План проєкту

Чи траплялося вам братися за завдання і губитися в деталях, не маючи чіткого бачення, з чого почати?

План проєкту – це структурований документ, у якому визначаються цілі, завдання, етапи виконання та ресурси, необхідні для реалізації ідеї.

У цій статті ми розглянемо, як правильно формувати план, щоб уникати хаосу та контролювати процес. Ви дізнаєтеся, які інструменти допомагають робити планування більш ефективним і зрозумілим для команди.

Що це? План проєкту – документ, що допомагає організувати всі процеси, націлені на кінцевий результат проєкту. Допомагає економити час, ресурси, мотивує.

Як створити? Для розробки плану проєкту необхідно визначити цілі, призначити відповідальних, обсяг робіт, можливі ризики.

Що собою являє план проєкту

Будь-якому проєкту передує його планування. Цей етап створює свого роду фундамент, надійність якого визначає успіх роботи і своєчасне її завершення.

На практиці ж лише 29% компаній успішно реалізують свої проєкти без перевищення термінів і бюджету. Про це говорять статистичні дослідження.

Етап планування є одним із найважливіших на всьому циклі розвитку проєкту. На цій стадії здійснюється збір усієї необхідної для запуску проєкту інформації. Зібрані відомості фіксуються в план-графіку.

Отже, слід розділяти планування та план нового проєкту. Різниця між цими поняттями досить проста.

Плануванням називають процес, що включає в себе обговорення деталей, з’ясування обсягу робіт, постановку цілей і завдань.

План роботи проєкту – це результат усіх перерахованих дій, оформлений у вигляді документа. Тут повинні міститися докладні відомості, які були визначені або задані в рамках планування. У план обов’язково вноситься інформація про обсяги робіт, поставлені цілі та завдання, виконавців, терміни і бюджети.

Цей документ, який є підсумковим результатом планування, необхідно затвердити до початку будь-яких робіт. Він надалі послужить ключовим і достовірним джерелом відомостей про проект, що реалізується.

Існує спеціалізований «Посібник з управління проектами». Автори п’ятого видання включають у процес планування створення кількох допоміжних планів:

• Управління людськими ресурсами з урахуванням їхньої доступності та професійних навичок.
• Управління витратами, що включають різного роду закупівлі та зобов’язання перед підрядниками.
• Формування комунікацій із зазначенням порядку, термінів і формату взаємодії між членами команди і зацікавленими особами.
• Визначення можливих ризиків і робота з ними.
• Оцінка якості проєкту з визначенням головних показників.

Для успішної реалізації розділи плану проєкту можуть міститися і в рамках одного документа. Як правило, все зводиться до фіксування:

• вимог до проєкту;
• термінів його виконання;
• обсягів майбутніх робіт;
• списку зацікавлених учасників;
• суми, виділеної на реалізацію;
• ресурсів, які потрібно буде використовувати;
• можливих ризиків.

Цілі плану проекту

У графіку проєкту документуються різного роду домовленості. Також цей документ полегшує взаємодію між усіма учасниками, дає змогу зафіксувати обсяги робіт, скласти кошторис витрат.

Основний план проєкту загалом має відповідати на 4 ключові запитання.

• Для вирішення яких завдань потрібно виділяти на проєкт гроші?
• Що слід зробити, щоб досягти поставлених цілей?
• Хто конкретно братиме участь у проєкті, і які його повноваження?
• У які терміни необхідно виконати основні кроки і повністю реалізувати проект?

Основи розроблення плану проєкту

Насамперед проєктний менеджер розробляє концепцію. Далі визначається стратегія з конкретизацією важливих моментів.

Менеджер проводить презентацію проєкту перед інвесторами та топменеджерами, розповідаючи про його методики. Серед слухачів формується група учасників, з якими згодом буде укладено контракти. Потім слідує етап безпосереднього виконання заявлених робіт.

У процесі створення плану проєкту необхідно обговорити основні характеристики реалізації цього проєкту. Вони зазвичай формулюються так:

• Тривалість кожного контрольованого процесу проєктної діяльності, що контролюється
• Потреба в людських, матеріальних і фінансових ресурсах
• Терміни постачання обладнання, сировини, матеріалів тощо.
• Формат залучення до проєкту зацікавлених осіб

Якість планування безпосередньо впливає на результат роботи, тому на кожному етапі необхідна гарантія, що плановані процеси будуть реалізовані у встановлені терміни та з дотриманням заданих вимог. Останні стосуються, зокрема, нормативів і вартості робіт. Необхідно також призначити осіб, відповідальних за виконання проєкту.

Під час складання плану реалізації проєкту виконується низка процесів, як основних, так і допоміжних. Зокрема, обов’язково:

• коротко описується зміст плану;
• формулюються базові етапи реалізації проєкту;
• проводиться декомпозиція великих завдань на дрібні;
• розробляється кошторис, оцінюється вартість використання всіх ресурсів;
• складається календарний цикл робіт;
• визначаються конкретні ресурси, необхідні для виконання проєкту;
• формується бюджет;
• визначаються ймовірні ризики, здатні обмежити виконання робіт або перешкодити цьому;
• збираються і компонуються воєдино результати інших проведених процесів планування;
• розробляється покроковий алгоритм дій, які гарантовано призведуть до заявленого результату і до успішного завершення проєкту.

Допоміжні процеси відрізняються від основних тим, що можуть бути частиною планування лише в міру необхідності. Як правило, це проєктування і встановлення стандартів якості, підбір персоналу з розподілом обов’язків, логістичні питання тощо.

План виконання проєкту має в підсумку містити всю необхідну інформацію, систематизовану за термінами, рівнями складності, моделями тощо. Ці дані надалі потрібно регулярно порівнювати з фактичними показниками для забезпечення максимальної ефективності та гнучкості реалізації.

Як скласти план проєкту: покрокова інструкція

Менеджер проєкту насамперед складає список питань, з якими доведеться зіткнутися на всіх етапах реалізації проєкту, а також шукає відповіді на ці питання. Бажано при цьому використовувати якісь загальні шаблони і моделі. Далі розглянемо конкретні кроки зі складання графіка проєкту.

Крок 1: Спілкування

Необхідно тісно взаємодіяти з командою, обговорюючи з її учасниками цілі та завдання майбутньої роботи. Керівник проєкту має розподілити між виконавцями зони відповідальності, терміни та інші нюанси, пов’язані з реалізацією проєкту.

Активно спілкуватися потрібно не тільки на першому етапі, але також протягом усього процесу роботи.

Крок 2: Визначення цілей, призначення виконавців

Як одна зі складових плану проєкту, цей крок може викликати деякі труднощі. По-перше, для роботи часто потрібна досить велика команда. По-друге, учасники впливають на процес як безпосередньо, так і опосередковано. До тих, хто матиме безпосередній вплив, потрібно поставитися особливо серйозно.

До участі в проєкті можуть бути залучені:

• Замовник, який фінансує весь обсяг робіт і затверджує проєкт.
• Керівник проєкту, який планує роботи, реалізує їх і контролює їх виконання.
• Команда виконавців, що займається створенням кінцевого продукту на всіх етапах, включно з розробкою продукту, дизайном, контролем якості тощо.
• Кінцевий споживач продукту.
• Інші зацікавлені особи (ризик-менеджери, постачальники тощо).

Також на другому етапі проводяться співбесіди з головними відповідальними особами. За результатами таких інтерв’ю виявляються встановлені вимоги та цілі. Тут найкраще підійде методика SMART.

Крім того, співбесіди з ключовими учасниками дають змогу визначити конкретні проблеми, які розв’язує проєкт, і обґрунтувати бюджет, закладений на його реалізацію.

Крок 3: Визначення повного обсягу робіт

Це, безумовно, найважливіший з усіх етапів плану проєкту. Тут виявляються і спільно з учасниками конкретизуються ключові моменти всього ходу робіт.

Зокрема, обговорюють економічне обґрунтування проєкту, описують кінцевий продукт, складають критерії відповідності, визначають конкретні цілі та бажані результати тощо. Необхідно на цій стадії досягти повного розуміння учасниками всіх питань. Основні дані заносяться в графік проєкту.

До цього моменту будь-яке непорозуміння у команди щодо деталей роботи зводиться до мінімуму, завдяки чому виключається неконтрольоване зростання обсягу роботи.

Крок 4: Призначення ролей і розподіл зон відповідальності

Менеджер проєкту повинен розподілити завдання між учасниками команди і повністю донести їх до учасників. При цьому потрібно пам’ятати, що будь-який згуртований колектив складається з обмеженого числа фахівців.

Крок 5: Складання графіка

Цей етап безпосередньо випливає з попереднього. Після розподілу ролей і зон відповідальності далі необхідно встановити тривалість робіт за кожним ресурсом з позначенням початку і закінчення.

Тут же фіксуються ключові події, і в підсумку формується графік виконання робіт.

Крок 6: Візуалізація плану з використанням діаграми Ганта

Діаграма Ганта є ефективною методикою складання плану проєкту. Менеджери використовують її для спрощення обміну інформацією між усіма учасниками та зацікавленими особами. Завдяки цьому створюється зрозуміла загальна картина робіт.

Календарний план можна створювати й іншими методами візуалізації:

• Метод критичного шляху (Critical Path Method, CPM).
• Ієрархічна структура робіт (Work Breakdown Structure, WBS).
• Діаграма PERT.

Також існують зручні спеціалізовані онлайн-сервіси планування. Використовуючи ці інструменти, менеджер виконує такі функції:

• Створення та розподіл завдань.
• Визначення термінів виконання цих завдань.
• Встановлення залежності між завданнями, а також контроль їх виконання.
• Відстеження перебігу конкретних подій і процесу реалізації проєкту загалом.
• Визначення необхідних ресурсів, а також встановлення їхньої вартості.
• Взаємодія з учасниками команди, перегляд зроблених ними змін.
• Відстеження ключових подій.
• Візуалізація найкоротшого терміну завершення проєкту (так званого «критичного шляху»).

Отже, діаграми Ганта значно спрощують процеси планування і дають змогу легко створювати проєкт.

Крок 7: Управління ризиками

План організації проєкту передбачає наявність ризиків на будь-якій стадії реалізації цього проєкту. Керувати ними вкрай важливо в процесі планування.

Досвідчений керівник вміє не тільки передбачати ризиковані ситуації, але також планувати способи вирішення в разі виникнення таких ситуацій. Решті учасників при цьому необхідно відповідним чином реагувати на будь-які зміни.

Перелічимо найімовірніші ризики.

• Завищені очікування щодо термінів і витрат.
• Погано сформульовані вимоги та побажання.
• Нечітко визначені ролі та зони відповідальності.
• Зміна наявних або створення нових вимог.
• Скорочення бюджету, виділеного на реалізацію проєкту.
• Погано налагоджена взаємодія між членами команди.

Висновок

Отже, планування є обов’язковою частиною діяльності будь-якого менеджера. За відсутності детального графіка злагоджена робота команди та успішне завершення роботи будуть неможливі.

До процесу планування необхідно підходити особливо серйозно, якщо учасники команди зайняті паралельно в інших проєктах, працюють віддалено або взаємодіють з міжнародними компаніями.