Чи помічали ви, як на робочому місці встановлюється порядок і регулюються взаємовідносини між працівниками?
Правила внутрішнього трудового розпорядку – це офіційний документ, який визначає порядок організації праці, права та обов’язки працівників і роботодавця на підприємстві.
В цій статті ми розглянемо це питання та дамо практичні поради, як зрозуміти та правильно застосовувати такі правила у повсякденній роботі.
Правила внутрішнього трудового розпорядку
Роботодавці за законом зобов’язані складати локальні нормативні акти, які регулюють порядок роботи компанії та її відносини зі співробітниками. Один із таких актів – правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР).
Розуміти, як працюють ПВТР і як їх складати, обов’язково для HR-фахівців і співробітників відділу кадрів. Також ці знання будуть корисні підприємцям і керівникам. Розбираємося, як правильно скласти цей документ і не порушити трудове законодавство.
Що це за правила?
Правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР) – це локальний нормативний акт, у якому описано всі аспекти трудових відносин роботодавця і співробітників.
У ПВТР вказують порядок прийняття та звільнення працівників, права та обов’язки сторін, режим роботи, відповідальність за порушення правил, заходи заохочення, час відпочинку тощо.
Затвердженого шаблону для оформлення ПВТР не існує, тому скласти його можна в довільній формі. Також неважливо, як оформлені правила – як самостійний локальний нормативний акт чи як додаток до колективного договору.
Головне, щоб документ був офіційно затверджений наказом керівника компанії, а працівники ознайомилися з ним під підпис.
Хто зобов’язаний мати правила?
Правила внутрішнього трудового розпорядку повинні мати майже всі компанії, але є винятки.
У загальному порядку ПВТР повинні складати всі юридичні особи та ФОП з найманими працівниками. Документ не зобов’язані складати:
- Мікропідприємства. До них відносяться компанії та ФОП з доходом до 2 мільйони євро (в гривневому еквіваленті) і не більше ніж з 10-15 співробітниками.
- Некомерційні організації (НКО). Це компанії, основна діяльність яких не спрямована на отримання прибутку. До НКО належать, наприклад, благодійні фонди, притулки для тварин, різні волонтерські організації.
Якщо компанія або ФОП змінить статус, наприклад стане малим або середнім підприємством, доведеться скласти і завірити ПВТР. Зробити це потрібно протягом чотирьох місяців після зміни статусу. В іншому разі компанію або ФОП можуть оштрафувати.
Зміст ПВТР
Єдиного шаблону ПВТР немає, проте вказано перелік умов, які можна включити до документа, – це полегшує складання правил. Ось які умови включено до переліку.
Основні права та обов’язки сторін
До прав працівника належать, наприклад, право на робоче місце, право на укладення та розірвання трудового договору. До прав роботодавця – право вимагати від співробітників виконання обов’язків, прописаних у договорі, право ухвалювати локальні нормативні акти.
Режим роботи і час відпочинку
У цьому пункті важливо врахувати норми. Необхідно вказати тривалість робочого тижня, час початку і закінчення робочого дня, наявність змінного графіка та інші деталі.
Також потрібно прописати, які перерви будуть надані співробітнику. Важливо пам’ятати, що тривалість відпочинку протягом робочого дня має бути не менше 30 хвилин і не більше двох годин.
Наприклад, за стандартного восьмигодинного дня співробітники можуть працювати з 9 до 18 години, а з 12 до 13 години робити перерву. Перерва не включена в робочий час, тому працівник може розпоряджатися нею як хоче. Якщо співробітник працює в нічний час, йому за законом теж належить перерва.
Деякі компанії прописують тривалість перерви 30 хвилин – це мінімум. Такий підхід дозволяє скоротити час робочого дня на 30 хвилин і йти з роботи, наприклад, не о 18:00, а о 17:30. Якщо тривалість робочого дня не перевищує чотирьох годин, то роботодавець може прописати в ПВТР пункт про відсутність перерви для працівника.
Порядок прийому працівників
У цій статті описують процес найму співробітників: які документи їм потрібні, які дані вони мають надати службі безпеки, чи буде в них випробний термін тощо.
Наприклад, у правилах можна вказати, що людина під час оформлення на посаду пекаря має надати не тільки стандартний пакет документів – паспорт, СНІЛС, страховий поліс та ІПН, а й чинну медичну книжку.
Також слід прописати умови, яких співробітник повинен дотриматися перед звільненням з компанії. До них належать не тільки написання заяви і відпрацювання двох тижнів після, а й локальні правила компанії. Це може бути здача перепустки, повернення службової техніки або машини, передача справ керівнику тощо.
Наприклад, під час звільнення з IT-компанії розробник повинен буде написати керівнику звіт про поточний стан справ, здати перепустку в офісну будівлю і службовий ноутбук.
Заходи заохочення
За законом роботодавець може заохочувати співробітників – наприклад, за допомогою премій, подяк та інших заходів. Також роботодавець має право розробляти власні способи заохочення співробітників.
Усі види заохочень описують у відповідному розділі ПВТР. Наприклад, маркетингове агентство може розробити систему виплати премій залежно від KPI співробітників. Що вищий дохід від проєктів, то більший розмір премії.
Відповідальність за порушення
Існує три види стягнень: зауваження, догана і звільнення.
Трудове законодавство не містить чіткого переліку дисциплінарних проступків працівника, за які передбачено стягнення. Тому роботодавець сам оцінює тяжкість проступку і приймає рішення про стягнення.
Але, наприклад, запроваджувати систему штрафів роботодавець не має права: це незаконно.
Наприклад, за запізнення на зміну фармацевту можуть виписати зауваження або догану, а за невихід на роботу без поважної причини йому загрожує вже звільнення.
Заробітна плата
У цьому пункті вказують дату виплати зарплати співробітникам. Наприклад, це може бути 15-те і 30-те число кожного місяця. Цей пункт додають до ПВТР, тільки якщо його немає ні в трудовому, ні в колективному договорі.
Якщо у ПВТР не буде обов’язкових пунктів, роботодавцю може загрожувати штраф або трудовий спір з колективом.
Крім обов’язкового переліку, роботодавець може додавати до ПВТР будь-які умови на свій розсуд. Однак вони не повинні порушувати норми трудового законодавства і погіршувати становище працівника. Якщо до ПВТР будуть включені положення, що погіршують умови роботи, вони будуть недійсні.
Затвердження правил
ПВТР можна видати у вигляді локального нормативного акта або у вигляді додатка до колективного договору, якщо він є в компанії. Залежно від цього порядок затвердження документа різнитиметься. Щоб ПВТР мали юридичну силу, їх необхідно затвердити і представити співробітникам для ознайомлення. Ось що важливо знати.
Як затвердити ПВТР як локальний нормативний акт? Правила ФОП затверджує сам підприємець, а в юридичних особах – той, хто вказаний як уповноважена особа в статуті компанії. Це може бути генеральний директор або управлінський орган, наприклад рада директорів.
Також при затвердженні правил потрібно врахувати думку профспілкової організації, якщо вона є. Якщо профспілки немає, то в документі роблять відповідну позначку.
Як затвердити ПВТР як додаток до колективного договору? У цьому випадку керівник і працівники повинні спільно обговорити і затвердити ПВТР.
Одна зі сторін, наприклад керівник, має скласти текст правил і направити працівникам на обговорення. Протягом п’яти днів сторона, яка отримала текст, має затвердити його або запропонувати зміни. Коли текст ПВТР влаштує всіх, сторони підписують додаткову угоду до колективного договору. Після підписання додаткової угоди її потрібно відправити на реєстрацію до територіального органу Міністерства праці та соціального розвитку.
Коли ПВТР починає діяти?
Документ може набути чинності з моменту випуску наказу про його затвердження або з будь-якої іншої дати, яка зазначена в наказі. Однак поширювати дію ПВТР на вже минулий період не можна.
Як співробітники повинні підтвердити ознайомлення з ПВТР? Є кілька способів, але у всіх випадках обов’язковий підпис співробітника. Роботодавець може:
- завести окремий журнал для підписів, який зберігатиметься в архіві разом із ПВТР;
- підшивати до ПВТР аркуші з підписами співробітників;
Працівник має поставити підпис і дату при оформленні на роботу.
Чим загрожує відсутність ПВТР
За відсутність правил внутрішнього трудового розпорядку роботодавець може отримати штраф за порушення трудового законодавства. Суми залежать від статусу компанії та характеру порушення – від однієї до кількох мінімальних зарплат.
Помітити, що у роботодавця немає ПВТР, інспекція може під час перевірки. Перевіряти будуть тільки підприємства, які віднесені до категорії високого ризику.
При цьому представники Державної служби України з питань праці мають право проводити профілактичні бесіди. Під час бесіди роботодавця інформують про обов’язкові вимоги до його діяльності. Роботодавець має право відмовитися від бесіди не пізніше ніж за три дні до її проведення.
Висновок
ПВТР – це не просто формальність, а реальний інструмент для упорядкування роботи компанії та захисту як працівників, так і роботодавців.
Документ дозволяє уникнути конфліктів і непорозумінь, оскільки всі правила гри прописані заздалегідь і зрозумілі обом сторонам. Для більшості бізнесів складання ПВТР є законодавчою вимогою, порушення якої може коштувати грошей.
