Чи стикалися ви з ситуацією, коли грошей на проєкт постійно не вистачає, а витрати зростають самі собою?
Чи помічали, що без чіткого плану бюджет перетворюється на хаос? Або, можливо, ви тільки плануєте запуск і хочете уникнути типових помилок?
Бюджет проєкту – сукупна вартість робіт, необхідних для виконання поставленого завдання. До нього входять накладні, операційні та управлінські витрати, а також резерв на випадок непередбачених обставин.
Складання бюджету відбувається після аналізу ринку, оцінки термінів, виявлення ризиків і визначення завдань. Потрібно враховувати низку принципів: повноту, реалістичність і обґрунтованість витрат.
У цій статті просто і по суті розповімо, як скласти бюджет проєкту – зрозуміло навіть без досвіду в фінансах.
Поняття бюджету проєкту
Бюджет проєкту – це загальна вартість завдань, заходів і витратних матеріалів, потрібних для виконання проєкту. На цю вартість орієнтуються учасники та зацікавлені сторони під час роботи над проєктом. Цей бюджетний документ також необхідний для того, щоб переконатися, що виділені гроші використовуються за призначенням.
Перед початком роботи над проєктом необхідно сформувати бюджет. Після його початку збільшення бюджету буде недоцільним, якщо критерії проєкту залишаться колишніми.
Бюджет може являти собою об’ємний документ із багатогранною структурою. Проте, завдяки деталізації, можна скласти точний бюджет, який легко відстежувати. Бюджет проєкту забезпечує відкриту комунікацію між командою проєкту і зацікавленими сторонами.
Реалізація проєкту передбачає відстеження реальних витрат порівняно з планом та інформування зацікавлених сторін. Якщо вимоги проєкту змінюються, то відповідні витрати включаються до бюджету. Крім того, бюджет необхідний для оцінки перебігу реалізації проєкту: у міру виконання завдань у бюджеті відображається, скільки коштів було витрачено.
Бюджет служить для забезпечення фінансування і забезпечує прозорість для всіх, хто бере участь у проєкті. Він допомагає команді рухатися вперед і концентрувати увагу на поставлених завданнях. Крім того, у ньому містяться факти і цифри про те, скільки коштують попередні компоненти проєкту; таким чином, можна точніше прогнозувати майбутні витрати.
Структура бюджету проєкту
В основі бюджету лежать контракти із замовником і очікувані витрати. Він складається з двох компонентів – доходів і витрат, які плануються з урахуванням термінів, встановлених у договорах. Доходи і витрати мають бути розділені на різні статті для обох компонентів.
Для точного прогнозування доходів проєкту його видаткова частина, як правило, має більшу кількість статей, оскільки містить як прямі витрати (оплату праці, матеріали, послуги), так і різноманітні непрямі витрати. Під оцінкою вартості проєкту розуміється оцінка витрат, розподілених за часовими інтервалами, яка включає:
Операційні витрати проєкту
Витрати на експлуатацію проєкту складаються з витрат на ресурси, що забезпечують виконання завдання:
- Витрати на придбання матеріалів, інструментів.
- Витрати на оплату послуг субпідрядників.
- Прямі витрати на оплату праці.
Управлінські витрати
Крім того, існують витрати на управління проєктом, підтримку його функціонування, але які не можуть бути пов’язані з конкретними роботами і завданнями. Ці витрати відносяться до всього проєкту:
- Контроль і структурування проєктів.
- Навчання та акредитація персоналу.
- Організація ділових поїздок
- Обслуговування та використання наявного обладнання.
Накладні витрати
Це витрати, які не можуть бути точно визначені в рамках конкретного проєкту, але є частиною виробничого процесу. Такі витрати необхідно розподіляти між проектами, і для цього існує кілька найпоширеніших способів:
- Розподіл накладних витрат та їх віднімання від загального фінансового результату.
- Застосування коефіцієнтів розподілу накладних витрат.
- Визначення ставки оплати праці основного персоналу, включно з накладними витратами. Ця ставка дає змогу пропорційно розділити накладні витрати між проєктами залежно від
- кількості витраченого на них часу. Ставка також може відрізнятися для різних категорій співробітників.
Резерв на непередбачені витрати
Крім того, необхідний резерв на випадок непередбачених обставин, щоб врахувати незначні відхилення у вартості проєкту.
Цей резерв має бути точно розрахований для кожної ймовірності ризику, а не розраховуватися як єдиний відсоток від вартості або виручки. Це необхідно для того, щоб резерв реально відображав можливі ризики під час реалізації проєкту.
Принципи формування бюджету проєкту
Необхідно пам’ятати про найважливіші елементи бюджетування:
- Обґрунтованість: бюджет має гарантувати виконання всіх заходів, передбачених планом. Необхідна прив’язка витрат до заходів, тобто кожна витрата має бути пов’язана з конкретною подією.
- Реалістичність: витрати мають відповідати ринковим цінам. Якщо план проєкту передбачає придбання технічної підтримки або оплату послуг, то необхідно включити в заявку поточну ринкову вартість цих позицій, знайдену в Інтернеті, а також пропозиції від фірм-підрядників.
- Повнота. Бюджет проекту ніколи не буде відповідати запитуваним інвестиціям. У будь-якому разі необхідно зробити свій внесок у починання: це може бути власне обладнання, праця волонтерів, кошти вже існуючої організації, залучення ресурсів партнерів тощо. Обов’язково вкажіть у бюджеті всі витрати, включно зі співфінансуванням, яке являє собою внесок компанії в проєкт поряд із внеском партнерів.
- Під час реалізації проєкту враховуються витрати на його здійснення. Фонд не може компенсувати витрати, які були зроблені до початку проєкту. Фонд не надає кошти на покриття витрат, понесених після завершення проєкту. Якщо оренда, послуги зв’язку або інші послуги, які будуть використовуватися для реалізації проєкту, були оплачені заздалегідь, за цілий рік, то можна включити частину цих витрат як співфінансування, що відповідає періоду реалізації проєкту.
Етапи розроблення бюджету проєкту
На початку проєкту бюджет формується у два етапи: планування витрат верхнього рівня і, якщо проєкт ініційовано, то більш детальне планування.
Наприклад, замовник звертається до фірми, що займається розробкою програмного забезпечення. Менеджер проєкту з’ясовує первинні вимоги до проєкту, оцінює бюджет і обговорює умови. Якщо вони влаштовують замовника, менеджер створює комплексний план проєкту.
Для ретельного складання бюджету необхідно спочатку оцінити роботу і зібрати додаткову інформацію. Для цього необхідно:
Визначити, хто є зацікавленими сторонами
Це ті співробітники, які отримають вигоду від проєкту або матимуть до нього стосунок. Наприклад, якщо потрібно автоматизувати систему документообігу компанії, то до проєкту будуть залучені відповідальні за відділи і співробітники офісу. Для того щоб керівник проєкту зміг отримати інформацію про всі зацікавлені сторони, йому необхідно провести інтерв’ю з представниками замовника.
Зібрати вимоги до проєкту
Керівник проєкту збирає вимоги від усіх сторін, які беруть участь. Ці вимоги – те, що має бути виконано. Наприклад, при створенні сайту – це функції, доступні користувачам і адміністратору сайту.
Оцінити ресурси
Залежно від вимог менеджер оцінює, які ресурси необхідні для реалізації проєкту. Це можуть бути розробники, програмісти, серверні потужності, ліцензії на програмне забезпечення, апаратні засоби.
Дослідити ринок
Щоб знайти ресурси для виконання проєкту, компанія має вивчити ринок, порівнявши різні пропозиції та визначивши середні ціни. Крім того, необхідно вибрати підрядника для виконання робіт, враховуючи не тільки вартість, а й надійність компанії. Для визначення рівня заробітної плати потрібних фахівців керівник проєкту має залучити відділ кадрів. Важливо враховувати ці фактори.
Оцінити терміни роботи
Керівник проєкту розмовляє з членами команди: розробниками, кодерами, дослідниками, дизайнерами та іншими людьми, які будуть задіяні в проєкті. Кожен із них дасть оцінку, скільки часу займе його робота.
Наприклад, програмісту знадобиться 5 годин на підключення та налаштування CRM-системи і 10 годин на сполучення з API. Усі ці розрахунки будуть підсумовані для обчислення тривалості проєкту.
Менеджер проєкту переводить години роботи в дні. Бажано використовувати 6-годинний день, оскільки людина не може працювати 8 годин без перерви.
Припустимо, для створення інтернет-магазину потрібно 48 годин або 8 днів. Так визначається термін виконання замовлення. У початкових розрахунках можуть бути допущені помилки, тому краще проконсультуватися з менеджером, щоб мінімізувати ризик.
Визначити й оцінити ризики
Аналіз можливих ризиків необхідний для того, щоб передбачити в бюджеті резерв на непередбачені витрати. Наприклад, під час виконання проєкту було ухвалено новий закон, що вимагає проведення атестації робочих місць.
Буфер може бути використаний для покриття витрат на атестацію. Потім керівник проєкту, використовуючи отриману інформацію, складає бюджет і загальну вартість проєкту. Ця цифра не повинна збільшуватися в процесі роботи. У разі необхідності зміни бюджету замовник може не погодитися або погодитися, але це призведе до негативної оцінки управління проєктом.
Проблеми при складанні бюджету
- Нехтування фінансовою класифікацією: бюджет має охоплювати всі майбутні витрати або, щонайменше, ті витрати, які враховуються інвестором під час створення підприємства.
- Відсутність рівня прибутковості: якщо проєкт є комерційним, його результат передаватиметься замовнику, то необхідно обов’язково вказати очікуваний рівень прибутковості проєкту.
- Кошти можуть бути розподілені заздалегідь: у багатьох компаніях, залежно від особливостей їхнього фінансового циклу та складності управління проєктами, гроші виділяються до завершення робіт (планування). У цих умовах бюджет є основним обмежувачем проєкту, зрештою обмежуючи можливості залучення активів і кількість виконуваних робіт.
- Підготовка попередніх рахунків може не відповідати вимогам проєкту. Це може призвести до обмеження можливості регулювання витрат.
Поширені запитання про бюджет проєкту
Як оптимізувати бюджет проєкту?
Щоб оптимізувати бюджет проєкту, використовуйте принцип Парето. Він передбачає, що 20 % завдань приносять 80 % бажаного результату, а решта 80 % завдань роблять внесок тільки у 20 % результату. Це означає, що можна скоротити витрати на завдання, які мають найменший вплив на успіх.
Як контролювати бюджет проєкту?
Для управління бюджетом проєкту створюється система внесення змін до бюджету для команди та зацікавлених сторін. Наприклад, може бути створено форму запиту на зміну, у разі заповнення якої всім зацікавленим сторонам розсилаються повідомлення.
Які використовуються методи оцінювання бюджету проєкту?
Для точного оцінювання бюджету проєкту зазвичай використовують два методи. Оцінка «від низу до верху» передбачає оцінку великих обсягів робіт шляхом агрегування оцінок елементів, що їх складають.
Що повніша і точніша ієрархічна структура проєкту, то точнішими будуть оцінки. З іншого боку, оцінка «зверху вниз» використовується в разі відсутності детальної ієрархічної структури. Спочатку проводять всеосяжну оцінку всього комплексу робіт, а потім розбивають на окремі компоненти.
Висновок
Складання бюджету – це не про складні таблиці, а про чітке розуміння своїх цілей і ресурсів. Важливо врахувати всі витрати й не забути про резерв.
Чим точніше ви все сплануєте на старті, тим спокійніше будете працювати далі. Помилятися – нормально, головне вчасно коригувати. І пам’ятайте: добрий бюджет – це половина успіху проєкту.
