Чи бувало у вас таке – що ви приходили на роболту та не знали що робити? Ваші обов’язки на роботі – це і є ваша посадова інстуркція. У цій статті ми пояснимо, як правильно створити посадову інструкцію і чому це важливо для злагодженої роботи команди. Ви знайдете корисні поради, які допоможуть уникнути непорозумінь і зробити робочі процеси прозорими.
Посадова інструкція – це документ, що визначає основні обов’язки, права та відповідальність працівника на певній посаді.
Що таке посадова інструкція?
Обов’язки та права працівника можна прописати в трудовому договорі. Але якщо їх багато, краще скласти окремий документ – посадову інструкцію. Вона убезпечить роботодавця в разі трудових спорів і допоможе краще контролювати робочий процес.
Посадова інструкція (ПІ) – це внутрішній документ, у якому роботодавець визначає підпорядкованість, вимоги до кваліфікації, права та обов’язки співробітника, зону його відповідальності та порядок винагороди.
Чи обов’язкова посадова інструкція?
Ні, це не обов’язковий документ. Кожен роботодавець сам вирішує, чи складати посадову інструкцію і в якій формі це зробити. Для компаній, у яких не використовують ПІ, жодних санкцій не передбачено.
Але якщо роботодавець хоче чітко регламентувати роботу співробітників і захистити як свої, так і їхні права, інструкцію краще скласти. Документ допоможе об’єктивно оцінювати результат роботи співробітника, а також вирішувати суперечки між роботодавцем і підлеглим, якщо вони виникнуть.
Крім того, наявність посадової інструкції дає змогу вмотивовано відмовити кандидату в прийнятті на роботу. Це можливо, якщо в нього немає необхідного досвіду, навичок та освіти, які потрібні на посаді.
Найчастіше ПІ складають великі компанії та державні установи, щоб регламентувати обов’язки великої кількості співробітників. Крім того, документ буде корисний середньому і малому бізнесу.
Хто складає посадову інструкцію?
Це може бути генеральний директор, керівник одного з відділів або юрист.
Найкраще, щоб розділ з обов’язками склав той, хто добре розуміє специфіку роботи фахівця. Як правило, це його безпосередній керівник. Усі інші розділи в ідеалі складає юрист спільно з працівником відділу персоналу, щоб унеможливити можливі помилки та порушення законодавства.
Види посадових інструкцій
Посадові інструкції можна умовно розділити на два види: індивідуальні та типові. Пояснимо, у чому різниця між ними.
Типову посадову інструкцію можна скласти для всіх співробітників, які працюють на однаковій посаді, мають однакові компетенції та виконують схожі завдання.
Наприклад, якщо в супермаркеті позмінно працює 40 продавців-консультантів, для них діятиме єдина ПІ, оскільки коло обов’язків у них однакове.
Якщо в компанії є грейди, наприклад молодший і провідний спеціаліст, то для кожного з них необхідно скласти свою ПІ. Це дасть змогу позначити різницю в компетенціях, колі обов’язків і рівні зарплати співробітників.
Індивідуальну посадову інструкцію складають під конкретного співробітника з урахуванням його обов’язків, досвіду та навичок.
Наприклад, індивідуальну ПІ можна написати для фахівця в дуже вузькій галузі або для топ-менеджера. У таких співробітників специфічне коло обов’язків, а інших людей, які обіймають цю саму посаду, у компанії немає.
Індивідуальні ПІ використовують рідко, оскільки їх складно застосувати до інших співробітників: ті можуть не відповідати описаним у документі критеріям.
Що зазначати в посадовій інструкції
Єдиного стандарту посадових інструкцій не існує, але є приблизний перелік пунктів, які прописують практично завжди. Ось що найчастіше включають до документа.
Загальні положення
Це вступна частина інструкції, у якій зазначають назву посади співробітника і його місце в ієрархії компанії. У ПІ можна прописати, кому співробітник підпорядковується і чи є хтось у підпорядкуванні в нього самого. Тут же компанія може вказати вимоги до працівника – наявність вищої освіти за фахом, необхідний стаж роботи та інші компетенції.
Наприклад, у вимогах до посади керівника відділу бухгалтерії можна вказати обов’язкову наявність диплома за спеціальністю «Бухгалтерський облік» і досвід на аналогічній посаді не менше двох років. У підпорядкуванні в головного бухгалтера будуть молодші співробітники, а він сам звітуватиме перед генеральним директором компанії.
Обов’язки та трудова функція
У цьому пункті вказують усі посадові обов’язки працівника. Чим докладніше вони будуть розписані, тим менше буде ймовірність різночитань, а також можливих суперечок між співробітником і роботодавцем.
Наприклад, у ПІ головного бухгалтера потрібно вказати, що він заповнює і надсилає до ФПС усю податкову звітність компанії, виставляє рахунки контрагентам, а також завідує нарахуванням зарплат, відпускних і лікарняних.
Також до обов’язків належить виконання вимог локальних нормативних актів і дотримання дисципліни: режиму робочого часу, корпоративної етики тощо.
Як керівник, головний бухгалтер має право передавати частину своїх завдань молодшим співробітникам, але зобов’язаний контролювати результати. Якщо підлеглі не надішлють звітність до ФПС вчасно, відповідальність понесе саме головний бухгалтер.
Ще в посадовій інструкції можна вказати можливість доручення співробітнику інших завдань, які входять до його трудової функції. Наприклад, бухгалтер може зробити кошторис для проєкту або провести закупівлі для компанії.
А ось попросити бухгалтера прибратися в офісі або написати код для сайту не можна – ці дії в його трудову функцію не входять.
Права співробітника
До них належить, наприклад, право на доступ до інформації, яка потрібна для виконання роботи, або на користування спецтехнікою на виробництві.
Так, головний бухгалтер має право на доступ до робочих програм, наприклад «1С», на доступ до внутрішньої документації та рахунків для проведення всіх фінансових операцій компанії.
Загальні права, як відпустка чи лікарняний, у посадовій інструкції вказувати не потрібно – вони вже прописані в законі і трудовому договорі.
Відповідальність
Роботодавець може включити до ПІ перелік дій, за які співробітнику загрожуватиме відповідальність відповідно до трудового законодавства і правил внутрішнього розпорядку компанії.
До таких порушень можуть віднести розголошення особистих даних співробітників або комерційної таємниці, недотримання субординації, затримку в подачі звітів, некоректне ставлення до колег і клієнтів.
Наприклад, якщо головний бухгалтер не сформує вчасно зарплатні відомості, зробить помилку в податковій звітності або нагрубить співробітникам, його можуть притягнути до дисциплінарної відповідальності.
Затвердження ПІ
Посадову інструкцію можна скласти як окремий локальний нормативний акт, так і як додаток до трудового договору співробітника.
Зазвичай загальну форму посадової інструкції затверджує керівник організації або інший уповноважений співробітник, який відповідає за персонал у компанії, на якого керівник виписав довіреність.
Це може бути, наприклад, заступник директора або керівник відділу персоналу. Посадову інструкцію для самого керівника компанії за необхідності затверджують колективно керівні органи компанії згідно з її статутом. У ТОВ це буде рада директорів, в АТ – збори акціонерів.
Важливо, щоб процедура затвердження документів відповідала процедурі, зазначеній у статуті компанії. Інакше документи не матимуть юридичної сили.
Ознайомлення співробітника
Порядок ознайомлення залежить від способу затвердження ПІ. Якщо посадову інструкцію оформляють як додаток до трудового договору, примірник інструкції під час наймання на роботу мають підписати співробітник і уповноважена особа компанії.
Якщо посадову інструкцію оформляють як локальний нормативний акт, співробітника ознайомлюють з нею під підпис до підписання трудового договору.
Зміни до посадової інструкції
Зміни до вже наявних інструкцій вносять у тому самому порядку, в якому й затверджують.
Якщо інструкція – це локальний нормативний акт, то потрібно випустити наказ із зазначенням змін, затвердити нову редакцію ПІ та ознайомити з нею співробітника під підпис.
Якщо ПІ – додаток до трудового договору, то зі співробітником укладають додаткову угоду, в якій фіксують усі зміни.
Якщо роботодавець змінює в посадовій інструкції трудову функцію працівника, то ці зміни потрібно попередньо з ним погодити.
Це обов’язково і якщо ПІ є локальним нормативним актом, і якщо ПІ оформлена як додаток до трудового договору.
Наприклад, якщо маркетологу хочуть передати частину обов’язків, які раніше виконував SMM-фахівець, роботодавець має отримати на це згоду. Співробітник при цьому має право відмовитися.
Зміна посади чи обов’язків
Припустімо, співробітник перевівся в інший підрозділ компанії або отримав підвищення до старшого спеціаліста.
Якщо ПІ – локальний нормативний акт, співробітник має ознайомитися з ПІ за новою посадою під підпис. Якщо ПІ – додаток до трудового договору, то потрібно, щоб ПІ підписали співробітник і уповноважений керівник.
Ще у працівника можуть з’явитися нові обов’язки на поточній посаді. Наприклад, головний бухгалтер може взяти на себе перевірку контрагентів перед укладенням угод або спілкування з банками з приводу відкриття нових рахунків.
У цьому випадку роботодавець спочатку повинен отримати у співробітника письмову згоду на внесення змін до обов’язків, прописаних у ПІ. Після цього можна скоригувати ПІ, а потім ознайомити співробітника з оновленим документом у порядку, який використовувався під час підписання початкової редакції ПІ.
Зберігання посадової інструкції
Де саме потрібно зберігати документ, у законах також не вказано, тому це залишається на розсуд керівника. Важливо забезпечити збереження документів – зокрема, від пожежі.
Як правило, ПІ, які є локальними нормативними актами, зберігаються в архіві разом з іншими корпоративними документами або в системі електронного документообігу. Посадові інструкції, оформлені як додаток до трудового договору, зберігаються в аналогічному до зберігання трудового договору порядку.
Посадові інструкції у 3 пунктах
- Посадова інструкція – це внутрішній документ, який компанія може розробити для будь-якої з наявних у штаті посад. У ньому вказують обов’язки та права співробітника, а також санкції в разі можливих порушень.
- Посадова інструкція полегшує роботодавцю контроль за робочим процесом, а співробітникові дає чітке розуміння, що саме він має робити. Також цей документ допомагає врегульовувати можливі суперечки, які можуть виникнути між компанією і працівником.
- Державою не встановлені структура і вид документа, тому роботодавець може скласти його у вільній формі. Найкраще, щоб інструкцію перед затвердженням перевірив юрист, а обов’язки визначала людина, добре знайома зі специфікою роботи.
Висновок
Посадова інструкція чітко фіксує обов’язки, права та зони відповідальності працівника, що дозволяє уникнути непорозумінь і спірних ситуацій на роботі.
Навіть якщо інструкція не є обов’язковою, її наявність суттєво підвищує ефективність управління персоналом і знижує ризики трудових конфліктів.
