Зміст

У вас виникала потреба швидко зрозуміти, що насправді відбувається з проєктом, продажами чи клієнтами, але дані були розкидані, а звіти – застарілі?

Бізнес-аналітика (Business Intelligence або BI) – це процес збору, аналізу та візуалізації даних для підтримки бізнес-рішень.

У цій статті ми розглянемо, як BI допомагає структурувати інформацію, бачити тенденції й ухвалювати рішення на основі фактів. Поділимось інструментами та порадами, які варто використовувати у щоденній роботі.

Business intelligence

Якщо звітів і даних стало занадто багато – час впроваджувати BI-систему.

Розбиратися в business intelligence і BI-системах корисно всім, хто розвиває кар’єру. У таких системах працюють власники бізнесу, керівники вищої ланки, менеджери. Є навіть професії, пов’язані з ними, – BI-аналітик і BI-інженер.

Що таке Бізнес Аналітика

«Business intelligence» перекладається з англійської як “бізнес-аналітика”. Бізнес-аналітика – це робота з даними, вивчення показників компанії з метою розв’язати проблеми або запропонувати поліпшення. Бізнес-аналітика потрібна, щоб керівники могли ухвалювати рішення, засновані на даних.

Ось три основні завдання бізнес-аналітики:

отримати дані про роботу компанії у вигляді чисел – наприклад, дані про середній чек, кількість покупок, відсоток повернення тощо;
обробити і структурувати ці дані: зробити так, щоб їх можна було використовувати для аналізу;
провести аналіз даних: знайти закономірності, виявити тренди й аномалії, запропонувати вирішення проблем або прогнозувати розвиток компанії в тих чи інших умовах.

Наприклад, компанія продає програмне забезпечення за передплатою і збирає дані про кількість користувачів, середній час активної підписки, часто використовувані функції тощо. Бізнес-аналітика допомагає зрозуміти, що змінити в продукті, щоб користувачі довше оплачували підписку на нього – відповідно, щоб компанія більше заробила.

У невеликих і середніх компаніях для бізнес-аналітики можуть використовувати розрізнені дані з таблиць Excel, CRM-систем, програм «1С». Великі компанії використовують для аналітики BI-системи.

BI-системи

BI-системи – програмні продукти, які збирають інформацію з різних джерел, обробляють її та подають у вигляді зручних звітів. BI-системи спрощують аналіз даних, з їхньою допомогою користувачі можуть ухвалювати рішення швидше й ефективніше.

У BI-системах відбувається процес під назвою ETL: extract, transform, load – витяг, перетворення і завантаження. Ось як можна описати етапи роботи:

Збір даних

BI-системи здатні витягувати їх із безлічі різних джерел – CRM-систем, баз даних, ERP-систем і навіть із таблиць в Excel і Google Sheets. BI-системи можуть робити це автоматично, можуть – за запитом користувача.

Обробка даних

Усі витягнуті дані BI-системи приводять до формату, з яким можуть працювати. Потім структурують і аналізують дані – визначають залежності та закономірності.

Візуалізація даних

BI-системи будують звіти та візуалізують їх: створюють презентації, графіки, дашборди. Дашборд – це інтерактивна інформаційна панель, на яку виводяться важливі для користувачів системи показники.

Готовими звітами користуються аналітики, генеральний директор, керівник відділу маркетингу, продакт-менеджер та інші фахівці. Одна BI-система може надавати звіти для різних цілей – припустимо, виводити дашборди з даними, потрібними різним фахівцям.

Завдяки BI-системам фахівці швидше аналізують дані. Не потрібно вивчати різні звіти з різних систем, зіставляти їх, вручну розраховувати показники – все видно в одному вікні. Система сама обробляє дані та візуалізує їх.

BI-системи частіше використовують середні та великі компанії, яким потрібно обробляти великий обсяг даних. За їх налаштування можуть відповідати різні люди – найчастіше BI-аналітики. Але також це можуть бути бізнес-аналітики, керівники BI, інженери BI. Детальніше про те, як у компаніях працюють із business intelligence, ми поговоримо нижче.

Різниця між BI-системами та системами наскрізної аналітики

Іноді BI-системи називають системами наскрізної аналітики. Це неправильно.

Системи наскрізної аналітики теж збирають інформацію з кількох джерел. Але вони працюють тільки з даними про маркетинг і продажі. Дані в них надходять із систем веб-аналітики, рекламних кабінетів, CRM-систем.

BI-системи оперують набагато більшими обсягами даних – наприклад, про фінанси, виробництво, процеси, бюджети тощо. У них можна побудувати систему звітів, яка охоплюватиме всі дані компанії, зокрема дані про її маркетинг і продажі.

У BI-системі можна подивитися дані не тільки про витрати на рекламу, замовлення з неї, виручку і прибуток. Вона може, наприклад, надати дані про те, скільки часу різні відділи витратили на виконання замовлень і яке з них було для компанії найвигіднішим.

Тобто наскрізну аналітику можна вважати компонентом BI-систем.

Завдання BI-системи

BI-системи можуть працювати з будь-якими даними, потрібними бізнесу. Тому число завдань, які можна розв’язувати з їхньою допомогою, велике. Ми наведемо чотири приклади таких завдань.

Керування ресурсами

BI-системи зберігають дані про проєкти, угоди, замовлення. На основі цих даних можна припустити, скільки ресурсів або товарів компанії знадобиться в майбутньому, і планувати закупівлі та поставки.

Розуміння потреб клієнтів

У BI-системах можна працювати з даними про те, як користувачі взаємодіють із продуктом. А отже, зрозуміти, що їм подобається, а що – ні, і доопрацювати продукт відповідно до їхніх потреб.

Закономірності в продажах

Маркетолог може проаналізувати накопичені дані про продажі – наприклад, за три роки – і виявити сезонні коливання продажів деяких товарів. Це допоможе планувати рекламні кампанії та закупівлі.

Контроль прибутку

У BI-системі можна подивитися дані про все, що впливає на прибуток компанії, – наприклад, яка у бізнесу виручка, постійні та змінні витрати. Проаналізувавши ці дані, можна зрозуміти, припустимо, чому знижується прибуток, і припустити, як можна це виправити.

За допомогою BI компанії можуть вирішувати ці та інші завдання набагато швидше, ніж компанії, в яких немає BI-систем. Тому можна сказати, що BI-системи допомагають бізнесу стати більш адаптивним, ефективним і конкурентоспроможним.

Просунуті системи BI-аналітики не тільки візуалізують дані, а й допомагають користувачам ухвалювати рішення. Наприклад, системи з вбудованим штучним інтелектом можуть показувати способи виконання завдань і передбачувані результати для кожного з них.

Впровадження BI-систем

Впровадження BI-системи – складний процес, який може тривати кілька місяців або навіть років. У ньому беруть участь BI-аналітики, розробники та майбутні користувачі системи.

BI-аналітик проєктує архітектуру системи, організовує роботу, контролює процеси, а потім сам аналізує дані. Розробники відповідають за технічну частину. Майбутні користувачі системи кажуть, як вона має працювати, а потім користуються результатами.

У процесі впровадження BI-систем багато технічних етапів. Ми опишемо його в загальному вигляді – виділимо етапи, які будуть у будь-якій компанії.

Визначення вимог

Користувачі системи розповідають, які потрібні звіти – які показники в них мають бути, який вигляд мають мати дашборди, як часто мають оновлюватися дані, наскільки вони мають бути деталізовані. Так, фінансовому директору можуть знадобитися фінансові звіти за всіма підрозділами; маркетологу – про продажі, витрати на рекламу, активність клієнтів.

BI-аналітик збирає вимоги від користувачів, які працюватимуть у системі, структурує і записує ці вимоги. Зазвичай ідуть «зверху вниз» – від потреб керівників до потреб лінійного персоналу.

Визначення необхідних даних

BI-аналітик разом із користувачами прописує, які дані потрібні для побудови звітів. Тобто які показники мають бути на дашбордах – умовно, час роботи верстата на виробництві, середній час відповіді оператора, кількість користувачів в онлайні.

На цьому ж етапі BI-аналітик разом із користувачами визначає, чи є в компанії потрібні дані, а якщо ні – звідки їх узяти: у яких системах вони можуть бути або які дані потрібні для розрахунку показників і як їх отримати.

Визначення джерел даних

Над цим етапом працюють усі учасники процесу. Вони визначають, звідки BI-система братиме дані – з програми для автоматизації продажів, CRM-системи, сервісу управлінського обліку тощо. Ці джерела оцінюють – дивляться, чи правильні дані вони передають.

Якщо джерела передають некоректні дані, системи допрацьовують – наприклад, переробляють звіти в CRM-системі. Для цього можуть залучати розробників.

Вибір BI-системи

Аналітик підбирає систему, відштовхуючись від вимог користувачів і джерел, з яких надходитимуть дані. Він може запропонувати готове рішення або розробку системи з нуля.

Готові рішення зазвичай вибирають малі та середні компанії. На ринку багато хмарних і коробкових BI-систем – деякі ми перерахуємо нижче. Зазвичай вони повністю задовольняють потреби невеликих компаній.

Великі компанії можуть розробити свою BI-систему. Зазвичай так чинять, якщо не можуть довірити обробку цінних даних стороннім компаніям або якщо даних надто багато, а вимоги до звітів специфічні і на ринку немає рішення, яке влаштувало б усіх майбутніх користувачів BI-системи.

Налаштування системи

На цьому етапі налаштовують сховище даних та інтеграцію з джерелами, проєктують користувацькі інтерфейси. Цим займаються BI-аналітик і розробники.

BI-аналітик перетворює всі вимоги користувачів на технічне завдання для розробників: вказує, які показники мають бути на дашбордах, з яких джерел брати дані, як їх перетворювати тощо. Також він контролює процеси – стежить за ходом розробки і вносить коригування, якщо потрібно. У результаті має вийти система, в якій будуть звіти для кожного користувача.

Тестування

На цьому етапі перевіряють, чи коректні дані звітів і чи можна деталізувати їх до потрібного рівня. До тестування можуть залучити тестувальників, а можуть – користувачів системи.

Тестувальники зазвичай оцінюють, чи коректно працює система з технічного погляду – наприклад, чи не виникає помилок під час деталізації показників. Користувачі можуть одразу оцінити зручність використання дашбордів – і попросити, наприклад, підсвітити аномалії в даних або «перезібрати» дашборд, щоб важливі метрики опинилися нагорі.

Навчання користувачів

Це важливо, щоб користувачам було комфортно працювати в BI-системі. Якщо системою користуватимуться кілька людей, BI-аналітик може навчити їх особисто. Якщо в системі буде багато користувачів, для навчання створюють призначені для користувача керівництва, записують навчальні відеоролики або навіть проводять вебінари.

Після впровадження з BI-системою починають працювати. Користувачі вивчають звіти, деталізують їх, ухвалюють рішення на основі даних. BI-аналітики допомагають користувачам – відповідають на запитання, а ще самі аналізують дані та пропонують рішення, які можуть збільшити прибуток компанії. Також вони разом із розробниками доопрацьовують систему, якщо з’явилися нові вимоги до неї, і вирішують проблеми, що виникають.

Види BI-систем

На ринку багато систем для бізнес-аналітики. Ми розглянемо системи, які залишаються популярними.

Microsoft Power BI

Microsoft Power BI – один із найпопулярніших інструментів. За оцінками Gartner і IDC, він уже 16 років лідирує серед BI-систем у світі. Інструмент належить компанії Microsoft. Більше про нього можна дізнатися в огляді.

Microsoft Power BI підходить малому і середньому бізнесу, тому що краще за інші інструменти працює з даними в Excel. Але якщо у вас багато таблиць зі складними взаємозв’язками, для роботи з ними в Power BI потрібно буде вивчати мову DAX.

У Power BI три тарифи: один безкоштовний і два платних. Платні коштують 10 і 20 доларів за користувача на місяць. Новим користувачам з України Microsoft Power BI доступний тільки в безкоштовній десктопній версії, але компанії продовжують ним користуватися.

Qlik

Qlik – це група рішень для BI-аналітики. Інструменти належать компанії QlikTech. В Україні були популярні два рішення: Qlik Sense і QlikView.

У продуктів Qlik простий інтерфейс – для створення стандартних дашбордів і звітів не потрібні навички програмування. Крім того, в Qlik доступні публічні масиви даних – їх можна використовувати як джерела інформації або для порівняння зі своїми показниками.

У Qlik кілька тарифів для кожного рішення. Вартість більшості розраховується персонально. Деякі користуються обхідними шляхами і продовжують працювати в Qlik.

Apache Superset

Apache Superset – це BI-система з відкритим вихідним кодом, яка дає змогу створювати звіти і дашборди. Вона належить американському фонду Apache Software Foundation.

Відкритий код дозволяє розробникам додавати будь-які компоненти – від нової візуалізації до елементів інтерфейсу та інтеграції з інформаційними системами. Apache Superset може бути корисна компаніям із сильною командою розробників, які можуть розвивати BI-систему.

За використання Apache Superset не потрібно платити.

FineBI

FineBI – китайське BI-рішення від розробника FanRuan Software.

Цю систему вирізняють простота впровадження і технічної підтримки, можливості для масштабування і готові інтеграції з різними джерелами даних. FineBI походить на аналогічні західні рішення, що робить її зручною для компаній, які раніше ними користувалися.

Вартість FineBI розраховують індивідуально. Але можна запросити безкоштовну пробну версію, щоб оцінити можливості системи.

Щоб вибрати відповідну систему, потрібно оцінити її за кількома важливими параметрами. Як це зробити, розповімо далі.

Як вибрати BI-систему

Під час вибору потрібно звертати увагу на чотири параметри. Розглянемо їх.

Відповідність потребам

Спочатку потрібно зрозуміти, навіщо ви хочете впроваджувати BI-систему, які звіти в ній робитимете, які джерела і бази даних станете використовувати. BI-системи, як правило, працюють із конкретними базами даних, тому на набір баз потрібно звертати увагу насамперед.

Функціональність

У системі мають бути всі можливості, які знадобляться вам для роботи. Наприклад, деталізація звітів, якщо користувачам важливо детально вивчати показники, що їх цікавлять. Або можливість побудови кастомних звітів з повідомленнями про те, що щось йде не так, – наприклад, якщо потрібно віддалено контролювати ситуацію на виробництві.

Зручність використання

Бажано, щоб у системи був інтуїтивно зрозумілий інтерфейс. Інакше користувачі витрачатимуть на аналіз багато часу або взагалі відмовляться від роботи в системі.

Щоб зрозуміти, чи буде користувачам зручно працювати в системі, можна запросити пробний доступ – і запропонувати ключовим користувачам оцінити функціональність.

Вартість

BI-системи можуть бути дорогими. Якщо ціна не відповідає вашому бюджету, можливо, варто вибрати інше рішення – наприклад, використовувати систему наскрізної аналітики або безкоштовну BI-систему з відкритим вихідним кодом. Але, найімовірніше, її доведеться доопрацьовувати під ваші потреби, а отже, наймати розробників і BI-аналітика.

Хто працює з BI-системами

Як ми вже говорили, за впровадження систем можуть відповідати BI-аналітики, бізнес-аналітики, керівники BI та інженери BI. Розповімо докладніше про ці професії.

BI-аналітик

Це фахівець, який відповідає за роботу з даними про діяльність компанії в BI-системі. Він впроваджує цю систему; організовує збір, обробку та зберігання даних; готує дашборди та звіти; сам аналізує дані. Детальніше про те, чим займається фахівець під час впровадження інструменту, ми розповідали вище.

Бізнес-аналітик

Це фахівець, який допомагає зрозуміти, що потрібно змінити в процесах або в системі управління, щоб збільшити ефективність бізнесу. Він теж допомагає впроваджувати системи аналітики та аналізує дані, але працює не лише у BI-системах. Однак він відповідає за їх впровадження в компаніях, де немає BI-аналітика.

Керівник BI

Це фахівець, який відповідає за роботу BI-систем у компанії та керує фахівцями, які з ними взаємодіють. Часто це людина з досвідом, яка вміє проєктувати дашборди, працювати зі сховищами та базами даних, керувати процесом розробки. На цю посаду часто потрапляють BI-аналітики, бізнес-аналітики та інженери BI, які хочуть кар’єрного зростання.

Інженер BI

Це розробник, який спеціалізується на створенні та налаштуванні BI-систем. Зазвичай він вміє працювати з базами даних, розробляти програмне забезпечення та інтегрувати джерела даних. Якщо в компанії немає інженера BI, за розробку, налаштування та впровадження BI-систем відповідають розробники, як ми говорили вище.

Також з BI-системами в компаніях працюють користувачі. Це можуть бути співробітники компанії, яким потрібні звіти, або аналітики даних, для яких BI-система – одне з джерел даних для аналізу.

Головне про BI-системи в 4 пунктах

BI-системи – програмні продукти, які збирають, обробляють і візуалізують дані. Їх використовують компанії, в яких працюють із великим обсягом даних.
За допомогою BI-систем можна вирішувати різні завдання – аналізувати фінансові показники, досліджувати вподобання клієнтів, оптимізувати бізнес-процеси.
За впровадження BI-систем відповідає ціла команда: BI-аналітик, розробники та користувачі. Спочатку визначають вимоги до системи та джерела даних, потім обирають систему, налаштовують, тестують її та навчають роботі в ній.
Під час вибору BI-системи потрібно визначити, наскільки вона відповідає потребам компанії, які функції в ній є, чи зручно працювати в її інтерфейсі та чи вкладається її вартість у бюджет.

Висновок

Business Intelligence дозволяє приймати швидкі та обґрунтовані рішення, спираючись на реальні дані.

Його впровадження дає змогу бачити слабкі місця, визначати точки зростання й автоматизувати аналітику. Це важлива перевага для будь-якого бізнесу, який хоче діяти точно й випереджати конкурентів.