Ви коли-небудь готували презентацію, але не знали, з чого почати? А може, ви створили десятки слайдів, але вони не справили очікуваного враження?
Чи хочете дізнатися, як зробити презентацію зрозумілою, переконливою та візуально привабливою?
PowerPoint – це програмне забезпечення для створення презентацій, яке дозволяє візуально структурувати інформацію у вигляді слайдів.
У цій статті ми представимо велику інструкцію зі скріншотами. Розповімо, як створити нову презентацію, оформити її та зберегти в різних форматах. Ви дізнаєтеся, як створювати слайди, які привертають увагу, передають суть і підтримують вашу промову.
Інструкція буде корисна тим, кому потрібно готувати презентації: менеджерам, маркетологам, аналітикам, іншим діджитал-фахівцям, а також школярам і студентам.
Огляд PowerPoint
PowerPoint – найпопулярніша програма для створення презентацій. Вона входить до набору продуктів Office від компанії Microsoft. У PowerPoint є аналоги – наприклад, «Google Презентації» або Keynote, – але вона залишається найвідомішою.
Основне призначення PowerPoint – підготовка презентацій та їхня демонстрація. За допомогою цієї програми можна, наприклад, верстати звіти або журнали, створювати анімації або ілюстрації, показувати 3D-моделі, нарізати відео, оформляти рекламні постери або банери. Деякі в PowerPoint примудряються навіть створювати ігри.
Але найчастіше до програми звертаються, щоб створювати слайди і розміщувати на них контент:
- запрограмувати оформлення шаблонів слайдів – наприклад, у фірмовому стилі компанії;
- додати текст, таблиці, графіки, картинки;
- розбавити контент анімацією, відео або аудіо.
Можливості PowerPoint
У PowerPoint багато аналогів. Але в більшості випадків вони змагаються тільки в дизайні та зручності інтерфейсу. А з точки зору функціональності PowerPoint залишається одним із найпотужніших інструментів для створення презентацій. Розберемо його головні плюси і мінуси.
Головна перевага PowerPoint – поширеність. Ця програма є майже на кожному комп’ютері. Її використовують у багатьох компаніях і навчальних закладах, тому з тим, як у ній працювати, знайомі багато хто. Це спрощує спільну роботу над презентаціями та обмін ними. А при виборі оформлення або шрифтів можна бути впевненим, що на всіх пристроях вони відобразяться так, як було задумано: нічого не «попливе» і не «з’їде».
Також PowerPoint дає більше можливостей та інструментів для форматування, ніж її аналоги. А ще ця програма легко інтегрується з іншими інструментами Microsoft Office – наприклад, з Excel або Word. Це дає змогу вставляти в презентацію вже готові таблиці, графіки, діаграми тощо.
Є й недоліки. Головний із них – шаблонність. Програма нав’язує один варіант викладу матеріалу, тому часто користувачі забувають про мету презентації та одразу переходять до дизайну. У результаті слайди виходять «неробочими» – не вирішують завдання, для якого їх створювали.
Ось ще три недоліки, які потрібно мати на увазі під час роботи в PowerPoint:
Зайві відступи
Коли ви створюєте будь-який текстовий блок, до нього за замовчуванням додається внутрішній відступ. Тобто край блоку для тексту і край самого тексту не збігаються. Через це текст складно поставити врівень з іншими об’єктами на слайді. Результат – неакуратний дизайн.
Складний устрій шаблонів
Навіть у професійних програмах для верстки функції роботи з шаблонами простіші й інтуїтивно зрозуміліші, ніж у PowerPoint. У PowerPoint у поняття шаблону входять набір налаштувань «Зразок слайда» і «Розмітка слайда».
Усередині них є ще інші неочевидні налаштування. У користувачів-початківців часто виникають складнощі навіть із базовими діями – наприклад, із розстановкою нумерації. Детальніше про роботу з шаблонами розповідаємо нижче.
РІзні версії PowerPoint
Для компанії Microsoft пріоритет – розвивати PowerPoint для Windows, тому версію для macOS оновлюють рідше. Відрізняється не тільки інтерфейс, а й набір можливостей.
Наприклад, у PowerPoint для Windows послідовністю і тривалістю анімації можна керувати на візуальній шкалі, а на macOS такої візуалізації немає. Порядок і тривалість анімації там потрібно задавати, вказуючи числові значення часу.
Як працювати в PowerPoint
У цьому розділі розберемо основні етапи роботи в PowerPoint – від створення нової презентації та додавання слайдів до збереження готової презентації в різних форматах.
Розповідати будемо на прикладі PowerPoint для Windows. У версії для macOS і в онлайн-версії PowerPoint зовнішній вигляд інтерфейсу різниться, але не критично. Після читання цієї інструкції можна буде розібратися в ньому інтуїтивно.
Нова презентація
Потрібно запустити PowerPoint і натиснути на клавіатурі поєднання клавіш Ctrl + N (на macOS – ⌘ + N). З’явиться новий порожній проєкт презентації.
Те ж саме можна зробити мишкою. Для цього вибираємо меню «Файл» і натискаємо «Створити». У вікні, що з’явилося, окрім порожньої презентації, можна вибрати один із готових макетів презентації з різним дизайном.
Новий слайд до презентації
Для того, щоб додати новий слайд, натисніть поєднання клавіш Ctrl + M (на macOS – ⌘ + M).
Щоб зробити те саме за допомогою мишки, клікніть правою кнопкою по простору «Список слайдів» зліва і в меню, що з’явилося, виберіть дію «Створити слайд».
Ще можна дублювати вже готові слайди. Для цього потрібно вибрати слайд в області ліворуч і натиснути поєднання клавіш Ctrl + Shift + D (на macOS – ⌘ + Shift + D).
Змінити порядок слайдів
Це завдання простіше вирішувати за допомогою миші. Наведіть курсор на мініатюру слайда у списку слайдів. Натисніть і утримуйте ліву кнопку миші. Потім перетягніть слайд у потрібне місце.
Текст і його форматування
Щоб додати текст, потрібно перейти у вкладку «Вставка» і в розділі “Текст” натиснути кнопку «Напис». Курсор змінить форму. Потрібно буде клікнути ним на ділянку слайда, де ви хочете розташувати напис, і почати вводити текст.
У Windows для додавання тексту можна використовувати поєднання клавіш Alt + N. У macOS поєднання клавіш для цієї дії немає.
У загальних рисах форматування тексту в PowerPoint нічим не відрізняється від форматування тексту в інших офісних програмах. Наприклад, на панелі інструментів можна вибрати шрифт, кегль, колір тощо.
Вище ми говорили, що під час створення будь-якого текстового блоку в PowerPoint до нього за замовчуванням додається внутрішній відступ. Це заважає вирівнювати текст та інші об’єкти на слайді.
Щоб прибрати внутрішні відступи у текстового блоку, виділіть текстовий блок, клацніть по ньому правою кнопкою миші та виберіть дію «Формат фігури». Праворуч з’явиться додаткова панель. У ній потрібно вибрати розділ «Напис» і встановити для всіх полів відступ 0.
Зображення
Щоб додати зображення, потрібно натиснути «Вставка» → «Рисунки» та вибрати, звідки вставляти зображення. Наприклад, можна завантажити його з комп’ютера, з інтернету або вибрати зі стокових зображень програми.
Ще можна скопіювати картинку звідти, де вона у вас зберігається, і вставити її в документ. Наприклад, за допомогою команд «Копіювати» → «Вставити» або швидких клавіш Ctrl+С→Ctrl+V (на macOS – ⌘+С→ ⌘+V).
Після завантаження зображення можна змінювати його розміри, обрізати, обертати тощо. Усе це робиться за допомогою лівої кнопки миші.
Таблиці або діаграми
Щоб додати діаграму, потрібно натиснути «Вставка» → «Діаграми» та у вікні, що з’явилося, вибрати тип діаграми: лінійчаста, кругова, точкова тощо.
Діаграми в PowerPoint влаштовані за тим самим принципом, що й діаграми в Excel. Наприклад, виберемо гістограму з групуванням. З’явиться віконце Excel, у якому потрібно ввести дані для діаграми в табличній формі. На їхній основі буде побудовано гістограму.
Щоб додати таблицю, потрібно натиснути «Вкладка» → «Таблиця». З’явиться сітка, де можна задати кількість стовпців і рядків.
Також можна додати таблицю з Excel або намалювати її за допомогою миші. Кнопки відповідних дій розташовані під сіткою.
Відео- або аудіофайл
Щоб вставити відео, потрібно натиснути «Вставка» → “Мультимедіа” → «Відео». Щоб вставити аудіо: «Вставка» → “Мультимедіа” → «Звук».
Далі, як і у випадку із зображеннями, потрібно вибрати джерело. Відео та аудіофайли можна завантажити з комп’ютера, з інтернету або вибрати зі стокового каталогу.
Можливість вставити власне відео – одна з переваг PowerPoint перед аналогами. Але відео сильно збільшують розмір файлу презентації.
Шаблони оформлення
Для роботи з шаблоном потрібно перейти у вкладку «Вид» і натиснути «Зразок слайдів» (так називають шаблони в україномовній версії PowerPoint). Тут стануть доступні налаштування шаблонів і окремих видів їх розмітки.
Одна з найбільш затребуваних функцій у шаблонах – автоматичне встановлення номерів слайдів. Для початку в шаблон потрібно додати тег <#>, який буде автоматично замінюватися на номер слайда.
Після цього потрібно вибрати режим відображення номерів слайдів – для кожного слайда окремо або для всіх слайдів. Для цього на вкладці «Вставка» потрібно натиснути «Додавання номерів слайдів», а у вікні, що з’явилося, поставити галочку навпроти «Номер слайда» і натиснути кнопку «Застосувати до всіх». Щоб потім знову працювати зі слайдами в нормальному режимі, треба натиснути у вкладці «Зразок слайдів» кнопку «Закрити режим зразка».
Фон слайда
Для зміни фону треба клікнути правою кнопкою по порожньому простору слайда і вибрати дію «Формат фону».
У вікні, що з’явилося, можна вибрати суцільну заливку, градієнтну, заливку різними видами візерунків, а також поставити як фон фотографію.
Анімація
Анімація в презентаціях – це рух об’єктів на слайді. Наприклад, поява та зникнення елементів слайда, їх переміщення, зміна розміру, обертання та інші ефекти.
У PowerPoint багато способів анімації, але застосовувати їх потрібно обережно. Якщо використовувати багато ефектів, аудиторія гірше сприйматиме інформацію. Ми рекомендуємо використовувати анімацію тільки для акценту – якщо потрібно виділити інформацію.
Для прикладу розглянемо, як зробити пульсуючу підкладку для виділення текстового об’єкта. Візьміть будь-який слайд, на якому є текст, або створіть новий. Потім вставте будь-яку геометричну фігуру – наприклад, фігурну стрілку:
Розмістіть стрілку під текстом, який потрібно виділити пульсуючою підкладкою. Для цього спочатку розмістіть стрілку поверх тексту, а потім клацніть по ній правою кнопкою миші та виберіть команди «На задній план» → «Перемістити назад».
Потім виділіть стрілку і перейдіть у вкладку «Анімація». У випадаючому списку з ефектами виберіть групу «Виділення» і ефект «Пульсація». Далі натисніть кнопку «Область анімації». Зліва з’явиться додаткова панель – двічі клацніть по об’єкту, який потрібно анімувати (у нашому випадку це виділена стрілка).
У вікні, що з’явилося, виберіть вкладку «Час» і задайте такі налаштування:
- Запуск → «З попереднім».
- Затримка → «0 секунд».
- Тривалість → «1 секунда (швидко)».
- Повторення → «До закінчення слайда».
Натискаємо «ОК» – анімація готова. Щоб перевірити її в дії, потрібно натиснути поєднання клавіш Shift + F5 – це запустить презентацію з того слайда, на якому ви зараз перебуваєте.
Переходи між слайдами
Переходи – це та сама анімація, тільки для всього слайда, а не для його окремих елементів.
З переходами, як і з анімацією, потрібно бути акуратними. На нашу думку, тільки один ефект переходу не перетворює презентацію на релікт із дев’яностих. Це ефект «Трансформація». Розберемося, як із ним працювати.
Спочатку потрібно створити слайд у тому вигляді, в якому він має бути у фіналі, після завершення переходу.
Потім потрібно зробити дублікат цього слайда і внести в нього зміни так, щоб вийшов вихідний слайд – у тому вигляді, в якому він буде до початку переходу.
Після цього потрібно перейти до вихідного слайда і у вкладці «Переходи» вибрати ефект «Трансформація».
Ефект переходу готовий. Як і у випадку з анімацією, для перевірки ефекту натисніть поєднання Shift + F5.
Режим показу слайдів
Щоб запустити презентацію з першого слайда, потрібно натиснути кнопку F5 на клавіатурі. Щоб запустити презентацію з поточного слайда – Shift + F5.
Також для запуску презентації можна перейти у вкладку «Слайд-шоу» і на ній вибрати потрібну кнопку – «З початку» або «З поточного слайда».
Гортати слайди можна трьома способами:
- клацанням лівої кнопки миші;
- стрілками вправо і вліво на клавіатурі;
- стрілками вправо і вліво на слайді.
Збереження презентації
На відміну від «Google Презентацій», PowerPoint не зберігає кожну дію користувача автоматично. Тому час від часу потрібно робити це вручну.
Найзручніше використовувати швидкі клавіші: Ctrl + S для Windows і ⌘ + S для macOS. Якщо ви щойно створили презентацію і ще не зберегли її як файл, то це ж поєднання кнопок викличе вікно, в якому можна вибрати місце для збереження на диску.
Автоматично презентація PowerPoint зберігається у форматі PPTX. Ще її можна зберегти в PDF і XPS. Для цього потрібно перейти у вкладку «Файл» і вибрати «Зберегти як» → «Огляд». У вікні, що з’явилося, вибрати формат, папку на диску, де зберігатиметься цей файл, і натиснути «Зберегти».
Чи можна презентацію, створену в PowerPoint, редагувати в сервісах-аналогах? Так, багато сервісів – серед них «Google Презентації» – використовують формати, сумісні з PowerPoint. Тому в більшості випадків можна переносити файли з PowerPoint у Google Slides і назад без втрати даних.
Висновок
PowerPoint залишається універсальним інструментом для створення ефективних презентацій у навчанні, бізнесі та креативних проєктах. Він дає гнучкість у подачі інформації, дозволяє адаптувати слайди під будь-яку аудиторію та інтегрується з іншими продуктами Microsoft.
Головне – не зловживати шаблонами та анімацією, а використовувати PowerPoint як інструмент структурування думок і візуального супроводу, а не як самоціль.
