Що таке аутсорсинг

Вам доводилося стикатися з нестачею часу або фахівців для виконання певних завдань у компанії? Аутсорсинг допомагає передати ці роботи іншим, щоб зосередитись на головному.

Аутсорсинг – це передача частини бізнес-процесів або задач зовнішнім виконавцям замість виконання їх власними силами.

У цій статті розповімо, як працює аутсорсинг, коли варто його застосовувати і які вигоди це приносить.

Що таке аутсорс

Аутсорс – це передача стороннім компаніям непрофільних функцій організації. Наприклад, підприємству не завжди вигідно мати в штаті прибиральницю або утримувати власну службу безпеки. У таких випадках вони залучають аутсорс-компанії й у такий спосіб закривають потребу фірми в конкретних фахівцях, водночас заощаджуючи на доборі та навчанні персоналу.

Аутсорсинг, outer source using, у перекладі з англійської означає «залучення зовнішніх джерел». Періодом виникнення сучасного аусторсу в Америці можна вважати 1930-ті роки. Саме тоді активно боролися за місце під сонцем два провідні концерни – Ford Motor Company і General Motors.

Коли General Motors перебувала на межі економічного краху, керувати компанією став Альфред Слоун. Він і винайшов систему аутсорсингу – передав спеціалізованим фірмам управлінський апарат і всі вузькопрофільні виробництва.

Саме в такий спосіб він зміг домогтися того, що його підприємство не тільки наздогнало, а й перегнало конкурента. Трохи пізніше у Форд теж прийшли до моделі бізнесу на аутсорсі, проте лідерство було вже неможливо повернути.

Принцип роботи аутсорсу

Віддати на аутсорс можна будь-які бізнес-процеси та функції:

• рекламу;
• інтернет-технології;
• маркетинг;
• HR;
• підтримку клієнтів;
• забезпечення безпеки;
• забезпечення харчування;
• клінінг;
• бухгалтерію.

Головне, щоб аутсорс-співробітники виконували свої завдання на професійному рівні.

Зверніть увагу! Делегувати стороннім фахівцям основоположні елементи діяльності підприємства вкрай не рекомендується. Наприклад, якщо фірма займається продажем живих квітів, то найняти аутсорс-персонал для доставки букетів – цілком здорова ідея. Однак якщо підрядник стане розробляти і робити замість вас квіткові композиції, то ваш бізнес просто втратить свою сутність.

Процес залучення сторонніх організацій варто починати з вибору оптимального підрядника. Так, якщо є необхідність у бухгалтерських послугах, варто покладатися на рейтинг RAEX.

Наступний етап характеризуватиметься вивченням портфоліо потенційних виконавців (відгуки клієнтів, пропоновані форми співпраці, прайси тощо).

Перш ніж підписати контракт, рекомендується особисто відвідати офіс аутсорс-організації. Це допоможе дати оцінку умовам роботи її співробітників. Ба більше, перед укладенням угоди варто детально розглянути відповідальність сторін за порушення договору, а також їхні права та обов’язки.

Якщо ви вирішили найняти компанію на аутсорсинг, вам не доведеться нараховувати зарплату її співробітникам – ви просто регулярно сплачуєте плату за послуги, що надаються вам за договором. А для контролю якості послуг, що надаються на аутсорсі, можна залучити штатних менеджерів.

Переваги та недоліки аутсорсу

Перехід на аутсорсингову форму роботи має бути продуманим і зваженим. Для цього має бути проведено ретельний аналіз усіх витрат і доходів, а також усіх за і проти. Пропонуємо вивчити основні переваги та недоліки роботи на аутсорсі:

Щодо вартості, за підсумками аналізу порталів аутсорсингових компаній з першої 10-ки у видачі пошукових систем вона варіюється від 1500 гривень найпростіші і до 100000+ за серйозні роботи. З цього можна зробити висновок, що метод аутсорсингу доступний широкому колу споживачів і навіть індивідуальним підприємцям.

Види аутсорсингу

Залучення сторонніх організацій для здійснення якихось робіт ділиться на групи за сферами діяльності.

Аутсорсинг виробництва

Цей різновид аутсорсингу підходить великим підприємствам, що вирізняються значним циклом виробництва, в якому нерентабельно організовувати деякі етапи на власних потужностях. Наприклад, виробництво космічної, авіаційної, автомобільної техніки – це надскладні процеси, певні частини яких перенаправляються підрядним фірмам.

Таким чином, Ford до 65 % комплектуючих замовляє у підрядників, а щодо послуг, то в цьому плані вони майже всі передані на аутсорсинг. Або, наприклад, Ikea, яка не має виробництва, але співпрацює з понад 2500 партнерів, які виготовляють продукцію для неї на договірній основі. Від замовника тут вимагається тільки розробити дизайнерські рішення та організувати структуру продажів.

Аутсорсинг бухгалтерії

До цих послуг здебільшого вдаються невеликі компанії, які не ведуть розгалужену бухгалтерію.

Переведення функцій бухгалтерії на аутсорс дає можливість заощадити на штатних працівниках, а також уникнути витрат на купівлю та модернізацію спеціалізованого ПЗ. І це при тому, що навіть найпростіший модуль 1С:Бухгалтерії коштує не менше, ніж 2500 гривень на рік, а повномасштабний – не менше 25000 гривень.

Існує кілька різновидів бухгалтерського аутсорсингу:

• виключно бухгалтерська звітність (фахівець зі сторони займається підготовкою квартальної та (або) річної звітності та передає її до Державної податкової служби);
• тільки бухоблік (при цьому оформленням первинної документації займається штатний співробітник);
• повнофункціональне обслуговування (підготовка первинних бухгалтерських документів компанії, облік, звітність).

Аутсорсинг ІТ

Роздобути кваліфікованого програміста в штат – те ще завдання, що коштує досить великих грошей. При цьому забезпечити 100 % завантаження такого фахівця теж не завжди виходить. Найкраще рішення в цій ситуації – ІТ-аутсорсинг.

ІТ-аутсорс буває 2 типів:

• Обслуговування техніки (підтримання оптимального функціонування серверів, комп’ютерних мереж, заправка картриджів тощо). Професійні IT-фахівці називають такі послуги Service Desk.
• Розробка і впровадження ПЗ, а також мережевої інфраструктури.

ІТ-аутсорсинг допомагає розв’язати завдання підбору кваліфікованих працівників, заощадити на придбанні спеціалізованого обладнання, а також на оновленні програмного забезпечення.

Юридичний аутсорсинг

Знайти відмінного штатного універсального юриста – непросте завдання, але ще складнішим питанням може стати оплата його праці (причому більшу частину робочого часу його професійні здібності залучатися не будуть).

Вихід – підключення стороннього виконавця. Ви укладаєте договір з фірмою-підрядником і отримуєте висококласні юридичні послуги, за які платитимете виключно за фактом надання…

Аутсорсинг юридичних послуг застосовується при:

• оформленні та веденні внутрішньої документації (кодекси, інструкції, вимоги, накази, положення та інші документи);
• підготовки позовів, участі в судових засіданнях;
• необхідності послуг корпоративного юриста (оптимізація оподаткування, юридичний супровід транзакцій між фірмою і дочірніми підприємствами, робота з цінними паперами).

Мінусом цього виду співпраці є вразливість конфіденційного спілкування. Вирішити проблему з витоком даних у великих корпораціях можна за допомогою переходу на подвійну структуру юридичного напряму. Це коли в штаті є фахівець для роботи тільки з конфіденційними даними, а всі поточні завдання лягають на плечі підрядника.

Аутсорсинг-персонал

Такий аутсорс ще називають аутстаффом (короткочасним співробітництвом). Цю схему застосовують для зменшення витрат на підбір і оформлення працівників, особливо якщо їх залучають на тимчасові або разові роботи. Формально співробітник буде значитися в аутсорсинговій компанії, а за фактом – перебувати в розпорядженні замовника і виконувати його доручення.

Аутсорс і аутстафф – формат, до якого із задоволенням вдаються, наприклад, великі мережі супермаркетів, де викладенням товарів займаються сторонні працівники, проте відповідно до стандартів замовника.

Аусторсинг персоналу – ідеальне рішення для заміни тимчасово відсутнього фахівця (людина перебуває у відрядженні, звільнилася, перебуває на тривалому лікуванні тощо).

Недолік такої форми співпраці полягає в необхідності ретельно підбирати агентство з аутсорсингу. Оскільки якщо залучені ним фахівці виявляться низькокваліфікованими, це може дуже негативно позначитися на бізнесі загалом.

Аутсорсинг логістичних функцій

Делегувати завдання вантажоперевезень сторонній фірмі вигідно, якщо немає фінансового обґрунтування в наборі та підготовці штатного персоналу, закупівлі та обслуговуванні спецтехніки, розробці логістичних схем.

Оператори, які беруть на обслуговування логістичні функції інших організацій, мають у своєму розпорядженні:

• повноцінні складські комплекси;
• транспортно-експедиційні парки;
• брокерські відділи митного оформлення вантажів;
• підрозділи доставки.

Є 5 категорій залученості підрядників у процеси логістики замовника:

1. 1PL – це коли замовник зовсім не вдається до аутсорсингу, а всі логістичні процеси виконуються силами власних структур.
2. 2PL – аутсорсинг складської логістики та вантажних перевезень.
3. 3PL – тут до стандартних операцій додаються послуги з обробки, перевезення, складування вантажів на площах аутсорсера та інші послуги, що характеризуються високою доданою вартістю.
4. 4PL – коли фірма-аутсорсер бере на себе завдання з управління всім логістичним ланцюжком, зокрема плануванням і контролем, за допомогою традиційних засобів управління.
5. 5PL – управління логістичним ланцюгом за допомогою електронних засобів управління.

Види діяльності, які не є аутсорсингом

Є види діяльності, які часто помилково приймають за аутсорсинг. До таких належать:

Фріланс

Це вид працевлаштування, а зовсім не формат надання послуг. Працівник не оформлений в аутсорсинговій фірмі, він надає спеціалізовані послуги персонально, а іноді й без жодного договору. Це найбільш неформальна схема співпраці, до якої часто вдаються СММ-фахівці, програмісти, веб-дизайнери, копірайтери та інші представники індивідуальних професій.

Ступінь відповідальності сторін у цьому випадку мінімальна. Оскільки довести факт співпраці в цьому випадку практично неможливо, то і притягнути фрілансера до відповідальності теж дуже непросто. Фрілансерів можна вважати аутсорсерами тільки в тому разі, якщо є офіційний договір про надання послуг.

Дропшиппінг

Це схема посередництва, за якої одна сторона реалізує продукцію, яка їй не належить, і отримує відсоток, що забезпечується знижкою від власника товару або, навпаки, націнкою. Ця схема дуже поширена серед інтернет-магазинів, власники яких не мають достатньо коштів на закупівлю товару, а також складів і транспорту для його зберігання та доставки кінцевому споживачеві.

Завдання дропшипера в даному випадку полягає в рекламі виробів, обробці замовлень, прийомі оплати та передачі коштів (за вирахуванням своєї з/п) і адреси доставки основному власнику товару. Власник самостійно запаковує і відправляє продукцію споживачеві. Це, скоріше, звичайний перепродаж, ніж аутсорсинг.

Список послуг, що надаються

У момент укладення контракту варто дуже детально описати провайдеру процеси, так чи інакше пов’язані із завданнями, запланованими до передачі третій особі (сторонньому виконавцю).

Якщо в процесі надання послуг замовник зрозуміє, що йому потрібні, наприклад, додаткові звіти, налаштування облікової системи та інші роботи, які не враховані договором, то всі вони будуть оплачуватися як додаткові послуги.

А якщо всі можливі ризики заздалегідь передбачити і передбачити в контракті, то це дасть змогу гранично чітко планувати витрати на аутсорсинг, навіть якщо в майбутньому доведеться масштабувати бізнес.

Основні прорахунки при оформленні договору аутсорсингу полягають у:

• нечіткому визначенні обсягу виконуваних робіт;
• формальних ТЗ;
• формулюваннях, які допускають двоїсте трактування прав і обов’язків сторін.

Якщо структуру договору складено нашвидкуруч, то не варто очікувати, що підрядник якісно виконуватиме обов’язки за такою угодою. Отже, щоб уникнути ризику втрати контролю над бізнесом під час передання деяких його функцій, потрібно насамперед організувати якісну систему контролю над діями підрядників.

Це можна зробити, наприклад, за допомогою оформлення періодичної звітності. Якщо потрібно, вимагати проведення спільної звірки за виконаними роботами і наданими послугами. Причому ці можливості обов’язково мають бути позначені в договорі аутсорсингу.

Якщо виникне необхідність додавання до вже складеного договору додаткових умов, то зробити це можна буде за допомогою укладення додаткової угоди. Завіряється доп. угода за всіма правилами.

Терміни надання послуг/виконання робіт

Щоб уникнути ймовірних конфліктів з виконавцем, замовник обов’язково повинен узгодити з ним і прописати в договорі чіткі терміни надання тих чи інших послуг. Ба більше, строки мають бути опрацьовані та зафіксовані як для однієї, так і для іншої сторони.

Так у разі виникнення спірних моментів буде легше визначити винуватця ситуації, що склалася, і того, хто має нести за це відповідальність. Наприклад, затримка звітності могла статися зовсім не з вини аутсорсера, а тому що працівники замовника несвоєчасно передали потрібні відомості.

Відповідальність сторін

Різні складні ситуації під час співпраці з аутсорсером часто трапляються, якщо під час підписання договору сторони приділили недостатньо уваги опрацюванню своєї відповідальності.

Наприклад, в угоді не зафіксовано відповідальності підрядника за порушення строків, прописаних у договорі, або не прописано обов’язок замовника надати необхідну інформацію за запитом виконавця. Отже, потрібно завчасно визначити всі межі відповідальності для обох сторін.

Порядок розірвання угоди

Строк дії договору аутсорсингу залежить від завдань замовника і може становити як кілька місяців, так і кілька років. Однак незайвим буде передбачити продовження строку договору після його закінчення. Наприклад, якщо термін дії угоди вже закінчився, але жодна зі сторін не хоче її розривати, договір буде автоматично продовжено на такий самий строк.

Щоб уникнути подібних складнощів, слід заздалегідь узгодити умови розірвання договору: як і коли будуть переадресовані всі дані, включно з інформацією із системи обліку аутсорсера; це відбуватиметься на оплачуваній чи безоплатній основі; чи згоден провайдер за потреби консультувати замовника після закінчення дії (чи після дострокового одностороннього укладення договору) тощо.

Чи варто брати замовлення на аутсорс, і як це зробити

У цій справі важливо вміти тверезо оцінювати власні професійні можливості та особистісну компетенцію (ведення переговорів, комунікація із замовником тощо). Розуміння цих речей допоможе скласти список послуг, що надаються, і розробити комерційну пропозицію для клієнтів.

Далі можна приступати до формування клієнтської бази. Перших клієнтів можна шукати різними способами:

• публікуючи резюме на сайтах із працевлаштування;
• розміщуючи пропозиції про послуги на фрілансерських біржах;
• ведучи блог у соцмережах. Поряд із тим, що блог дає додаткове охоплення потенційних клієнтів, він ще й є гарним стимулом до саморозвитку.

Не менш важливим фактором у питанні пошуку клієнтів є ціноутворення. Важливо усвідомлювати, що вартість ваших послуг не повинна сильно перевищувати середньоринкові показники.

Для моніторингу цін можна виконати огляд зарплат фрілансерів у конкретному регіоні. Також корисно буде скласти прайс-лист, у якому буде вказана ставка за 1 годину роботи, оскільки часто замовникам потрібні погодинні консалтингові послуги.

Після того як ви знайдете першого клієнта, ви можете зіткнутися з деякими складнощами, про які краще знати заздалегідь:

• Нерідко фірми, які шукають працівника на аутсорсинг, самі не знають, чого хочуть від фахівця. Найчастіше такі власники бізнесу не мають спеціальної освіти, не розуміють термінології та не можуть правильно донести свою думку і вимоги виконавцю.
• У сфері фінансового аутсорсингу існує маса складнощів з обліком витрат/доходів за способом нарахування. Наприклад, існує звичайний касовий метод, коли кошти приходять/приходять, а дохід – на папері. Звітність показує, що бізнес прибутковий, а коштів на рахунку немає. Щоб пояснити, чому відсутні гроші на рахунку, необхідно підготувати три головні звіти: про прибутки та витрати, про рух коштів і баланс.

Один фахівець може одночасно вести до чотирьох аутсорс-проєктів. За стабільного хорошого потоку заявок можна вже організовувати власну аутсорсингову фірму з найманими робітниками.

Під час старту роботи не варто поспішно реєструватися як ІП. Виконайте кілька успішних проєктів, заробіть позитивні відгуки, отримайте кілька постійних клієнтів. Тільки так ви зрозумієте, підходить вам такий вид заробітку як аутсорсинг чи ні. Різні держави пропонують різні схеми легалізації своєї діяльності аусторсерам. У нашій країні є режим ІП і самозайнятих.

Висновок

Аутсорсинг допомагає заощадити час і ресурси, передаючи рутинні або спеціалізовані завдання зовнішнім фахівцям. Це дозволяє зосередитися на ключових напрямках і швидше реагувати на зміни.

Серед переваг – зниження витрат, доступ до потрібних компетенцій та можливість гнучко масштабувати бізнес без додаткового найму. Це простий та ефективний спосіб розвитку компанії.