати на закупівлю додаткового обладнання та сировини.

Є чотири види релевантних витрат:

• майбутні – витрати, які виникнуть після ухвалення рішення;
• усувні – витрати, яких можна уникнути, якщо не ухвалювати рішення, наприклад не випускати нову продукцію;
• фіксовані – витрати, які неминуче з’являться після того, як рішення буде реалізовано;
• альтернативні – прибуток, який компанія могла б отримати, якби прийняла інше рішення.

Нерелевантні витрати – витрати, які виникають незалежно від ухвалених рішень. Такі витрати можуть бути безповоротними та обов’язковими.

Безповоротні – витрати з минулого, які не принесли прибутку в сьогоденні. Наприклад, витрати на невдалу рекламну кампанію або на дослідження ринку, яке не дало корисних результатів.

Обов’язкові – витрати, яких неможливо уникнути. Наприклад, на податки, платежі за кредитами, оренду, зарплату.

Контрольовані та неконтрольовані витрати

Контрольовані витрати – це витрати, на які власник бізнесу може вплинути: скоротити їх або збільшити.

До контрольованих витрат відносять витрати:

• на сировину і матеріали;
• зарплату співробітників;
• оренду;
• комунальні платежі;
• маркетинг і піар.

Неконтрольовані витрати – це витрати, на які власник вплинути не може. Вони залишаються незмінними незалежно від управлінських рішень і обсягів виробництва.

До неконтрольованих витрат відносять, наприклад, витрати на платежі за кредитами і штрафи. Ще до таких витрат можна віднести зміни в цінах на матеріали та сировину, які залежать від зовнішніх чинників – наприклад, від інфляції або курсу валют.

Поворотні та безповоротні витрати

Поворотні витрати – це витрати, які в майбутньому можна повернути або компенсувати. Наприклад, підприємець інвестує гроші в розвиток бізнесу і в майбутньому окупає ці вкладення завдяки зростанню прибутку.

Так, до зворотних витрат можна віднести витрати:

• на навчання персоналу;
• маркетинг і піар;
• купівлю нового обладнання;
• оренду нового приміщення;
• наймання висококваліфікованих співробітників.

Не всі поворотні витрати повернуться у вигляді зростання прибутку, але все ж під час їхнього розрахунку власник може приблизно уявляти, які з цих витрат можуть бути компенсовані.

Безповоротні витрати – це витрати, які не можна компенсувати. До них можна віднести, наприклад, витрати на кредити, податки або на купівлю меблів для кімнати персоналу.

Як скоротити витрати

Будь-які витрати можна скоротити. Ось п’ять варіантів того, як це можна зробити.

Оптимізувати виробничі процеси. Проаналізуйте всі етапи виробництва і виявите слабкі ділянки, на яких можна скоротити витрати без втрати якості. Наприклад, можна автоматизувати рутинні завдання або поліпшити логістику.

Переглянути роботу з постачальниками. Регулярно аналізуйте умови співпраці з постачальниками та шукайте вигідніші пропозиції. Порівнюйте ціни, умови доставки та якість товарів або послуг, щоб вибрати найкращий варіант.

Скоротити витрати на персонал. Передайте на аутсорсинг завдання, які не є основними для вашого бізнесу, – наприклад, бухгалтерію та кадровий облік. Це дасть змогу знизити витрати на зарплату і страхові внески.

Навчити співробітників. Інвестуйте в навчання і розвиток співробітників, щоб підвищити їхню кваліфікацію та ефективність роботи. Це допоможе скоротити кількість помилок і підвищити продуктивність.

Змінити асортимент. Порівняйте, скільки коштує виробництво ваших товарів або послуг і скільки компанія на цьому заробляє. Можливо, вийде впровадити нову продукцію, яка користується попитом на ринку і при цьому дешевша у виробництві.

Пам’ятайте, що скорочення витрат не повинно негативно позначатися на якості продукції. Головна мета – знайти баланс між зниженням витрат і збереженням конкурентоспроможності бізнесу.

Головне про витрати в 4 пунктах

• Витрати – гроші, які бізнес витрачає на виробництво товарів і послуг. Наприклад, на купівлю сировини, оренду приміщення або обладнання, зарплату співробітникам.
• Розмір витрат впливає на підсумковий прибуток, тому підприємцю важливо контролювати витрати і за можливості скорочувати їх.
• Витрати поділяють за категоріями, щоб аналізувати різні аспекти роботи бізнесу. Наприклад, виокремлюють постійні та змінні витрати, явні та неявні, прямі та непрямі, виробничі та невиробничі, релевантні та нерелевантні, контрольовані та неконтрольовані, зворотні та безповоротні.
• Бізнесу потрібно прагнути скорочувати свої витрати, але не на шкоду якості продукту. Можна, наприклад, оптимізувати виробничі процеси, змінити асортимент, скоротити витрати на персонал або навчити співробітників.

Висновок

Системний облік витрат допомагає виявити неефективні ділянки бюджету та оптимізувати фінансові потоки.

Це знижує ризики, підвищує прибутковість і забезпечує стабільність у довгостроковій перспективі. Для бізнесу це означає конкурентну перевагу, для особистого бюджету – спокій і передбачуваність.