Чи траплялось вам відчувати, що команда повторює одні й ті ж помилки, а робочі наради не дають реального результату?
Ретроспектива – це зустріч команди після завершення проєкту або спринту з метою аналізу процесу роботи та виявлення можливостей для покращення.
У цій статті ми розглянемо, як ретроспектива допомагає зламати це коло, та поділимось практичними порадами для її ефективного проведення.
Розбираємося, навіщо потрібні зустрічі, де колеги можуть емоційно висловлюватися про свою роботу і один про одного.
Що таке ретроспектива
Ретроспектива – це зустріч команди, на якій обговорюють результати проєкту загалом або якогось із його етапів і пропонують вирішення проблем у робочих процесах.
Ретроспективу можуть проводити в будь-яких проєктах і в рамках будь-яких методологій управління, але найчастіше її використовують команди, які працюють за Agile, незалежно від обраної методології – Scrum, SAFe, LeSS.
Як проводять ретроспективу? В онлайн- або офлайн-форматі, раз на квартал або після кожного спринту – це вирішує команда. Під час зустрічі учасники діляться думками: відмічають досягнення та помилки, обговорюють, що і як можна зробити краще наступного разу. Зустріччю керує модератор – людина, яка спостерігає за перебігом обговорення і слідкує, щоб усі встигли висловитися.
Ретроспектива – не статусна нарада. Головне завдання ретроспективи – дозволити учасникам відкрито проявити емоції та гранично чесно висловлюватися як про позитивні аспекти роботи, так і про негативні.
Наприклад, якщо одному з учасників не подобається, що його колега постійно зриває дедлайни або складає нечіткі ТЗ, він має право висловити невдоволення і попросити усунути проблему. Також на ретроспективі колеги діляться позитивними враженнями – наприклад, керівник може відзначити успіхи команди, а колеги – успіхи один одного.
Ретроспектива – суто внутрішній захід; на зустріч не запрошують партнерів компанії або клієнтів, тому що вона проводиться для формування довіри всередині колективу. Результати обговорює тільки команда – ті, хто працює над проєктом.
Навіщо потрібна ретроспектива
Ретроспектива допомагає команді не просто закрити черговий етап роботи, а зробити з нього висновки. Це коротка, але змістовна зупинка, що дає змогу зрозуміти, що спрацювало, а що ні – і як діяти краще далі. Ось які завдання допомагає вирішити ретроспектива.
Поліпшити робочі процеси
Під час ретроспективи члени команди оцінюють результати виконаної роботи, обговорюють, які рішення були вдалими, а які – ні. Це допомагає зрозуміти, як поліпшити робочі процеси.
Спланувати наступні спринти
Висловлюючи ідеї про те, як поліпшити процеси, учасники зустрічі можуть складати план робіт на наступні спринти. Таке планування зменшує ризик припуститися помилки.
Зміцнити взаємини в команді
Під час ретроспективи учасники зустрічі вихлюпують негативні та позитивні емоції – це допомагає уникнути непорозумінь і вирішити або запобігти конфліктам між колегами. Тож психологічний клімат у колективі покращується, а це впливає, зокрема, на ефективність роботи.
Крім того, ретроспектива дає змогу кожному учаснику зустрічі отримати цілісне бачення проєкту. Кожен зазвичай відповідає за свою частину роботи; а під час зустрічі члени команди можуть зрозуміти, чого від них чекають колеги і які глобальні завдання вони мають вирішити разом.
Як проходить ретроспектива
У ретроспективи немає чіткого регламенту – кожна команда може обрати зручний для себе формат. Але є три етапи, які будуть у більшості зустрічей: збір даних, аналіз даних і розробка плану дій.
Збір даних
Учасники висловлюються про роботу, яку вони виконали за останній час, – наприклад, місяць або квартал. Так модератор зможе виокремити проблеми, які хвилюють команду, і визначити загальний настрій у колективі – позитивний чи негативний. Від цих даних він буде відштовхуватися під час ведення дискусії.
Аналіз даних
Учасники обговорюють виявлені проблеми та висловлюють думки: що їм сподобалося, а що можна було зробити по-іншому і чому. Модератор стежить за тим, щоб висловилися всі присутні, і за необхідності ставить навідні запитання, щоб підштовхнути людей до діалогу.
Розробка плану дій
Це своєрідне підбиття підсумків: учасники обговорюють, що потрібно змінити в майбутньому. Наприклад, які рішення вдалі та підходять для використання надалі, а від яких, навпаки, краще відмовитися.
Під час зустрічі модератори можуть використовувати різні механіки для того, щоб залучити учасників. Найчастіше застосовують ігрові механіки – особливо добре вони працюють на початку зустрічі.
Наприклад, можна попросити учасників порівняти обговорюваний проєкт із якимось відомим фільмом. Хтось скаже, що він був схожий на «Божевільного Макса» – багато хаосу, динаміки і драми, а хтось порівняє його з «Інтерстелларом» – складно, довго, але з глибоким змістом. Зазвичай це розряджає обстановку і допомагає перемкнутись після попередніх робочих нарад.
Також модератори використовують гру «Дослідник, покупець, відпускник, ув’язнений». Учасники відносять себе до однієї з категорій і клеять на одяг стікер. «Дослідник» – це той, кому просто цікаво послухати інших, “покупець” хоче знайти розв’язання проблеми та використати його в роботі, “відпускник” прийшов просто посидіти, а “ув’язненого” змусив прийти начальник.
Така гра допомагає не тільки модератору, а й керівнику команди відстежити, наскільки учасники зацікавлені в зустрічі. Наприклад, якщо в команді багато «ув’язнених», можливо, варто приділити їм більше уваги під час бесіди – зробити так, щоб вони не відмовчувалися, а активно висловлювали свою думку.
Як організувати ретроспективу
Щоб організувати ретроспективу, потрібно підготувати місце зустрічі, знайти модератора, визначити склад команди, визначити таймінг і продумати, хто вестиме протоколи і як їх зберігатимуть. Розберемо кожен етап докладніше.
Підготувати місце
Для офлайн-зустрічі потрібна переговорна, дошка для записів і блокноти та ручки для учасників, якщо вони захочуть робити нотатки. Для проведення ретроспективи в онлайні знадобиться сервіс для відеоконференцій і місце для нотаток і ведення протоколу – наприклад, документ у хмарному сховищі або дошка в канбан-сервісі.
Знайти модератора
Найчастіше компанії запрошують «нейтрального» фахівця, який працює на аутсорсі та спеціалізується на проведенні дискусій. Також це може бути співробітник компанії, наприклад HR-менеджер, який навчений проведенню таких зустрічей. Модератор не обов’язково має бути профільним фахівцем; його головне завдання – мотивувати людей висловлюватися і стежити за порядком і таймінгом.
Керівник на роль модератора не підійде, оскільки він не зможе зберігати нейтральну позицію. Це завадить іншим учасникам зустрічі відкрито проявляти емоції, а в цьому випадку сенс ретроспективи втрачається. Хтось зі співробітників може бути модератором за умови, що в нього є досвід управління такими дискусіями.
Визначити склад команди
Ідеально, якщо в ретроспективі бере участь від 5 до 12 осіб. Якщо їх буде більше, наприклад 20, встежити за ходом дискусії та вкластися у відведений час буде складно.
Якщо у відділі багато співробітників, то для проведення ретроспектив їх варто розділити на невеликі групи – наприклад, відповідно до проєктів або завдань, над якими вони працюють. Після цього можна провести окрему ретроспективу для керівників або делегатів від кожної такої міні-групи, щоб співробітники були в курсі, як ідуть справи в колег, і могли обмінятися ідеями та думками.
Визначити таймінг
Потрібно заздалегідь продумати, скільки часу займе зустріч і скільки часу буде відведено на виступ кожного учасника, обговорення проблем і розробку плану дій.
У середньому ретроспектива триває від однієї до двох годин. Зазвичай цього часу достатньо, щоб кожен учасник налаштувався на бесіду, висловився, а потім команда підбила підсумки. Якщо дискусія триватиме надто довго, присутні відчують втому і роздратування, їхня мотивація пропаде – це негативно позначиться на результатах усієї зустрічі.
Якщо, попри таймінг, не всі учасники встигли висловитися, на наступній зустрічі вони виступають першими – це в протоколі має зазначити модератор.
Продумати, хто вестиме протоколи і як їх зберігатимуть. У протоколах зазвичай фіксують усі важливі питання та ідеї. За ведення протоколу може відповідати модератор, а може – запрошений на зустріч офіс-менеджер.
Нотатки, зроблені під час зустрічі, можна зберегти в хмарному сховищі або в канбан-сервісі, щоб усі учасники мали до них доступ.
Це важливо: перед наступною ретроспективою команда може освіжити в пам’яті питання, які обговорювали раніше. Також це важливо, тому що за допомогою протоколів можна оцінити прогрес у роботі – наприклад, подивитися, які проблеми в команди були рік тому і як вона їх вирішила.
Головне про ретроспективу в 3 пунктах
- Ретроспектива – це зустріч команди, на якій обговорюють результати проєкту загалом або якогось із його етапів і пропонують розв’язання проблем у робочих процесах. Мета такої зустрічі – поліпшити процеси та підвищити ефективність роботи команди.
- Ретроспектива включає три основні етапи: збір даних для обговорення, дискусію та підбиття підсумків. Для кожного етапу можуть використовувати різні механіки – наприклад, ігрові, щоб залучити учасників.
- Щоб організувати ретроспективу, потрібно підготувати місце зустрічі, знайти модератора (людину, яка слідкуватиме за перебігом обговорення), визначити склад команди та таймінг, а також продумати, хто вестиме протокол і як його зберігатимуть.
Висновок
Ретроспектива дозволяє команді зупинитись, проаналізувати минуле і зробити висновки для майбутнього.
Вона дає змогу зупинитися, осмислити зроблене, побачити сильні сторони й виявити зони для покращення. Через відкритий діалог учасники розвивають довіру, вчаться ефективніше співпрацювати та ухвалювати спільні рішення.
