Траплялося вам стикатися з ситуацією, коли клієнт не одразу розраховується за товар чи послугу?
Дебіторська заборгованість – сукупність документально підтверджених боргових зобов’язань фізичних або юридичних осіб перед компаніями-партнерами.
У цій статті ми розглянемо, що саме означає цей термін, чим він важливий для бізнесу та як ефективно управляти дебіторською заборгованістю. Ви отримаєте практичні поради, які допоможуть уникнути фінансових ризиків і покращити грошовий потік.
Існують різні види дебіторської заборгованості. Поточна, короткострокова, довгострокова, нормальна, прострочена, сумнівна та безнадійна.
Дебіторська заборгованість – усе, що винні бізнесу інші компанії, держава або співробітники.
Її розмір важливо контролювати і вчасно знижувати, щоб у самого бізнесу не утворилося боргів за своїми рахунками.
Що таке дебіторська заборгованість
Дебіторська заборгованість (або дебіторка) – це розмір боргів і зобов’язань перед бізнесом. До боргів відносять не тільки гроші, але також недоставлені товари, невиконані роботи або ненадані послуги. Дебіторська заборгованість може бути у будь-якого бізнесу.
Припустимо, компанія «Сонечко» відвантажила компанії «Дощик» матеріали на 2 мільйони грн. «Промінець» не заплатив за ці матеріали одразу – взяв відстрочку платежу. У цьому випадку 2 мільйони будуть дебіторською заборгованістю «Сонечка».
Або, навпаки, компанія «Дощик» внесла на рахунки компанії «Сонечко» 2 мільйони грн як передоплату за матеріали. «Сонечко» їх ще не доставило. До моменту доставки матеріали на суму 2 мільйони грн будуть дебіторською заборгованістю «Дощик».
Компанії або підприємців, які чекають на погашення боргу, називають кредиторами. А їхніх боржників – наприклад, контрагентів, покупців, співробітників, державу – дебіторами.
У великих компаніях за дебіторською заборгованістю зазвичай стежать фінансові менеджери. Якщо бізнес невеликий, то всі завдання з управління дебіторкою та її обліку лягають на бухгалтера або власника.
Коли дебіторська заборгованість стає проблемною – наприклад, якщо дебітори довго не повертають борг, – до роботи підключають юристів. Вони пишуть досудові претензії або складають заяви для звернення до суду.
Коли утворюється дебіторська заборгованість
Дебіторська заборгованість виникає в момент, коли дві сторони не можуть виконати свої зобов’язання одна перед одною одночасно. Наприклад, роботи виконали зараз, а плату за них одразу не переказали.
Такий борг може утворитися на кілька годин або днів, а може існувати місяцями або роками.
Ось кілька випадків, коли в бізнесу утворюється дебіторська заборгованість:
- Передплата. Наприклад, компанія замовила матеріали і внесла за них аванс. Поки постачальник доставляє ці матеріали, у компанії в обліку числиться дебіторка на суму авансу.
- Відстрочка платежу. Наприклад, індивідуальний підприємець зробив ремонт офісних приміщень компанії.
- Компанія попросила часткове відстрочення оплати його послуг. Поки вона не перекаже гроші, що залишилися, у ФОП буде значитися дебіторська заборгованість.
- Позика. Наприклад, компанія дає підприємцю гроші в борг. Дебіторська заборгованість виникає у компанії в момент передання грошей і поступово зменшується, коли ФОП гасить борг частинами.
- Переплата. Наприклад, бухгалтерія помилилася в розрахунках і перевела співробітнику більше грошей, ніж потрібно. У компанії в обліку буде значитися дебіторська заборгованість, поки співробітник не поверне зайві гроші або поки наступного місяця бухгалтерія не зробить перерахунок.
- Переплата з податків і внесків. Наприклад, ФОП мав сплатити податок у розмірі 35 тисяч грн, але переказав у податкову 50 тисяч. У цьому випадку у підприємця виникає дебіторська заборгованість 15 тисяч грн, а податкова стає дебітором. Цю суму можна вимагати повернути або залишити в рахунок майбутніх платежів.
У всіх випадках поява дебіторської заборгованості в однієї сторони договору призводить до появи кредиторської заборгованості в іншої сторони. Нижче розповідаємо, чим вони відрізняються.
Відмінність дебіторської заборгованості від кредиторської
Кредиторська заборгованість (кредиторка) – зворотний бік дебіторської. Це розмір боргів і зобов’язань бізнесу перед іншими компаніями, співробітниками або державою.
Як і у випадку з дебіторською заборгованістю, до кредиторки відносяться не тільки гроші, а й товари, роботи або послуги.
У нашому першому прикладі, коли компанія «Промінець» отримала матеріали, але не розплатилася за них, у неї утворилася кредиторська заборгованість. У другому випадку кредиторська заборгованість виникла у «Сонечка» – ця компанія отримала гроші за матеріал, але не відвантажила його покупцеві.
Інакше кажучи, кредиторська заборгованість виникає у бізнесу, коли він отримав товар або послугу «в борг». А дебіторська – коли «в борг» продав товар або надав послугу.
Види дебіторської заборгованості
Види дебіторської заборгованості виділяють за чотирма основними ознаками: за підставою виникнення, за ймовірністю погашення, за строками погашення і за строками виконання зобов’язань.
За підставою виникнення. Вид заборгованості визначається за тим, хто боржник: постачальники, контрагенти, покупці, співробітники, держава тощо. Наприклад, контрагенти повинні доробити оплачений ремонт обладнання, а покупці – перерахувати гроші за товар.
За ймовірністю погашення. Дебіторську заборгованість ділять на сумнівну і безнадійну.
Сумнівна дебіторська заборгованість – борг, не сплачений у строк і не забезпечений заставою або банківською гарантією. Імовірність, що дебітор погасить таку заборгованість, є, але вона невелика.
Безнадійна дебіторська заборгованість – непогашений борг, у якого минув строк позовної давності. Після цього кредитор не може звернутися до суду, щоб стягнути заборгованість. Також заборгованість стає безнадійною, якщо дебітор визнаний банкрутом.
За терміном погашення. Дебіторська заборгованість може бути короткостроковою (поточною) або довгостроковою.
Короткострокова дебіторська заборгованість – це борги, які мають бути погашені протягом року. Припустимо, компанія здійснила передоплату за матеріал. Через місяць матеріал надійшов на склад – дебіторська заборгованість зникла.
Довгострокова дебіторська заборгованість – заборгованість, термін погашення якої перевищує один рік. Наприклад, кредит під заставу нерухомості на десять років.
За терміном виконання зобов’язань. Дебіторська заборгованість може бути нормальною або простроченою.
Нормальна – заборгованість, терміни погашення якої ще не закінчилися. Прострочена – заборгованість з порушеними термінами виконання. Наприклад, коли робота підрядника має бути оплачена протягом 15 днів, але минув місяць, а гроші так і не надійшли.
Будь-яка дебіторська заборгованість може спричинити касові розриви. Це коли компанії потрібно, наприклад, видати зарплату співробітникам, а грошей на це немає – контрагенти не платять свої борги. Щоб уникнути таких ситуацій, дебіторською заборгованістю потрібно управляти. Поговоримо про це детальніше.
Управління дебіторською заборгованістю
Управління дебіторською заборгованістю можна розділити на чотири етапи: попередження, контроль, інкасація та списання.
Профілактика. Щоб уникнути проблем, важливо перевіряти майбутніх контрагентів і правильно складати договори.
Для перевірки можна скористатися сервісами українських державних реєстрів, щоб дізнатися актуальний статус компанії або фізичної особи-підприємця – чи зареєстрований бізнес, чи перебуває у стані припинення діяльності.
У Єдиному державному реєстрі юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців можна перевірити реєстраційні дані та стан суб’єкта. Через Офіційний портал судової влади України або Єдиний державний реєстр судових рішень можна з’ясувати, чи не ведуться судові справи за участю контрагента. Усі ці сервіси дозволяють здійснити пошук за кодом ЄДРПОУ або ІПН.
У договорах варто передбачити штрафні санкції за прострочення або систему пені. Також бажано прописувати чіткі дати оплати (в тому числі відстрочки). Це знизить ризик виникнення простроченої дебіторської заборгованості.
Контроль. Бізнес повинен проводити інвентаризацію дебіторської заборгованості – перевіряти, кому і скільки він винен. Наприклад, скільки товарів було відвантажено і скільки грошей за них фактично отримано. Також важливо стежити за термінами оплати і за необхідності нагадувати про них боржникам.
Стягнення. Цей етап починається, коли заборгованість перетворюється на прострочену. Такі борги потрібно стягнути, поки вони не стали сумнівними або безнадійними. Ось як це можна зробити:
- Домовитися про розстрочку. Якщо в дебітора виникли тимчасові проблеми в бізнесі, можна обговорити з ним варіант погашення боргу частинами.
- Підготувати претензію. Це варіант на випадок, коли домовитися про розстрочку не виходить. Перед тим як подати до суду, потрібно скласти і надіслати контрагенту претензію. У ній вказати розмір боргу, період прострочення й очікувану дату погашення. Претензію краще надсилати поштою з повідомленням про вручення – це стане в пригоді в разі судового розгляду.
- Подати до суду. Якщо контрагент не відповідає на претензію протягом 30 днів або якщо його відповідь не влаштовує компанію, можна звернутися з позовом до арбітражного суду. Судові розгляди не гарантують повернення боргу – наприклад, якщо дебітор збанкрутував, судові пристави не зможуть стягнути з нього борг.
Списання. Ось випадки, за яких дебіторську заборгованість час списувати:
- Закінчився строк позовної давності – дебіторка перетворилася на безнадійну.
- Дебітор перестав існувати як юридична особа – виключений з реєстру юридичних осіб.
- Судові пристави встановили, що борг із дебітора стягнути неможливо, – наприклад, у разі банкрутства.
Дебіторку списують з балансового обліку в інші витрати компанії або в рахунок резерву сумнівних боргів. При цьому списання заборгованості не означає, що вона анульована. Компанія повинна відображати суму боргу на позабалансових рахунках бухгалтерського обліку протягом п’яти років – на випадок, якщо за цей час фінансовий стан дебітора покращиться і він зможе погасити борг.
Перелічені способи використовують у випадках, коли дебіторська заборгованість уже утворилася і її потрібно контролювати. Але перед тим, як відвантажувати матеріал або товар у борг, – до утворення дебіторки, – потрібно оцінити свої фінансові можливості та зрозуміти, чи може компанія собі це дозволити. Іноді для запобігання подальшим проблемам із дебіторською заборгованістю простіше відмовити покупцеві у відстрочці.
Зниження дебіторської заборгованості
Дебіторку можна знизити двома шляхами – заздалегідь передбачити її забезпечення або повністю продати її іншим компаніям. Розберемо кожен варіант докладніше.
Забезпечення дебіторської заборгованості. Його потрібно передбачити на етапі укладення договору. Ось три варіанти забезпечення дебіторки:
- Порука третьої особи. Якщо дебітор не сплатить борг самостійно, кредитор зможе вимагати цю суму з його поручителя.
- Застава. Як забезпечення боргу дебітор закладає своє майно – наприклад, нерухомість або транспорт. Якщо він не сплатить борг, кредитор зможе забрати це майно собі у власність або продати.
- Банківська гарантія. Це гарантійний документ від банку. Згідно з ним, якщо дебітор не сплатить борг, це зробить банк-гарант.
Продаж дебіторської заборгованості. Це можна зробити трьома способами – за допомогою цесії, факторингу або векселя.
Цесія – це договір, за яким одна компанія передає іншій компанії право вимагати борг зі свого дебітора. Його укладають, коли дебіторська заборгованість уже утворилася.
Факторинг – практично те саме, що й цесія, але договір укладається до того, як з’являється борг. Наприклад, компанія дає своєму покупцеві відстрочку платежу за товар і одночасно укладає договір факторингу. У цьому випадку факторингова компанія одразу переказує гроші за товар компанії-продавцю, а покупець пізніше розплачується вже з факторинговою компанією.
Вексель – цінний папір, який підтверджує право вимагати з боржника зазначену суму у визначений термін. Цей папір дебітор може видати кредитору як гарантію оплати. А дебітор може продати його третій особі.
Дебіторська заборгованість завжди продається набагато дешевше фактичної суми боргу.
Кредитор у будь-якому разі втрачає частину грошей, але отримує хоч якесь відшкодування. Зазвичай продаж дебіторки актуальний, коли бізнесу потрібно терміново позбутися касових розривів.
Ще дебіторську заборгованість можна застрахувати. У цьому разі доведеться заплатити комісію, але зате компанія отримає від страхової всю суму боргу, якщо дебітор його не поверне.
Головне про дебіторську заборгованість
- Дебіторська заборгованість – усе, що винні бізнесу контрагенти, покупці, співробітники або держава. Це можуть бути гроші, товари, роботи або послуги.
- Дебіторська заборгованість виникає в момент, коли дві сторони не можуть виконати свої зобов’язання одна перед одною одночасно.
- Дебіторську заборгованість важливо контролювати. Інакше може статися так, що у компанії не буде грошей на свої витрати через те, що їй не виплатили борги.
- Дебіторську заборгованість можна продати третій стороні або заздалегідь передбачити забезпечення за нею – наприклад, за допомогою поруки, застави або банківської гарантії.
Висновок
Дебіторська заборгованість є коштами, які ще не надійшли на рахунок компанії, але мають бути сплачені клієнтами. Вчасний контроль і перевірка контрагентів допомагають уникнути втрат і забезпечити стабільний грошовий потік.
Використовуйте доступні інструменти та сервіси для зменшення ризиків і своєчасного реагування на затримки в оплаті.
