Чи хотіли б ви навчитися швидко створювати та редагувати документи онлайн, не втрачаючи часу на складні налаштування?
Google Docs – це онлайн-сервіс для створення, редагування та збереження текстових документів у хмарі з можливістю одночасної роботи кількох користувачів.
У цій статі розповідаємо про функції «Google Документів» – основні та неочевидні. Показуємо, як ними користуватися.
Переваги Google Docs
- Доступність онлайн: працювати з документом можна з будь-якого пристрою, не встановлюючи програму.
- Спільна робота: ви можете поділитися документом з колегами, знайомими чи співробітниками, просто надіславши посилання.
Має гнучкі налаштування доступу:
- Перегляд – користувачі можуть лише читати документ.
- Коментування – можливість залишати примітки.
- Редагування – повноцінна спільна робота в документі.
«Google Документи» (Google Docs, “Гугл-документи”) – текстовий редактор, розроблений компанією Google. У ньому можна працювати в онлайн-режимі з будь-якого пристрою: створювати документи, редагувати їх, пересилати іншим користувачам і переглядати їхні правки.
«Google Документи» – аналог Microsoft Word. Схожі й інтерфейси цих програм, і принципи їхньої роботи. Однак «Google Документи» зручніші для командної роботи, ніж Word.
Наприклад, у «Google Документах» можна вносити зміни в один робочий файл одночасно з усіма колегами з відділу. А щоб показати документ, його не потрібно завантажувати і пересилати поштою – можна відкрити доступ і відправити посилання на файл у месенджері.
А ще «Google Документи» безкоштовні, на відміну від Word.
Розповідаємо і показуємо, як працюють популярні функції сервісу. Матеріал стане в пригоді і тим, хто тільки знайомиться з «Google Документами», і впевненим користувачам. Стаття буде корисною маркетологам, менеджерам, аналітикам та іншим фахівцям, які складають документи та обмінюються ними.
Початок роботи з Google Docs
Почати роботу в «Google Документах» можна двома способами:
- через головну сторінку «Google Документів»;
- через «Google Диск».
Для того щоб працювати в будь-якому сервісі Google, потрібен Google-акаунт. Під час переходу за посиланнями вище система запропонує увійти в обліковий запис з наявними логіном і паролем або створити нові.
Щоб створити новий документ із головної сторінки сервісу, потрібно натиснути на вікно «Порожній файл» у верхньому лівому кутку або вибрати будь-який шаблон документа – наприклад, «Резюме», «Лист», «Брошура». У першому випадку новий документ буде порожнім, у другому – частково оформленим.
Щоб створити документ через «Google Диск», потрібно клікнути кнопку «Створити» в лівому верхньому кутку і вибрати «Google Документи» – порожній файл або шаблон.
Після того як новий документ створено, його потрібно назвати – так буде простіше шукати його надалі. Для цього потрібно виділити «Новий документ» у лівому верхньому кутку і вписати свою назву.
Окремо зберігати дані в «Google Документах» не потрібно. Сервіс автоматично зберігає в хмарі кожну зміну. Можна просто закрити файл – усі дані залишаться в ньому. Щоб змінити їх надалі, потрібно знову зайти на свій Google-диск або на головну сторінку «Google Документів» і вибрати потрібний документ.
Усі створені документи можна відкрити або видалити теж двома способами – на головній сторінці «Google Документів» або через «Google Диск».
У «Google Диску» можна створювати папки і переміщати документи між ними. Це зручно, коли файлів стає багато і потрібно їх структурувати, щоб не заплутатися.
Щоб видалити документ, потрібно натиснути на три крапки поруч із його назвою і вибрати «Відправити в кошик» або «Видалити».
Відкриття MS Word у Google Docs
У «Google Документах» можна працювати з документами, які створені в Microsoft Word: відкривати їх, редагувати, зберігати тощо.
Для цього потрібно зайти в меню «Файл» і вибрати дію «Відкрити». У вікні, що з’явилося, вибрати пункт «Завантаження» і або перетягнути файл із папки комп’ютера, або натиснути на кнопку «Огляд» і вказати шлях до документа.
Документ відкриється в новій вкладці браузера й автоматично збережеться на «Google Диску» і на головній сторінці «Google Документів».
Робота з текстом у Google Docs
Панель інструментів для роботи з текстом у «Google Документах» схожа на аналогічну панель у MS Word.
За допомогою кнопок на панелі можна:
- скасувати або повторити дію;
- роздрукувати документ;
- перевірити граматику та орфографію;
- копіювати форматування – оформити вибрані ділянки тексту однаково;
- змінити масштаб вікна;
- змінити стиль тексту – наприклад, візуально виділити назву тексту або заголовки різних рівнів;
- вибрати шрифт і його розмір;
- змінити накреслення тексту – напівжирний, курсив або підкреслений;
- змінити колір тексту і колір фону;
- вставити посилання – наприклад, на ділянку тексту цього документа, на інший Google-документ або на будь-яку інтернет-сторінку;
- додати коментар;
- вставити зображення;
- поміняти вирівнювання тексту – по лівому краю, по центру, по правому краю або по ширині сторінки;
- змінити інтервали між абзацами та рядками;
- додати список – маркований, нумерований або контрольний;
- зменшити або збільшити відстань від краю аркуша до тексту;
- очистити форматування – видалити всі візуальні налаштування тексту;
- вибрати спосіб введення – наприклад, якщо немає доступу до фізичної клавіатури, можна вибрати екранну і
- вводити символи з неї;
- обрати режим роботи з документом – переглядати, радити або редагувати. Детальніше про режими говоримо в розділі про налаштування спільного доступу до файлу.
Коли на екрані не вистачає місця для всіх кнопок панелі інструментів, частина з них схована за кнопкою «Розгорнути» – візуально вона має вигляд трьох крапок.
Списки в Google Docs
У «Google Документах» можна створювати контрольні, марковані або нумеровані списки. На малюнку нижче показали, як вони виглядають.
Контрольні списки нагадують списки завдань. Якщо клікнути в квадрат поруч із пунктом списку, у ньому з’явиться галочка, а сам пункт закреслиться.
Вигляд маркованих і нумерованих списків можна змінювати – для цього потрібно клікнути на стрілку вниз правіше від кнопки списку. Наприклад, можна вибрати арабські або римські цифри, крапки, зірочки або галочки.
Нові пункти у списку роблять так само, як нові абзаци, – у кінці рядка останнього пункту натискають клавішу Enter. Якщо після списку потрібно написати текст, не створюючи нового пункту, клавішу Enter натискають двічі.
Рівні списку можна змінювати. Для цього потрібно вибрати пункт, який ви хочете зрушити, і натиснути на кнопку «Збільшити відступ» або «Зменшити відступ» на панелі інструментів.
У нумерованих списках можна скинути лічильник на будь-якому пункті і почати нумерацію заново. Для цього потрібно натиснути правою кнопкою миші на цифру списку і вибрати «Почати нумерацію заново». Тут же можна змінити вигляд списку.
Таблиця в Google Docs
Щоб вставити таблицю в документ, потрібно натиснути на меню, що випадає «Вставка», і вибрати «Таблиця». З’явиться сітка, де можна задати кількість стовпців і рядків таблиці. Спочатку вона обмежена 20 стовпчиками і 20 рядками, але після вставки таблиці в документ можна додати додаткові.
Для того щоб додати додаткові рядки і стовпці, потрібно клікнути правою кнопкою миші по таблиці і в меню, що з’явилося, вибрати потрібну дію. Наприклад, можна додати рядок вище і нижче обраної комірки або стовпець праворуч і ліворуч від обраної комірки.
Через це ж меню можна видалити вибраний рядок, стовпець або таблицю.
Кілька клітинок можна об’єднати в одну. Для цього потрібно вибрати потрібні клітинки, клацнути правою кнопкою миші і в меню, що з’явилося, вибрати «Об’єднати клітинки».
Коли курсор стоїть у таблиці, на панелі інструментів з’являються нові кнопки для налаштування таблиці – найчастіше вони приховані кнопкою «Розгорнути». Наприклад, тут можна вибрати колір фону комірок таблиці, ширину, стиль і колір меж таблиці.
Якщо в цьому ж меню клікнути «Налаштування таблиці», праворуч на екрані з’явиться панель для додаткових налаштувань.
Ще за допомогою «Вставка» – «Таблиця» можна вибрати готові шаблони таблиць. Наприклад, «План випуску проекту» або «Відстеження запуску контенту». Такі таблиці будуть передоформлені під обрані завдання. Далі їх можна редагувати.
Зображення в Google Docs
Щоб вставити зображення, потрібно натиснути «Вставка» – «Зображення». Далі потрібно вибрати, звідки вставляти зображення. Наприклад, можна завантажити його з комп’ютера, додати з «Google Диска», знайти в інтернеті або вставити його URL.
Ще можна скопіювати картинку там, де вона у вас зберігається, і вставити її в документ за допомогою швидких клавіш.
Після завантаження зображення можна змінювати його розміри, обрізати, обертати тощо. Все це робиться за допомогою лівої кнопки миші.
Якщо натиснути на завантажене зображення, на панелі інструментів з’являться додаткові кнопки для його налаштувань. За допомогою них можна, наприклад, змінити колір, товщину та стиль меж зображення.
А якщо натиснути на кнопку «Параметри зображення», праворуч на екрані з’явиться додаткова панель для налаштування параметрів зображень. У ній можна, наприклад, налаштувати обтікання картинки текстом або зробити кольорокорекцію.
Формула в Google Docs
У «Google Документах» можна вставити символи, які використовують для написання формул. Але отримані формули не проводитимуть розрахунки самостійно – як це відбувається, наприклад, в Excel або «Google Таблицях».
Для того щоб написати формулу, потрібно натиснути «Вставка» – «Формула».
У місці, де стояв курсор, з’явиться невелика рамка – формулу потрібно вводити в неї. Символи формули можна вводити з клавіатури або вставляти з додаткової панелі, яка з’явиться праворуч під панеллю інструментів.
У цій панелі можна вибрати літери грецького алфавіту, математичні символи та операції, знаки відношень, стрілки.
Стилі в Google Docs
Стилі – елементи оформлення тексту, налаштовані заздалегідь. Наприклад, розмір символів, їхній шрифт, накреслення та колір.
У «Google Документах» є стилі тексту за замовчуванням – окремо для назви, звичайного тексту і заголовків різного рівня.
Для того щоб змінити стиль введеного тексту, потрібно виділити цей текст, на панелі інструментів натиснути кнопку «Стилі» і вибрати потрібний стиль.
За необхідності можна зберегти свій стиль тексту. Наприклад, зробити так, щоб заголовок першого рівня (Заголовок 1) у всіх нових документах завжди був набраний шрифтом Georgia, кегль 23 пункти.
Для цього потрібно ввести будь-який текст, налаштувати його вручну за цими вимогами – вибрати потрібний шрифт і розмір – і виділити отриманий текст.
Потім на панелі інструментів потрібно клікнути на кнопку «Стилі» і навести курсор на потрібний рівень заголовка – у нашому випадку «Заголовок 1». З’явиться додаткове меню – у ньому потрібно вибрати параметр «Оновити заголовок 1 відповідно до виділеного фрагмента».
Готово – тепер усі заголовки першого рівня в цьому документі створюватимуться із заданими параметрами.
Якщо потрібно, щоб такі налаштування тексту застосовувалися і до інших документів, які ви будете створювати в цьому Google-акаунті, зробіть ось що. Знову натисніть на кнопку «Стилі» на панелі інструментів, виберіть розділ «Налаштування» і у вікні, що з’явилося, натисніть «Зберегти як стилі за замовчуванням».
Зміст у Google Docs
Зміст – список усіх заголовків документа у вигляді гіперпосилань. Зазвичай його вставляють на початку документа. Щоб потрапити в потрібний розділ, читач клацає за відповідним гіперпосиланням.
Щоб додати зміст, потрібно натиснути «Вставка» – «Зміст» і вибрати потрібний вид списку.
Історія змін у Google Docs
«Google Документи» автоматично зберігають усі дії, які виконують користувачі. У будь-який момент можна відкрити перелік попередніх версій документа та подивитися, які користувачі з ним працювали та які зміни вони вносили.
Щоб подивитися історію змін, потрібно натиснути на значок годинника у верхній панелі праворуч.
З’явиться нове вікно. В основній ділянці екрана буде документ, де кольором виділені ділянки тексту, в які користувачі вносили зміни. Кожному користувачеві відповідає свій колір.
В області «Історія версій» показано час змін та імена користувачів, які їх внесли. Щоб повернути стару версію документа, потрібно вибрати її на панелі праворуч і у верхній панелі ліворуч натиснути кнопку «Відновити цю версію».
Спільний доступ у Google Docs
За замовчуванням у файлі «Google Документів» може працювати тільки його власник – той, хто цей файл створив. Щоб інші користувачі теж могли його читати, коментувати чи вносити зміни, потрібно відкрити доступ.
Для цього потрібно натиснути на кнопку «Налаштування доступу» в правій частині верхнього меню.
У вікні, що з’явиться, можна додати людей, набравши їхні email-адреси, або вибрати групи користувачів – наприклад, відкрити доступ усім, у кого є посилання на файл.
Тут же потрібно вибрати рівень доступу:
- Рівень «Читач» дасть змогу лише переглядати документ.
- Рівень «Коментатор» дасть змогу переглядати документ і додавати коментарі.
- Рівень «Редактор» дасть повний доступ до документа: обрані користувачі зможуть переглядати, коментувати та редагувати його.
Коментарі в Google Docs
До тексту в «Google Документах» можна залишати коментарі. Це зручно під час роботи в команді – припустимо, у коментарі можна поставити завдання колезі. Коментарі можна залишати і для себе – наприклад, щоб повернутися до обраної частини документа пізніше.
Для того щоб залишити коментар, потрібно виділити фрагмент тексту і клікнути на кнопку «Коментар» на панелі інструментів. Те саме можна зробити за допомогою команди «Вставка» – «Коментар» або клікнувши по виділеній ділянці тексту правою кнопкою миші.
Усі коментарі відображаються в правій частині екрана. Користувачі, які мають доступ до документа, зможуть відповідати на них або закривати.
Файли із Google Docs
Документ, створений у «Google Документах», можна завантажити та переглядати або редагувати в інших програмах. Наприклад, в Adobe Acrobat Reader, Microsoft Word та інших.
Щоб завантажити створений файл, потрібно натиснути «Файл» – «Завантажити» і в меню, що з’явилося, вибрати потрібний формат.
Документи можна завантажити у форматах DOCX, ODT, RTF, PDF, TXT, HTML або EPUB. Завантажені файли зберігаються в папку завантажень на пристрої.
Швидкі клавіші в Google Docs
Швидкі клавіші – комбінації клавіш, під час натискання яких у програмі виконуються будь-які дії. За кожну дію відповідає своя комбінація клавіш. Їх використання прискорює роботу з документом.
Ось комбінації клавіш для системи Windows, які прискорять роботу в «Google Документах». Щоб ці комбінації працювали на macOS, потрібно Ctrl замінити на ⌘, а Alt – на Option:
Форматування тексту
- Ctrl + B – жирний шрифт
- Ctrl + I – курсив
- Ctrl + U – підкреслений текст
- Ctrl + Shift + X – перекреслений текст
- Ctrl + . – верхній індекс
- Ctrl + , – нижній індекс
- Ctrl + Shift + > – збільшити розмір шрифту
- Ctrl + Shift + < – зменшити розмір шрифту
Робота з документом
- Ctrl + Z – скасувати дію
- Ctrl + Y – повторити дію
- Ctrl + C – копіювати
- Ctrl + V – вставити
- Ctrl + X – вирізати
- Ctrl + A – виділити весь текст
- Ctrl + F – пошук
- Ctrl + H – знайти і замінити
- Ctrl + K – вставити/редагувати посилання
Структура документа
- Ctrl + Alt + 1 – заголовок 1 рівня
- Ctrl + Alt + 2 – заголовок 2 рівня
- Ctrl + Alt + 3 – заголовок 3 рівня
- Ctrl + Alt + 0 – звичайний текст
Формат списків
- Ctrl + Shift + 7 – нумерований список
- Ctrl + Shift + 8 – маркований список
- Tab – збільшити відступ
- Shift + Tab – зменшити відступ
Збереження та доступ
- Ctrl + S – (не обов’язкове, зберігається автоматично)
- Ctrl + P – друк
- Ctrl + Alt + M – додати коментар
- Ctrl + Alt + Shift + A – відкрити коментарі
Інші корисні комбінації
- Ctrl + / – показати всі доступні комбінації
- **Alt + / (або Alt + Shift + ?) ** – пошук меню або функцій
- Ctrl + Alt + Shift + I – перегляд статистики документа
- Ctrl + Alt + Shift + H – перегляд історії версій
Увага! Для Mac-користувачів замість Ctrl використовуйте Command (⌘).
Повний перелік гарячих клавіш для своєї операційної системи можна подивитися в довідці Google Docs: меню «Довідка» – «Швидкі клавіші».
Висновок
Google Docs – потужний і зручний інструмент для роботи з документами, який має безліч корисних функцій, зокрема спільну роботу, доступність через інтернет, автоматичне збереження та можливість роботи з файлами Microsoft Word. Платформа є безкоштовною і дозволяє ефективно організовувати командну роботу над документами, забезпечуючи різноманітні режими доступу для користувачів.
Завдяки великій кількості інструментів для редагування, форматування та коментування тексту, Google Docs стає незамінним помічником для людей, які працюють з текстовими файлами на регулярній основі. Інтерфейс програми схожий на MS Word, але надає додаткові переваги у вигляді більшої зручності для колективної роботи та інтеграції з іншими сервісами Google.
